如何使用Trello和Confluence来简化业务流程

当你回过头来思考是什么阻碍了你的团队达到最高效率时，很容易把矛头指向一堆不同的因素。必威几倍流水可以提款

一边谈话。浪费时间的网站或网上购物。漫长的午餐。缺乏专注力。

事实是，也许是时候去照照镜子了。是的，将您的注意力转向您的团队的流程。那些膨胀的、不一致的或令人困惑的工作流程会阻碍你的团队达到他们所能达到的效率水平。

好消息是，你可以为此做些什么。以下是如何简化流程在你的团队中，这样每个人都能在更短的时间内完成最好的工作。

不完善的流程如何阻碍了团队的发展

术语“过程”本身具有积极的含义。这意味着你已经解决了完成任务的一系列连续步骤。很好，对吧?

没有。从有太多不必要的步骤来减缓势头，到过时的方法不再适合你的团队做事的方式，而不是全部流程人生而平等。

那些不够充分的信息对你没有任何好处。事实上，他们会给你的团队带来更多的问题，比如:

• 浪费时间:如果一个过程不清晰，或者充满了没有任何价值的步骤，人们就会花费宝贵的时间检查这些盒子——没有任何好处。
• 可怜的结果:模棱两可或冗长的过程容易引起混乱，误解，和错误。这对团队的工作产生了直接的负面影响。
• 挫折:以上两种情况都会导致不满和整体的烦躁感。人们越来越讨厌不得不遵循只会拖他们后腿的流程。

简而言之，简单的行为有一个过程不足以让您的团队走向成功。我们的目标是确定如何简化流程，以便它支持你的团队，而不是破坏他们。

是什么破坏了你的过程?如何确定效率低下

您的团队有一些现有流程。你知道它们并没有发挥应有的作用，但你还是继续与它们打交道——部分原因是你害怕破坏现状，主要是因为你不知道从哪里开始精简业务流程。

虽然整个概念听起来很复杂，但分解你的过程并找出需要修正的地方其实很简单。

首先，把你的团队召集在一起，制定出典型的方法。假设您正在与您的团队讨论创建博客文章的过程。首先你要做关键词研究。然后你要写一份写作摘要。然后写提纲。然后你写完整的草稿。你懂的。

把你的过程描绘成一个一般的任务流，和你的团队一起缩小范围，问这样的问题:

• 瓶颈在哪里?工作经常在哪些方面停滞不前?
• 哪些步骤令人困惑?你在哪里感到迷茫?
• 谁负责流程的每一步?他们是完成这项任务的最佳人选吗?

你的团队可以讨论他们的答案，同时参考这个过程来理解上下文。您可能会惊讶于立即出现的流程改进。

例如，有人可能会提到，写简介和提纲似乎是多余的。为什么不把这两者结合起来，在概要中加入大纲呢?或者团队总是在等待关键字研究。也许你的搜索引擎优化团队可以一次性对大量关键字进行研究，而不是一次只做一篇文章。

这里没有愚蠢的想法。创建一个心理上的安全欢迎任何建议的环境，您将创建一个完整的想法列表，以简化团队的流程。

使用Trello和Confluence来简化流程

现在，您已经掌握了工作流在哪里脱轨的知识，您已经准备好将它们调整到合适的状态了。

你是怎么做到的?好吧，没有一个简单的答案，但正确的工具(如Trello而且融合)对实现你的梦想大有帮助。

Confluence是一个具有动态页面的团队工作空间，最适合用于记录工作流和流程。您可以使用Trello来管理细节和细微差别，并完成工作。

让我们仔细看看Trello和Confluence如何帮助您简化流程、节省时间并减少挫折。他们在一起无缝地工作——很快你的团队也会如此。

流程问题:您的团队正在使用旧的信息

你的团队工作进展很快，如果有人错过了相关的更新，他们就有可能朝着完全错误的方向前进。

你可能以前见过这种情况。也许有人在Trello卡片上评论说博客文章的角度应该改变。但是，一个在Confluence工作的团队成员错过了Trello注释——现在整个博客草案都偏离了轨道。每个人都会因为纠结和不可避免的额外工作而感到沮丧。

简化流程意味着每个人都可以透明地了解正在发生的事情，无论他们使用的是什么工具。当你使用Trello和Confluence在一起，您可以直接在Confluence中嵌入Trello卡和板。如果有人在Trello中做出改变或融合——这些更新立即可见。

这是一种简单的方法，可以确保每个人都在使用最新的信息和方向。

流程问题:您的团队无法找到所需的资源

明确的角色是至关重要的，但通常情况下，谁负责什么任务让人感觉糊里糊涂。玛丽亚以为亚伯拉罕正在为那个职位做关键词研究，但亚伯拉罕认为玛丽亚已经覆盖了它。现在你已经落后了——你甚至刚刚开始。

Confluence和Trello都消除了关于谁在做什么的所有模糊性，能够为每个任务指定一个受让人和到期日。

在融合，选择任务列表按钮，输入你的任务，然后直接在文档中@提及某人，将任务分配给他们。您还可以输入//并选择到期日期。

在Trello中，您可以为每张卡片添加一个受让人和到期日。如果您想进一步深入，可以使用Trello标准、高级或企业级betway97必威体育app平台让你可以访问先进的清单，这意味着您可以在卡片中的个别检查清单项目中添加受让人和截止日期。

不用再纠结谁在处理什么了。这一切都很清楚。

流程问题:你的团队不稳定

上次你的团队写博客时，他们给你的平面设计师发了一封电子邮件，解释他们需要的图像。再之前的时间?他们填写了一份正式的设计申请表。在这之前呢?那是一条Slack的单行信息，上面写着:“嘿，你能设计……吗?”

虽然您的流程可能会说“从设计团队请求图形”，但没有足够的细节来确保以一致的方式完成。

这就是为什么记录您的流程是如此重要。这不仅能让每个人都负起责任，还能让新人更容易跟上进度。他们已经知道了具体的步骤。你甚至可以使用Confluence powerup for Trello将过程文档直接附加到相关卡片上(就像您的标准博客帖子过程文档附加到每个博客帖子卡片上)。

您还可以使用模板来提高一致性。这两个Trello而且融合有大量的预制模板——从项目事后分析到办公室聚会计划——这样你就可以避免重复发明轮子。

构建有帮助(而不是阻碍)的过程

流程的意义在于支持你的团队做到最好，然后一遍又一遍地重复他们的成功。但是，如果您的工作流程过于复杂、冗长或令人困惑，它们实际上会阻碍您的团队。

幸运的是，您的流程并不是一成不变的。与你的团队讨论你的典型方法，找出如何简化流程并改进你们一起工作的方式。