3个范围蔓延的常见原因，以及如何使用Trello避免它们

和很多人一起做一个项目，他们的需求和优先级不断变化，这会让人头晕目眩。即使你提供了一个工作范围，项目似乎也在不断扩大，工作永远不会结束。这就是你经常听到术语“范围渐变”的地方。

什么是范围渐变?

工作范围文件概述了项目的角色和职责。项目经理建立一个范围来概括项目期间所期望的一切，从必要的计划和任务到对时间的估计。

范围蔓延是指你的客户或老板增加了范围之外的职责和变化。最终，手头的工作看起来一点也不像最初的范围。

范围渐变会导致倦怠、客户不满意、优先级不匹配等等。在重载作用域上工作意味着更多加班及延误．总而言之:这是一个没有人愿意处理的头痛问题。那么为什么这种情况还会发生呢?

为什么会出现范围蠕变?

因为工作范围通常不包括每一件小事，很多其他人可能期望的工作可能会扩展范围。项目经理需要确保范围是清晰而有条理防止发生蠕变。

以下是范围蠕变发生的三个主要原因:

1. 未定义的期望
2. 有太多的人在做这个项目
3. 缺乏沟通

未定义的期望

项目经理负责在项目期间定义期望。清晰和定义的范围详细描述了时间估计、预期任务、目标结果，以及涉及哪些涉众。当这些定义模糊时，客户或老板可能会认为满足了不同的需求，这意味着最终产品可能缺少关键元素。

厨师太多

是的，这是陈词滥调，但这句话是真的——厨房里的厨子太多会坏了汤(或者，在这种情况下，影响了范围)。即使你的范围清晰而详细，但如果涉及的人太多，层次结构不清楚，一切都会变得混乱。涉众可以单独联系团队成员，并分配不包括在范围内的工作，而无需联系项目经理。现在有人把所有的时间都投入到一个低优先级的任务上——或者更糟，一个不必要的任务上。或者，营销团队的平面设计师和销售团队的平面设计师在同一个项目上工作，却有相反的想法——谁也不会让步。一个项目参与的人越多，范围就越大。

项目期间缺乏沟通

沟通，沟通，沟通!重要的是要知道每个团队成员在流程中的哪个步骤上工作，完成了哪些任务，哪里有障碍，以及发生时对范围的任何更改。如果没有沟通其中的任何一个，项目可能会在你下面崩溃。这扩大了工作范围，可能会给你的工作量带来压力。

谁应该为范围蠕变负责?

在任何项目中，都有多个参与者和移动部分随时可能使问题复杂化，这意味着项目中的每个人——包括项目经理。团队成员可以自己添加东西，不要总是遵守时间表，接受超出范围的其他人的请求，不要总是沟通变化。外部利益相关者可能会改变他们的优先级，或者从一开始就不明确，并联系那些需要帮助的团队成员不能说不．

如何使用Trello避免范围蔓延?

首先:你需要一个可靠的项目管理委员会。使用这些模板找到最适合你需要的板子。然后，找出最适合你的团队的方法。你需要时间驱动的东西吗你可以看到你的全部日程安排？你是否需要同时与所有涉众沟通?或者有必要自动化一些流程随着项目的进展?

幸运的是，项目经理有一个无穷无尽的资源和工具列表(包括trello)，可以帮助提供必要的结构，以保持较小的范围和优秀的结果。

提供详细的SoW

没有什么可以取代拥有一个每个人都理解并同意的清晰、结构化的工作范围。虽然在word文档或电子表格中格式化范围是快速和简单的，但它可能不是最容易阅读和理解的。最好的办法就是以一种易于理解的形式来展示。

一旦你计划了你的项目，设定了目标，并定义了必要的资源和关键持有人，就可以在Trello中构建一个工作流。您可以使用经典的Trello工作流，从“待办事项”、“正在做”和“已完成”绘制任务图表，但定制您的电路板将有助于使画面更加清晰。

你可以在一个列表中列出所有内容:

• 一张卡片是关于如何使用棋盘的一般规则
• 项目概述卡
• 团队成员概述
• 资源卡

然后，你可以创建你的列表:

• 待办事项
• 在进行中
• 阻塞
• 完成

将团队成员分配到这些卡片上，以确定职责和截止日期。确保他们在完成任务或子任务时知道如何在工作流程中移动卡片。

工作的范围是巨大的，而且可能会变得混乱!如果有太多的卡片在一个棋盘上，他们很容易清理BigPicture升高．BigPicture将您的卡片组织成任务的形式，以甘特图格式构建主要路线图。BigPicture还提供里程碑规划、自动化、板排序等服务还有更多．这是项目经理的梦想。主要优势:BigPicture让你有能力建立依赖链接，这意味着需要在另一项任务开始之前完成的任务将在规划时考虑到相关任务。

创建时间表

不要用一个充满任务和没有方向的董事会吓跑你的团队成员。确保你为工作设定了最后期限每个单独的任务，包括相互依赖的任务。为了使事情更简单，板子中的任何人都可以查看日历或时间轴以便更好地了解他们应该在每个任务上预算多少时间。这些视图还使与涉众或项目经理沟通时间表更加清晰。

有时，工作瓶颈。没关系!的时间在列表升级在Trello。这个Power-Up一眼就能告诉你一个任务在当前列表中存在了多长时间。通过查看，项目经理或团队成员将能够看到哪些任务需要首先完成，并跟踪整个范围内的性能。

建立变更管理计划

有时范围必须改变——这没关系!但是您需要跟踪和沟通这些变化，以便任何人员或日程的变化都可以立即处理。

在Trello板中维护范围更改日志——它应该位于第一个看板列中，您可以在其中设置所有资源和更新。确保每个团队成员都“看着”卡片。这样，任何可以访问Trello板的人都可以收到通知，并看到最新的更新。

过度的

我有没有提过你需要沟通？对于许多团队成员、利益相关者、客户或其他参与项目的人，需要进行大量的沟通。为内部目的设立一个私人董事会，并在项目的主要部分完成时为外部利益相关者提供一个面向公众的董事会，这是很有帮助的。

的击穿结构上电有助于将多个板连接在一起，并随着内部卡的进展自动更新。分解结构帮助您构建一个范围，估计工作量和成本，并跟踪整体或个别部分的进度百分比。每个参与的团队——比如，平面设计、市场营销、销售和客户服务——可能都有自己的独立板来跟踪较小的项目，并触发对主板的完成更新，将项目作为一个整体进行概述。这个“主机”板可以对涉众公开。鼓励这些涉众在重要卡片上选择“观看”，这样他们就能在更新发生时得到通知。

击穿结构对巴特勒，Trello的自动化,太。所有分散的卡片在多个板可以自动化与管家。您可以安排命令，触发自动化，规则，甚至更多的清理板。例如，你可以在Butler中设置一个规则，每当图形设计师添加一个蓝色的“最终设计已发送”标签到卡片上时，将卡片移动到Done，然后在所有连接的板上更新分解结构。

轻松管理项目

无论你如何构建你的范围，重要的是要包括所有必要的任务，每个人都清楚自己的期望和需求。Trello中有无数的power - up和内置功能来实现这一点，无论您的项目是否需要财务、工程、设计甚至意见方面的输入。建立这样的结构将使你和你的项目走向成功。