如何为您的团队编写项目状态报告

当你同时处理多个项目和几个利益相关者时，事情很容易失去控制。你试着用严格的截止日期、频繁的会议，甚至可能是一点微观管理．但是，如果解决方案就像一页文件那么简单呢?

满足项目状态报告，你最喜欢的工具，用于改善沟通和确保项目成功。

什么是项目状态报告?

项目状态报告是一份简短的文件或备忘录，通常由项目经理放在一起，以更新和通知涉众(例如，团队成员、领导团队或客户)有关特定项目的进展情况。

它可以以PDF、电子邮件、Slack消息或在项目管理软件中创建的更正式的报告的形式交付。项目状态报告定期发送——可以考虑每周、每两周或每月。它简洁、清晰、直接。

项目状态报告可以包括:

• 项目名称
• 报告期内
• 总结
• 时间轴
• 范围
• 预算
• 状态(正常、脱轨、危险)
• 成就
• 重要的指标
• 阻断剂
• 行动项目/下一步
• 赞美/ shoutouts
• 利益相关者/项目角色

为什么这很重要?

根据项目管理学会”,项目管理中最关键的成功因素是与所有利益相关者的有效沟通．”

项目状态报告不仅可以传达进度，而且还可以帮助您和您的团队看到障碍，并了解某些团队成员可能超负荷工作的地方—帮助您更好地管理项目。

在改善沟通的基础上，项目状态报告可以:

• 减少烦人的“嘿，这件事有进展吗?”你收到的信息和邮件都很松散。
• 减少会议次数，让每个人都跟上进度。
• 在问题破坏整个项目之前识别并纠正问题。
• 增加与团队和利益相关者的合作和信任。
• 让客户放心，一切尽在你掌握之中。

所以如果你想成功(谁不想呢?)，掌握项目状态报告是至关重要的。让我们来看看你需要的技巧来完成你的下一份报告。

你如何写一份项目状态报告?确定有效状态更新的技巧

使用项目状态报告模板或软件

因为这是一种常规的交流，所以创建一个模板可以节省时间，让你的生活更轻松。它可以像Excel文档或PDF一样简单。不过，要想更进一步，而且收集所有必要的指标在一个地方，投资项目管理软件．

例如，使用Trello，快速理解工作负载是轻而易举的事仪表板视图．它通过条形图、折线图和饼图可视化项目的关键指标——包括每个到期日期状态的卡片和每个成员的卡片。对于Trello中的高级报告，您可以使用第三方工具，例如Bridge24．

确定所有涉众

弄清楚谁项目状态报告对于交付显然很重要，但它也至关重要，因为它将决定您如何编写报告。了解你的读者是写出有效文章的第一步。

利益相关者通常包括:

• 项目团队
• 领导
• 客户端
• Cross-collaborative团队

为每个用户创建一个单独的状态报告可能是有意义的。例如，如果你正在为客户设计一个网站，你可能会为你的内部代理团队创建一个状态报告，并为外部客户创建一个单独的报告。

养成有规律的节奏

您的项目状态报告交付计划取决于项目的复杂性、持续时间以及事情变化的速度。一般来说，项目越长、越复杂、越不稳定，涉众需要更新的频率就越高。如果你发现每周的项目状态报告每周都是一样的，那么考虑将它改为每月。

涵盖时间、范围和预算

这些是任何项目的关键部分，所以为每个部分提供特定的状态更新是至关重要的:

• 时间表。项目是否按计划按时交付?如果没有，新的预计完工日期是什么时候?如果你需要推迟截止日期，请解释原因。
• 范围。项目在范围内吗?一定要包括是否添加了新的可交付成果。
• 预算．项目是否在预算范围内?包括总体预算，加上到目前为止已经花费了多少。

突出成就和里程碑

在本报告所述期间，你的团队取得了哪些成就?简短的要点很好，但要尽可能量化。如果可以的话，试着展示这些成就对你的团队、项目、组织或客户已经产生的积极影响。

包含重要的指标

你和你的利益相关者决定用什么标准来定义这个项目的成功?包括最新的指标，以便与以前的状态报告进行交叉引用。这些指标的例子包括转化率、销售额、员工敬业度或新员工数量。将这些指标与上次更新中的指标进行比较，如果可能的话提供百分比变化。

呼叫阻断器

阻断剂这些问题是否阻碍了你在项目上取得进展?这可能是团队成员没有完成他们自己的任务，也可能意味着供应链问题阻止了你购买必要的材料来完成项目。无论如何，在项目状态报告中指出任何阻碍因素都是至关重要的。这提供了一个关于项目进展的现实视图，最重要的是，允许人们介入以消除障碍。毕竟，如果你不知道这是一个问题，你就无法解决它。

说明项目的整体状态

根据上一步，判断整体项目状态是否为:

• 轨道上(绿色)-没有任何问题会阻碍项目的发展。
• 处于危险(黄色)-在按时、按预算和按期交付项目方面存在一些障碍，但我们有解决方案，并正在努力。
• 偏离轨道(红色)-在按时、按预算和按期交付项目方面存在一些障碍，我们仍在努力寻找解决方案。这需要立即引起注意。

仅仅因为项目状态不是绿色并不意味着你的团队失败了。

“你需要有红色和黄色，”解释说阿德里亚娜做腰带的人在她的项目管理YouTube频道上“如果我遇到一个项目总是处于绿色状态，我会质疑说‘我不知道他们是否真的知道发生了什么’，因为我从来没有遇到过一个项目总是100%处于绿色状态。”

然而，为了确保清晰，明智的做法是定义你的状态标记．“黄色”对一个人来说可能意味着有一个小障碍，但对另一个人来说，它可能意味着立即干预。最好是尽可能多地量化。例如，你可能会决定，如果一个项目超出预算15%以上，那就是红色状态。

分享赞美和呐喊

以一种高度的方式结束，对每个为项目状态报告的成就做出贡献的人表示感谢，并一定要指出每个人的贡献。

这可以为团队士气和凝聚力创造奇迹。2022年的研究超频坦纳发现认知和联系之间存在因果关系。在一项针对6000名员工的研究中，该公司发现，“不认可同事的人在未来的支持、同事关系以及工作之外的联系方面的评分最低。”另一方面，提供更高水平的认可预示着未来更高水平的支持和联系。

概述行动项目和下一步

当涉众阅读完项目状态报告后，他们应该清楚下一步是什么，以及是否需要采取任何行动。列出需要完成的项目，并给每个项目一个所有者和截止日期。

是灵活的

是的，我们刚刚给了你一些建议，告诉你在项目状态报告中应该包括什么，但问题是:这是你的报告，所以选择包括(或排除)任何东西你喜欢!适用于我的团队的方法并不一定适用于你的团队，这没有关系。如果用百分比来量化时间线对你没有帮助，那就把它去掉。如果你想包含一个项目质量的总结，那就写吧。根据您的独特需求定制。

项目状态报告示例

建议是很好的，但我们都知道例子更好，所以这里有一个例子来说明这一点。假设你正在为客户重新设计一个网站，想要更新你的网站内部团队参与项目。

• 项目名称:为客户重新设计网站-内部团队

• 简介:网站仍在9月1日上线，但由于客户要求比原计划更多的修改，我们面临着一些范围蔓延的风险。我们正在与客户和设计师合作，希望在本周末解决这个问题。
• 时间轴:75%完成
• 范围:客户要求进行第三轮修改，尽管我们最初的协议是两次。我们正在与客户和设计师合作，以确保我们对客户的愿景有准确的理解，以避免任何超过三次的进一步修订。
• 预算:2万美元中的1.5万美元
• 状态:正轨

• 成就

• • 与客户一起完成主页文案
  • 在Figma中创建了第二轮模型
  • 客户审查了模型，并提供了对设计调整的反馈
  • 摄影师为团队页面提供了头部照片

• 阻断剂

• • 等待客户提供详细的反馈，以便我们更好地了解第三轮修订的需要
  • 设计师在接下来的两周休假，所以我们需要调整时间线，以确保我们在发布前准备好模型
  • 我们的预算只允许进行两次设计修改。我们正在与客户合作，为第三次修订增加预算。

• 行动项目

• • 文案撰写任务陈述、价值观和关于我们的内容
  • 设计师发给我们第三轮修改的新截止日期
  • 创意总监安排下周与客户通话，听取客户对设计的反馈

• 赞美

• • 文案在主页文案上做得很好。客户喜欢它!
  • 摄影师提前交付了大头照，看起来很棒!

项目状态报告:不只是一个多余的步骤来忘记

作为项目经理在美国，从混乱中创造平静是你的专长。虽然创建一份定期报告感觉像是在你已经很满的任务表上增加不必要的工作量，但请记住，这份简单的文件可以减少会议和信息，消除混乱，快速识别和解决问题，并确保每个人都在同一页上。知道了这些，谁不想向他们的PM工具箱中添加项目状态报告呢?