5个常见的项目管理错误食物类比)

管理一个复杂的项目可不是在公园里散步。为了茁壮成长，项目经理必须了解团队成员和利益相关者的参与、目标和挑战、预算、团队沟通，以及将迫使团队展示灵活性的不可避免的道路障碍。问题是，即使你不是专业的项目经理，你也很有可能以某种方式担任这个角色。

并不是只有专业的项目经理才能处理好这些变化的部分，但是了解一些成功管理项目的内部策略确实有帮助。使用一些精明的技巧和工具，您和您的团队可以避免这五个主要的项目管理错误，并看起来像PM专家一样。

为了激发你对这些经验的兴趣，我们将从规划夏季美食节项目的角度来看看这些错误。吃点零食，让我们尽情享受吧!

1.没有明确定义的项目

经理应该处理的第一项任务是清楚地定义项目。不以核心元素(挑战、目标、结果、成功指标)来定义项目，只会导致团队合作的灾难。

与你的团队一起确定项目的理想结果。确立团队的共同目标，并确保它与你的组织使命一致。这样，你就可以把这个目标分解成更小、更明显的目标。包括你的主要里程碑和目标的时间表，这将为你的团队提供一个容易获得成功的衡量标准。

让我们以举办美食节为例(因为谁不喜欢吃更多的美味街头小吃呢?)那么，假设你负责举办你所在城市的第一个年度美食节，但你从哪里开始呢?

首先定义美食节的目标:为居民提供一个简单、社交和有趣的方式，让他们熟悉当地的餐馆和小餐馆，并围绕旧金山的饮食文化建立一种社区意识。当然，这么大的活动肯定会遇到一些挑战，比如地点、许可、供应商、不可预测的天气等等——所有这些都需要注意并准备好适应。

同样重要的是，在一开始就建立一个衡量成功的标准，以及对理想结果的愿景。在这种情况下，售出的门票数量和参与的供应商将是衡量活动成功与否的重要标准。理想的结果是一个阳光明媚的日子，许多与会者在旧金山北海滩的街道上吃他们的心。

2.不能让利益相关者(和牛排持有者)接受

项目经理可能犯的代价最大的错误之一是在开始前没有得到必要的员工和高管的支持。事实上，33%的项目失败是因为高级管理人员没有参与。俗话说得好:“一个坏苹果会毁了一堆苹果”，事实上，只要一个VIP就能让最好的计划搁浅。

为了让团队在最高水平上发挥作用，每个团队成员都必须完全接受愿景和流程。项目经理的责任是确保每个团队成员都尽可能地参与其中。

此外，高层管理人员的支持对项目的成功至关重要。一个优秀的项目经理会公开地与人交流，帮助每个利益相关者理解项目和他们角色的重要性。

很难相信这是一个问题让利益相关者保持一致为了一场美味的美食盛宴，但你不能在没有确认的情况下假设。利益相关者不仅需要从许多餐馆摊贩(又名the牛排)和活动策划委员会共同努力使活动成功举办，还有地方官员和城市委员会申请许可证和公园使用。

获得支持的最好方法之一是让你的利益相关者参与到计划过程中，并让他们在谈判桌上发表意见。无论是在公园，还是在繁忙街区的几个街区关闭，都需要少数人的同意才能开始这个派对。

3.范围蠕变

你可能经历过范围蔓延，即使你当时并没有完全意识到这一点。范围蠕变是指项目的原始目标在项目已经开始后扩展。正是细微的变化，导致项目需要更长的时间才能完成，并且交付的成果与最初的愿景相去甚远。

这是一种常见的场景:以前用一组步骤确定的项目随着时间的推移变得更加复杂。你的团队经常被期望完成额外的工作，而没有得到进一步的补偿，在最糟糕的情况下，你将被期望以相同的时间表完成项目。

好消息是，如果你正确地监控项目的进展，范围蠕变是完全可以避免的。项目经理必须在工作开始前对项目范围的定义保持警惕。然而，随着时间的推移，项目的愿景可能会发生变化，这取决于项目经理监控范围，并在必要时进行更新。重新审视目标、整理信息、跟踪预算是很重要的。

美食节的目标很简单，就是用食物来娱乐。但随着我们进行头脑风暴，让更多的声音参与进来，新的想法一定会出现，比如:会有适合孩子的车站吗?现场音乐怎么样?那狗的资源呢?

慢慢地，但可以肯定的是，最初的计划将变得更加奢侈(无论是好是坏)，项目负责人的工作是确保热情的想法不会超过时间和预算的限制。确保项目保持正轨的一个好方法是每周或每两周与核心贡献者同步回顾目标、里程碑和预算，只在必要时更新范围。

4.缺乏定期沟通

所有优秀的团队都有一个主要的共同点:他们经常有效地沟通。事实上，员工对公司最常见的抱怨之一就是缺乏有效的沟通。

这里的关键是有效的，因为你不想因为过多的电子邮件和不断的干扰而过度沟通，分散团队的注意力。平均而言，员工在一小时内查看他们的电子邮件36次之后，他们需要16分钟才能在处理邮件后重新集中注意力。那是浪费了很多时间!

大多数项目管理通过掌握沟通的艺术和与正确的人交往，可以避免错误。这意味着要清楚地阐明项目的范围、愿景和时间表，以及每个团队成员的角色、职责和期望。面对面的交流是有价值的，然而，利用在线聊天，视频，和共享文档的协作可以帮助分布式团队轻松地保持在同一页面上，无论是近的还是远的。

虽然向团队传达重要信息至关重要，但学习倾听每个利益相关者的意见可以说是项目管理沟通中最关键的部分。花时间和你的团队在一起，问问题，给每个人一个答案开放平台共享他们的观点、挑战和成功。

如果你在网上合作，确保你的回应就像在会议上一样。认可每个团队成员的贡献。你的团队成员越觉得自己是项目的重要组成部分，他们的工作效率就越高。另一方面，如果你的团队成员觉得他们的感受和意见不重要他们很可能无法(或不愿意)把工作做到最好。

一个共享的计划过程也可以积极地影响购买，因为人们可以在(野餐)桌上坐下来。有这么多不同的人参与，有一个单一的，可访问的地方来沟通和存储计划，时间表，政策和任何其他项目文件是必须的。一个灵活的项目跟踪工具可以帮助可视化您的时间表，里程碑，并轻松跟踪责任。为了记录我们活动的细节，内容协作软件让所有的团队成员合作安排文档和菜单，确保每个人都有最新版本的文档，并减少不必要的来回邮件澄清。

5.不灵活

如前所述，为了避免不必要的时间限制和额外的成本，随着项目的发展监控范围是很重要的。然而，同样重要的是确保项目的执行具有灵活性。

灵活的管理与适当的沟通和评估进展密切相关。每个项目都是不同的。每个项目都将面临独特的挑战，需要冷静地面对，并具备适应能力。这并不意味着项目经理应该不断关注他们可以改变什么;这只是意味着当新的挑战出现时，管理者应该对他们的利益相关者完全透明，并创造一个新的方法来解决问题。

记住这条规则:明确你的愿景方法灵活．

这里有一个这样辛辣的场景:你本应该在北海滩的街道上举办的美食节不再可行，因为需要很长时间才能及时获得批准。但不要担心!因为你保持了与正确的人沟通的开放性和可访问性，所以你能够获得一个满足我们要求的备份地点。你的新位置甚至有更多的空间，这将意味着重新组织供应商的布局，并可能增加额外的娱乐。把它看作一个挑战，或者只是吃更多奶酪薯条的另一个理由。

要知道任何事件或项目都会遇到挑战和阻碍，与团队一起制定备份计划或替代方案，以帮助节省时间和压力。

用更少的压力完成伟大的项目

避免这五个关键错误是成功完成任何复杂项目的巨大保险。鉴于大多数错误都归结于团队成员之间缺乏沟通和参与，使用协作工具让团队保持同步对于项目管理来说是有价值的，因为它可以帮助您透明地沟通，在一个地方组织重要的细节和文档，并保持工作向前发展。

要获得更多的技巧，请查看这篇针对非项目经理的项目管理方便指南。