不要忽视项目风险:项目管理成功的3个工具

有一句老水手的谚语，你可以很容易地应用到项目风险管理中:“当船到达中流时，为时已晚。”换句话说，事后诸葛亮。虽然没有项目经理无论多么熟练，他都是一个算命师，任何项目的顺利进行都需要远见、经验和对风险的合理恐惧。在一个评价在美国，只有约30%的项目在预算范围内。只有15%的人准时上班。那么，这里发生了什么?为什么人们不能估计一个项目从头到尾的样子?

因为没人能做到。正如尤达大师所说:“未来永远在运动中。”

毕竟，没有人有水晶球。项目风险管理本质上是一个规划未来的过程。无论你有多擅长，你都无法回避这样一个事实:你最好的猜测可能最终是错误的。幸运的是，你可以采取一些策略来降低风险。

忽视项目风险的诱惑

2006年，每个人都在抵押贷款行业大赚一笔。雷曼兄弟公司在房地产和杠杆贷款领域进行风险投资。他们认为自己拥有“一个非常值得尊敬的风险管理系统，其监管机构美国证券交易委员会(SEC)认为其风险框架完全符合监管要求，”报告写道金融危机杂志．潜在的回报太好了，不容忽视。

但事实证明，这些增长机会太多，不容错过。他们“开始拆除其精心设计的风险管理框架。”他们抛弃了旧的风险标准。他们用一个没有风险管理经验的能说会道的商人取代了他们的风险评估员。

到2009年，这家公司倒闭了。

尽管大多数人将雷曼兄弟(Lehman Brothers)的倒闭解读为对次级抵押贷款投资风险的警示，但事实并非如此。这是一个关于忽视风险管理的危险的寓言。

这个问题?风险比大多数人想象的要复杂得多，原因如下:

• 冒险是令人兴奋的。甚至可能太令人兴奋了。不入虎穴，焉得虎子，对吧?人们想要从事激动人心的、创新的项目——这是你一生中只有一次的、可以让你整个职业生涯受益的简历亮点。当雷曼兄弟重组以专注于高增长资产时，几乎没有人抱怨风险。对一些人来说，这甚至可能是迈向增长的合乎逻辑的一步。

• 风险管理是不确定的。听起来好像你只要拧几个表盘，按几个按钮，就再也不用担心风险了。但更准确的说法是风险影响。好的管理可以降低风险，但风险是无法避免的。有效的管理者将风险最小化，但从不承诺风险会被消除。
• 管理不善。想想托尼·海沃德(Tony Hayward)他在英国石油公司担任高管职位时，就一直关注安全问题．他制定了新的安全规则，比如在咖啡杯上盖上盖子，防止咖啡溢出到关键设备上。但没过几年，深水地平线石油泄漏泄漏了400万桶原油，成为历史上最严重的环境灾难之一。

风险管理的核心是项目管理。评估风险、与他人沟通风险以及整合系统方法来处理风险的能力有助于预防灾难。

为什么有些公司在风险管理方面失败了

即使是拥有大量风险管理预算的公司有时也会发现自己面临不必要的风险。

这怎么可能?这不是扔更多钱的简单问题。优质项目风险管理需要良好的风险管理习惯:

• 使用历史数据进行预测。历史可能会重演，但这并不意味着它总是会重演。随着《哈佛商业评论》指出在美国，2006年的风险评估人员可能过于自信了，因为历史上几乎没有发生过房地产市场史无前例的下跌。历史数据可能很重要，但它绝不是未来结果的保证。

• 沟通失败。评估风险需要自由的沟通。如果没有它，项目负责人甚至可能意识不到风险的存在。瑞典的一项研究找到了几种方法来缓解这个问题，例如明确职责给团队成员。
• 没有计划。有句老话说得好:“不做计划就是计划失败”。可靠的研究和路线图是项目成功的关键。

三种降低项目风险的技术

技巧一:进行SWOT分析

SWOT分析是四个关键变量的首字母缩写:

• 优点:区分你的品牌和项目的优势。
• 缺点:为了项目顺利交付，你必须克服的挑战(员工流失，债务等)。
• 机会:使你的公司具有优势的竞争优势。这些通常指的是外部机会，如国家放松监管，或竞争分析中的产品功能差距。
• 威胁:威胁并不是已经发生的事情。这只是它的潜力。例如，假设你无法控制截止日期。如果你比计划晚了一周怎么办?如果没有期限灵活性，你就必须评估雇佣外部帮助来完成期限的风险。要处理威胁，估计两个变量。首先，识别威胁本身。其次，应对威胁浮出水面的可能性。

通常，企业会在全公司范围内进行SWOT分析。但它同样适用于新的项目和企业。它是如此受欢迎，事实上，有只读SWOT分析模板你可以下载下来供自己使用。

技巧2:分散风险

这是最古老的投资策略之一:分散风险。理财顾问可能会说:“分散你的资产。”“不要把所有的鸡蛋放在一个篮子里。”

根据一篇来自项目管理学会在项目管理中，分散风险可以使结果更可预测。例如，安然股票达到2000年达到90美元的峰值．一个把所有鸡蛋都放在安然篮子里的人做得很好。但到2001年底，这一比例降至1美元。

分散风险不仅在股市有效。在美国国家航空航天局例如，双重冗余是常见的做法。一个系统故障就可能导致人员伤亡，或数十亿美元的设备受损。NASA增加了冗余系统，以分散每一个机械故障的风险。

NASA承认:“这也可能增加成本。”然而，提高可靠性可以收回成本。”换句话说，短期风险缓解成本往往超过长期承担不必要风险带来的损失。

技巧3:创建一份风险和损害报告

为项目的各种风险添加切实的条款。例如，考虑这个Trello风险报告模板．这将风险分为三类:

• 高风险级别，例如在项目中途失去团队成员
• 中等风险，如超出预算
• 低风险水平，例如数据泄露给竞争对手

注意，风险并不等同于每种风险的潜在损害。评估网格上的潜在风险。根据风险发生的可能性以及它们可能对项目造成的潜在损害对风险进行排序。

• 失去一名团队成员的损失可能是最小的
• 超出预算造成的损害可能是温和的
• 数据泄露给竞争对手造成的损失可能是难以置信的

用一份风险报告开始你的项目。这将帮助您规划对您的工作构成威胁的风险和潜在损害。

让项目风险不那么可怕

管理风险有时感觉像是猜测，但有了计划，这就是有根据的猜测。

进行全面的SWOT分析。与团队领导和利益相关者沟通。提高你的技能，在风险发生之前解决它。