最大化Trello自动化规则的5个技巧(并节省团队的时间和精力)

每天三小时。根据Automation Anywhere 2020年的研究这是员工在完成可以自动完成的任务时所浪费的平均时间。但Trello的自动化规则提高工作效率，并必威几倍流水可以提款从员工的盘子里拿走许多手工任务，比如更新项目状态或在列表之间移动Trello卡片。通过规则自动化来处理简单的任务，员工可以将更多的时间用于高影响的工作。

这是一个简单而有效的因果公式:当x发生,y．你选择一个触发器并决定你想要的动作。该自动化将保存到Trello板，并且每次满足条件时都会触发。

下面是一些使用Trello灵活的自动化规则来消除手工流程的想法，使员工的生活更轻松，并提高工作效率。必威几倍流水可以提款

1.自动截止日期更容易管理截止日期

Trello的自动化规则有助于减少错过最后期限并保持项目正常进行。团队可以自动分配截止日期，获得即将到来的截止日期通知，并识别过期的任务，以便员工快速解决它们。

自动分配到期日

您向Trello添加卡片，编写健壮的项目描述，并标记相关的团队成员。只有一件事:在描述中你提到了下周五截止，但你忘了加上截止日期。

团队中的任何人都可以创建一个自动化规则Butler (Trello的内置自动化工具)根据卡片描述内容指定到期日期。管家自动化扫描卡片，看到你在描述中提到“下周五”和“上午10点”，并为这一天和时间分配一个截止日期。很酷，对吧?

如果您在周一手动添加要在周五之前完成任务的卡片，请设置一个自动化规则，以便Trello为每个任务设置截止日期。

规则自动化还可以在特定的时间范围内分配到期日期——例如“从今天开始的一周”。这对于没有严格期限的任务非常有效。

临近截止日期时通知团队

当工作很忙的时候，很容易忘记任务，一个快速的提醒可以是一个救星。在Trello中，经理可以使用规则在未完成的任务临近截止日期时提醒员工，以帮助项目继续进行。

假设你想为你的营销团队设置这个。以下是如何做到这一点:

1. 在Trello中导航到您的营销板。
2. 点击“自动化”→选择“规则”→点击进入“到期日”→选择“创建命令”。
3. 选择您的触发器(在本例中，是您希望通知员工的截止日期前多长时间)。
4. 选择所需的相应操作(或多个操作)。你可以通过Slack频道通知团队成员，触发电子邮件，或者直接在Trello卡片上发表评论，请求状态更新。只要对你的团队最有利!
5. 点击保存，坐下来，看魔术。

在任务到期时通知员工，防止错过最后期限。

优先处理过期的任务

截止日期提醒是一个救星，但最后期限仍然可能错过。当它发生时，制定一个自动化规则来提高可见性，这样员工就可以优先考虑过期的任务。

设定一个规则，这样当信用卡过期一天时，就会发生以下操作:

• 卡上自动标注“过期”
• 它被移到团队待办事项列表的顶部
• 通知了整个董事会

2.使用Trello自动化规则避免重复工作

根据Panopto的2020年工作场所知识和生产力报告必威几倍流水可以提款在美国，员工平均每周浪费近6个小时重复别人的工作。为什么?经常会对任务状态产生混淆。有人做过客户竞争对手的研究吗?或不呢?团队可以使用简单的自动化规则来消除浪费的时间，这些规则在任务完成时进行广播。

从一个规则开始，当卡片移动到Done列表时关闭卡片。

Trello自动化规则的示例，当卡片移动到Done时，检查所有检查列表并标记到期日期完成。

在Trello规则自动化中，反过来也是正确的。当您或您的团队检查截止日期时，该卡自动移动到完成列表。

自动将完成的卡片移动到Done列表的规则示例。

当任务完成时通知所有卡成员，这样就不会对项目状态产生混淆。

专家提示:整理你的工作空间。当一个任务完成时，让Trello自动将你从完成的卡片中移除。当你使用工作区视图检查你这周的任务有哪些，你不会看到你已经完成的任务。

自动将完成的卡片移动到Done列表的规则示例。

3.按照你自己的方式对待办事项进行优先排序

由于数十张(或数百张)卡片分布在多个棋盘上，当你查看周一的待办事项清单时，可能很难知道从哪里开始。借助Trello的自动化规则，员工可以根据到期日或紧急程度灵活地对项目进行排序，并轻松识别紧迫任务并确定优先级。

对于周转时间紧迫的团队，按照截止日期对待办事项列表进行排序，以专注于对时间敏感的任务，并防止错过最后一刻的请求对组织产生负面影响。团队还可以根据优先级对任务进行排序，并将紧急任务放在非紧急任务之前，以获得更好的可视性。

4.在你的团队中自动分配工作

Trello的自动化规则可以委派新任务，并在团队成员之间平均分担工作负载。这有助于降低风险工作倦怠并保护高绩效员工不承担不成比例(且不可持续)的劳动份额。

假设一个客户支持团队使用Zendesk升高，几百个中的一个免费的powerup应用程序集成为每个Trello用户管理和分配传入的支持票据。如果你分配给阿德里安20张票，而其他人只负责5张，阿德里安的决心时间(以及工作与生活的平衡)可能会受到影响。确保机票得到平等分配，这样代理就有一个可管理的工作量，索赔也能迅速解决。

设置一个Trello规则，以循环格式分配传入任务。每当向Trello添加一个新的支持票据时，它就会自动分配给下一个轮换的团队成员。

使用Trello的规则自动化管理工作负载分布。

5.更快地获得签字和批准

许多项目都需要某种程度的协作——无论是在团队内部还是跨部门。但当员工手动移交任务时，出错的几率很大。自动化规则确保当项目准备好签署、审查或批准时，没有人忘记通知正确的人

以你的内容营销团队正在撰写的长篇博客文章为例。在Vivian写完之后，它会被传递给编辑团队，然后是文案编辑，最后是数字团队发布。如果薇薇安忘记标记编辑进行审查，整个过程就会脱轨。

不要依赖于手动的状态更新和批准请求。使用自动规则来触发以下任何或所有操作:

• 将编辑团队中的一名成员添加到卡片中
• 设定截止日期以确保审批过程及时进行
• 在卡片上注释以通知编辑团队它已经准备好进行审查

团队之间无缝交接任务。

自动化规则有无数种方法可以减少手动更新所浪费的时间，并将您的团队解放出来从事更有意义的工作。