Trello关于更好的混合会议的指南

当大多数人说“我讨厌开会”时，他们真正的意思是“我讨厌无聊/无效/尴尬/混乱的会议”。事实上，即使是在78%的员工表示他们的会议安排不受控制在美国，三分之二的员工表示，让他们对参加会议感到兴奋的最好方法是把会议计划得很好。

会议，如果处理得当，有助于建立关系，促进合作和创造力，并促进关键信息的交换。在“混合”成为一个流行词之前，Trello已经是一个混合工作组织10年了!在这个过程中，我们学到了一些关于如何使会议有效和*GASP*的东西令人愉快的．在Atlassian最近的就职典礼上工作生活在这次活动中，我们向数千名虚拟和现场与会者展示了如何使用Trello最大限度地利用他们的会议。

点击此处观看完整的演示或阅读下面的摘要。

如果一个人很遥远，那么所有人都很遥远

从音频问题到沉闷的侧边对话，在一屋子面对面的与会者中，作为唯一的“浮头”所引起的摩擦真的会拖累团队的团队意识连通性和归属感。如果有一个人在拨号远程，每个人都应该远程拨号。用数字工具为会议提供额外的便利，以便每个人都能公平地参与-我们将在下面向您展示这有多简单!

议程，然后行动

始终要有一个议程和清晰的后续行动，任何人都可以随时查看。最好的方法是创建一个数字空间，将议程和会议内容聚集在一起，这样每个人都可以互动，即使他们不能亲自参加会议。

三大类型的会议

如果你和我们在Trello一样，有三种类型的会议占了你一周工作的大部分，对你的团队影响最大混合工作经历: 1:1的会议、团队会议、头脑betway995风暴或计划会议。

1:1的会议

直接下属和经理之间的一对一会议是最常见的会议类型，但大多数人对这种会议的准备工作做得最少。如果没有准备(或者有时是错误的准备)，一对一的会议可能会变成乏味的状态更新，你需要列出一周完成的每一件小事。或者，在另一个极端，它们可能成为没有真正目的或后续的无组织的随意对话。

当Trello变成混合式时，我们知道1:1的会议对团队协作至关重要，所以我们开发了一个1:1会议模板我们今天还在使用。它提供了足够的结构，所以为1:1s会议做准备——以及会议本身——都是简单直观的。方法如下:

1.收集:把这个论坛当成一个共享的议程，这样每个人都知道对方想谈论什么。下面是一些建议的清单，可以列入你的董事会。

• • 讨论:把这个列表当成一个收件箱，在这一周中，当他们想到的时候，就添加讨论话题。
  • 正在进行的:不是所有问题都能在一次会议中解决，所以“正在进行中”列表可以防止需要后续讨论的话题从视线中消失，从脑海中消失。
  • 讨论了:此列表记录先前讨论的项目，供以后参考。你甚至可以用它来记录你的成就，作为年度回顾。

Trello提示:使用“手表”功能来获得一个Trello而且任何时候添加新主题的电子邮件通知。

2.添加上下文:附加松弛的消息以及应用程序和支持材料的链接，供前后参考。Trello提示:当你粘贴一个URL作为Trello卡片的标题时，Atlassian内置的聪明的链接能力将卡变成一个预览，你可以与之互动!尝试谷歌Docs, Youtube, Confluence, Miro等，自己看看魔法。

3.优先考虑:添加像标签或贴纸这样的视觉提示来快速识别优先级主题和仅供参考的项目。在下面的示例板中，您将看到Blockers和FYI项目的标签。

额外的好处:您可以使用Trello的自动化使后续操作更加容易。设置一个规则，自动添加下一个1:1的日期作为每个新创建的主题的截止日期。Trello的自动化也可以移动卡片到“讨论”列表，一旦你检查它完成!

管理器:当您创建一个视图．通过查看你与直接下属共享的所有卡片，你可以在每周开始时批量审查团队的主要问题和需求。如果有很多重叠，你也可以考虑在团队会议上解决这些问题。而且，你可以保存自定义的工作区视图每周重温一次。

工作区表视图还可以根据到期日期和标签进行过滤，以查看阻止程序和讨论项，允许您轻松地优先考虑最重要的内容。

Trello提示:从工作区表切换到工作区日历视图，可以在一个日历上查看每个人的假期卡片。现在，你很容易就能确定哪些假期需要额外的保险。

betway995

每周的团队会议betway995是团队友谊和协作的基础，所以值得努力确保他们是一个吸引人的会议而且每个人都期待的富有成效的经历。

Trello营销团队对此进行了配对团队会议模板通过一系列简单的练习，我们称之为AHA!在那里，每个人都帮助自己主持团队会议。betway995通过这种方式，所有团队成员都致力于使会议变得有趣、有用并与他们的需求相关。AHA框架还可以防止团队会议变成单调的分享，团队领导的声音betway995是房间里唯一的声音。

这是如何啊哈工作原理:

议程:提前制定议程。那一周的主持人拥有议程的制定权，并且应该把它作为一个个人任务来创建一个吸引人的会议。

在会议之前，主持人从团队中众包议程主题。思考一下:团队正在进行的哪些工作可以从听到中受益，以及谁应该谈论这些工作?然后，接近那个人在会议上发言。任何想要出席的人也可以把自己加入议程。

我们要求演讲者将他们的材料附在卡片上，并估计他们需要多少时间，这样主持人可以保持吸引人的节奏，并确保我们有足够的时间覆盖所有的内容。我们的团队使用自定义字段在每张卡片的正面显示这些时间估计和其他相关信息。

主持人:会议主持人由前一周的主持人随机选择。没有唯一正确的主持方式，这意味着每个会议主持人都有自己的风格。在我们的团队中，每个会议主持人都会提出自己的破冰问题。对所有会议主持人的唯一要求就是他们要准时，主持会议以保持良好的谈话流程。

分配:在他们主持完会议后，会议主持人立即分配下周的主持人，这样下一个人就有时间制定议程，然后系统继续运行。以前的议程，以及每个主题的支持材料，都保存在黑板上，以备将来参考。

在会议之前、会议期间和会议之后，Trello董事会现在都是团队关键资源和信息的核心来源——这是确保每个人定期看到团队更新、目标和年度计划、假期安排、团队章程和其他他们可能需要了解的新闻的一种保证方式。

当然，会议议程并不是让团队会议从沉闷变得愉快的唯一方法!betway995以下是我们最喜欢的一些让他们更吸引人的方法:

1. 如果团队成员想要分享一些东西，但不能参加会议，鼓励他们录制一个织机，您可以在会议期间作为一个小组观看。一起看视频可能听起来很奇怪，但它鼓励现场反应和讨论期间和之后。
2. 混合一下!鼓励在会议中以不同的方式分享信息，包括演讲、测验、创造性的对谈和即将到来的内容预览。改变样式并防止更新变成没有视觉辅助的读数是关键。
3. 烦恼/好事:我们在每周例会的最后10分钟分享“烦恼”，这是我们需要发泄的事情，或者我们遇到的错误/问题，其他人可以从听到这些事情中受益。我们的目标是创造一个安全的空间来谈论我们个人的工作挑战，并从团队中学习。然后，我们进入“Bravos”，在那里我们大声说出为队友超越自我的例子，并向他们表示感谢。这意味着我们在结束会议时都会对我们的团队充满感激之情。

头脑风暴和计划会议

在你的1:1循环会议和团队会议顺利进行之后，是时候处理一次性会议了，比如头脑风betway995暴和计划会议。这些会议往往有两种走向:你花了一个小时讨论，却没有任何结果或行动项目，或者会议结构太死板，没有即兴讨论或创新的空间。

Trello的头脑风暴的模板鼓励在这些灵活的合作早期阶段跳出固有思维，同时提供足够的结构使会议具有可操作性。

下面是运行远程友好头脑风暴的四个阶段:

第一步:准备板子

如果让每个人在头脑风暴时都充满想法很重要，可以考虑在你的白板上添加一个“预读”清单，上面有链接灵感、背景材料和议程的卡片，这样他们就可以提前阅读。每个人都会带着所有的背景来参加会议，这给了你更多宝贵的会议时间来进行深刻的现场讨论。

第二步:抓住想法

因为Trello是实时更新的，所以你不需要共享屏幕。每个人都可以在自己的计算机上使用Trello添加想法并进行操作。在构思阶段，播放音乐来营造气氛，避免尴尬的沉默。这是一个播放列表来自Trello的队友Judy Cao，我们喜欢使用它，因为它是快速和悠闲的头脑风暴的完美结合。

如果你需要在混合头脑风暴中分成更小的工作组，将远程人员和亲自人员分门别类。Trello的与便利贴应用程序的集成允许您拍摄一组便利贴的照片，并将它们作为单独的卡片导入到您的板上。现在每个人都可以访问所有的想法，即使他们发生在模拟!

在计划会议时，会议往往要长得多，我们给每个人一个代码SnackMagic这是一种定制的零食盒配送服务，这样他们在长时间的讨论中就有了真正期待吃的东西。

Trello也是为异步参与而构建的，所以如果你跨时区工作，不可能进行实时头脑风暴，你仍然可以使用板来设置背景上下文并异步收集想法!

第三步:让它具有可操作性

一旦所有的想法都被抓住了，打开投票升高让大家投票选出他们的前3个想法。

通过投票对名单进行排序，将最受欢迎的名单排在榜首，并开放讨论空间。您可以实时讨论每个想法的优缺点，也可以在每张Trello卡片的背面记录评论。在每个Trello卡上添加一个清单，以快速捕获从每次讨论中开始出现的任务和所有者。

第四步:分享

可以很容易地将Trello和头脑风暴的结果嵌入到任何可以从添加的上下文中受益的现有文档中。在下面的示例中，我们将这个Trello板嵌入到一个Confluence页面中，在该页面中，我们将总结头脑风暴的结果，以便稍后共享。这样，查看Confluence页面的任何人都可以看到董事会以及我们是如何做出决定的，查看Trello董事会的任何人都可以看到Confluence页面以及会议的结果。无论你以何种方式获取信息，都有完整的背景。

会议之外的混合成功

这就是Trello的完整指南，它可以让你的团队使用三种最常见的会议类型!想要了解更多来自世界领先公司的混合工作技巧、策略和建议，请查看这篇综合文章剧本．