如何管理多个项目:像专业人士一样处理杂耍的技巧和技巧

完成一个项目已经够困难的了。但是管理多个项目呢?这感觉就像一边煎鸡蛋一边写邮件和刷牙。闭上眼睛。一只手被绑在背后。

跟踪所有这些不同的(通常是相互竞争的)任务、时间表、利益相关者和可交付成果足以让你的大脑变得一团糟——就像炉子上滋滋作响的鸡蛋一样。(提示:在阅读这篇文章之前，先检查一下你的炉子。)

如何管理多个项目:保持冷静的5个技巧

放下抹刀，深呼吸。我们有一些策略可以帮助你在压力下兼顾多个项目而不会破裂(是的，就像鸡蛋一样)。

1.积极主动地进行容量规划

从容量的角度来看，计划和调度一个项目是相对简单的。当你有几个项目同时运行时，你可能会不小心把你的盘子堆得太满，特别是如果你对每个项目都有一个孤立的看法。

毕竟，一个可交付的任务可能看起来不是一个大任务——直到你意识到你有其他三个任务在同一时间到期。

如果你一开始就把事情摊得太薄，那么世界上所有的建议、技巧和窍门都无济于事。这就是为什么主动管理你的容量和可用性是如此重要。它帮助你确保你有足够的时间、精力和资源投入到一个项目中。

Trello有几个不同的观点为了帮助您了解您或您的团队在任何给定时间处理的工作量:

• 日程表视图让你清楚地看到前面的工作，这样你就可以很容易地看到某些天或几周是否已经达到了极限。
• 仪表板视图可视化指标，如到期日期和分配的卡片，以便您可以管理工作量和防止瓶颈。
• 表视图在一个电子表格风格的列表中显示你所有的工作(在你所有的Trello板上!)，你可以很容易地排序。
• 时间轴视图在甘特图样式的图表上显示任务和项目的持续时间，以便避免瓶颈。

简单地说，如果你想管理多个同时进行的项目而又不想让你精疲力尽，你就不能乐观地把任务添加到你的列表中，把截止日期添加到你的日历中。在你甚至考虑热情地同意之前，你需要对你实际上能够承担的事情有一个坚实的把握。

2.保持(超级)有条理

同时做很多项目会占用你大量的时间和精力。你需要做的最后一件事就是从随机的电子邮件线索中挖掘，或者试图理解电脑显示器上一大堆便利贴的意义。

如果你的大脑到处乱想，你的项目也会乱想。这就是为什么你需要一个简单的，精简的，集中的点来管理从清单和文件到时间表和截止日期的所有事情。

Trello是一种组织任务和管理项目的直观方式，无论您同时处理多少个项目。使用Trello，你可以:

• 向卡片中添加相关资源(如附件、对话等)。
• 将评论、状态更新和所有项目对话集中在卡片上。
• 创建先进的清单了解项目任务的细节。
• 与你正在使用的各种应用程序和工具集成。
• 使用Dashcards在你的董事会中跟踪任何一组任务，比如当月开始的过期任务或项目。

您可以在自己的工作中使用Trello，也可以引入整个团队来提高可见性，甚至让您最大、最复杂的跨职能项目保持在正轨上。

3.优先考虑任务和项目

您同时有许多项目在运行。那么，你从哪里开始呢?这并不像把手伸进帽子里拿出一个随机的任务或交付品那么简单。

成功管理多个项目的关键在于有效地划分优先级。这个词本身可能会激发愿景或紧迫的最后期限，但优先级并不总是与紧急有关。你可以根据以下来确定优先级:

• 截止日期:最明显的标准是，你根据优先完成的任务来安排工作。
• 依赖关系:项目就像一排排的多米诺骨牌。当考虑任务依赖关系在美国，你会优先考虑那些对他人有直接影响的任务，从而优先考虑整体进展。例如，您可能会优先考虑某些东西，因为您知道如果没有它，设计团队就会停滞不前。
• 努力:3个小时的深度工作和10分钟的会议间隔是有很大区别的。因此，你可以根据任务所需要的精力和努力来确定优先级。
• 重要性:最后，你可以根据工作的影响来确定工作的优先级。简单地说，在实现目标的过程中，任务的分量有多大?

看到了吗?优先排序是指有策略地安排你的任务和待办事项，以确保你首先专注于正确的事情——当你有几个项目在争夺你的时间和注意力时，这是至关重要的。

如果你还在挣扎，那么艾森豪威尔矩阵可以帮助你整理你所有的项目要做的事情，并确定那些应该在你的列表顶部。

4.使用模板

有大量的项目需要你的工作时间，当你没有必要的时候，为什么要重新发明轮子呢?使用模板意味着您可以节省时间、提高一致性、减少错误和减轻压力。

可以把模板看作是可以重新利用和反复使用的东西——它可以是文档、脚本、平台，甚至是流程。它已经有了所有的核心元素，所以你不需要从头开始。

当您同时处理多个项目时，您可以使用多种方法来合并模板。这里有一些建议可以帮助你开始:

• 选择一个Trello板模板管理你的整个项目。
• 在Trello板上创建一个可以复制和重用的模板卡。
• 建立一个标准的流程或工作流程，你可以为常见的任务重复。
• 设置模板文件(如议程、大纲、概述和请求表单)。
• 起草模板化的消息(如电子邮件脚本或状态更新)，您可以轻松地复制和粘贴。
• 自动完成重复的任务所以他们做得很可靠。

这些看似微不足道的步骤。但是，当你有一堆项目在争夺你的工作时间时，任何节省时间和压力的方法都是有帮助的。

5.批处理任务

由于日程表上同时有几个项目，你很容易在待办事项之间切换，就像在玩打地鼠游戏一样。你可能会感觉就像疯狂地切换档位可以帮助你完成很多事情，但实际上你上下文切换-在各种不相关的任务之间快速切换的术语。

如果你觉得整个工作日你几乎没有踩水，那么这种不连贯的方法可能是罪魁祸首。

相反，试着把类似的任务分组在一起(是的，即使它们属于不同的项目)。例如，也许你会花一个小时回复邮件，然后用早上剩下的时间做研究或写提纲。

当你同时处理多个项目时，你可能会认为在着手另一个项目之前，需要把重点时间分别花在每个项目上。但是，你(和你的压力水平)可能会更好地关注任务的类型，而不仅仅是它所涉及的项目。

精通多个项目的杂耍

如果你一次只做一个项目，你的工作生活将会更加容易管理。但是，事实并非如此——我们大多数人在任何给定的时间都至少有几个项目在运行。

这可能会让你感觉像是偶尔要做一场煎蛋-刷牙-写邮件-蒙着眼睛的马戏表演，但有计划地计划、组织和处理你的工作可以帮助你保持镇静(甚至可能是煎蛋?)完整地完成项目。

接下来是什么?

读团队项目管理的终极指南