5常见项目管理错误(和修复...与食物类别)

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项目管理错误和解决方案

通过一些精明的提示和工具,您和您的团队可以避免这五个主要的项目管理错误,并看起来像你所在的PM优势。

管理复杂项目在公园里没有散步。为了茁壮成长,项目经理必须了解团队成员和利益相关者参与,目标和挑战,预算和团队沟通以及不可避免的道路颠簸,将迫使您的团队展示灵活性。事实是,即使您是贸易的项目经理,它也可能以某种方式承担角色。

杂耍这些活动部件并不是一种只有专业项目经理可以处理的技能,但它确实有助于了解一些用于成功管理项目的内幕策略。通过一些精明的提示和工具,您和您的团队可以避免这五个主要的项目管理错误,并看起来像你所在的PM优势。

为了让您的兴趣抱怨这些课程,我们从计划夏季食品节项目的有利点看看这些错误。抓住小吃,让我们潜入!

1.没有明确的项目

项目时间表与里程碑和目标,以帮助避免项目管理错误

经理的第一个任务应该解决是清楚地定义项目。没有通过其核心要素定义项目(挑战,目标,结果,成功的指标)只不过是团队合作灾难的配方。

与您的团队合作以确定项目的首选结果。建立你团队的共同目标,并确保它与您的组织使命保持一致。在这样做时,您现在可以将这一目标分解为更小,更明显的目标。包括与您的主要里程碑和目标的时间表,将为您的团队提供成功的可访问度量标准。

让我们借着放在食物节的榜样,(因为谁不喜欢吃得超过他们的美味街头食品的公平份额?)。所以让我们说你负责让你的城市的第一届年度食物节(我是我的e),但你从哪里开始?

首先定义食品节的目标:为居民提供一种简单,社交和有趣的方式,以熟悉当地的餐馆和餐馆,以及在旧金山的粮食文化周围建立社区感。当然,随着这一大的情况,这一定有必然会受到挑战,如地点,许可,供应商,不可预测的天气,以及更多事情要意识到并准备适应。

在开始时建立成功的衡量标准以及理想结果的愿景也很重要。在这种美味的案例中,所销售的门票数量和供应商参与将是一个成功活动的巨大措施。理想的结果是阳光灿烂的日子,很多与会者在旧金山北海滩的街道上吃了他们的心。

2.未能获得利益相关者(和牛排持有人)买入

项目管理错误:未能获得利益相关者的购买

项目经理最昂贵的错误之一可以在开始之前没有获得必要的员工和高管购买。事实上,33%的项目失败,因为高级管理层没有参与其中。正如旧的谚语所说,“一个坏苹果可以破坏束缚”,确实只有一个VIP可以摊位,即使是最好的计划。

为了使团队在最高级别运作,每个团队成员必须完全购买视力和过程。项目经理有责任确保每个团队成员都愿意尽可能盛行。

此外,顶级高管的支持对于成功的项目至关重要。一位伟大的项目经理公开沟通,并帮助每个利益相关者了解项目和其角色的重要性。

很难相信这将是一个问题在线获取利益相关者对于美味的食物节,但在没有确认买入的情况下,您无法假设。利益相关者不仅仅是许多餐馆供应商的买入(又名)牛排持有人,amirite?)和努力使这次活动的活动计划委员会成功,而且来自当地官员和城市委员会的许可和公园使用。

获得购买的最佳方法之一是让您的利益相关者参与计划流程,并在桌面上给予他们的声音。无论是在公园还是涉及关闭忙碌社区中的几个街区,都有一些需要给予这个派对的人员开始。

3.范围蠕动

项目管理中的范围蠕变错误

即使你当时没有完全了解它,您也经历过范围蠕变。范围蠕变是项目在项目已经开始后展开的原始目标。这是微妙的变化,因此蠕动,导致项目需要更长的时间来完成和可交付,远离原始愿景。

这是一个常见的场景:一个以前在一系列步骤中确定范围的项目随着时间的推移变得更加复杂。你的团队通常会被期望完成额外的工作,而没有得到进一步的补偿,在最糟糕的情况下,你将被期望以相同的时间表完成项目。

好消息是,如果您监控项目的进度,可以避免所有范围蠕变。在工作开始前定义项目范围,项目经理必须保持警惕。然而,随着时间的推移,项目的愿景可能会发生变化,并且它取决于项目经理监控范围,并在必要时更新。重新审视目标非常重要,使信息组织并履行预算。

食物节有一个简单的目标是娱乐食物。但随着我们的头脑风暴并获得更多的声音,新的想法必然会出现:会有孩子友好的车站吗?我们与会者的现场音乐如何享受?关于狗的资源怎么样?

慢慢但肯定地,原来的计划将变得更加奢侈(无论好坏),这是项目的工作导致确保热情的想法不要压倒时间和预算限制。确保该项目持续停留的好方法是每周或双周同步,以重新审视目标,里程碑和预算与您的核心贡献者,并仅在必要时更新范围。

4.缺乏定期沟通

项目管理沟通错误

所有伟大的团队都有一个主要的共同点:他们经常有效地沟通。事实上,员工对公司最常见的抱怨之一就是缺乏有效的沟通。

这里的关键是有效的,因为您不希望通过过多的电子邮件和不断中断分散您的团队的注意力。平均,员工在一小时内检查他们的电子邮件36次在处理电子邮件后,它会将它们16分钟重新聚焦。这是很多浪费的时间!

最多项目管理通过掌握沟通艺术和吸引合适的人来避免错误。这意味着明确阐明了项目的范围,愿景和时间表以及每个团队成员的角色,责任和期望。然而,在线通信是有价值的,并且利用在线聊天,视频和共享文件的合作可以帮助分布式团队轻松地停留在相同的页面上,无论是近的还是远的。

在向您的团队传达重要信息时,学习倾听每个利益相关者可以说是项目管理沟通的最关键部分。与您的团队共度时光,提出问题,并为每个人提供一个打开平台分享他们的观点、挑战和成功。

如果你在网上合作,确保你像在会议上那样回应。认可每个团队成员的贡献。你的团队成员越觉得自己是项目的重要组成部分,他们的工作效率就越高。另一方面,如果你的团队成员觉得自己的感受和意见无所谓他们很可能无法(或不愿)把工作做到最好。

由于人们在(野餐)表中,共享规划过程也可以积极影响买入。有了这么多不同的人,拥有一个沟通和存储计划,时间表,政策和任何其他项目文档的单一,可访问的地方是必须的。一种灵活的项目跟踪工具可以帮助可视化您的时间轴,里程碑,轻松跟踪职责。要记录我们活动的详细信息,内容协作软件让你所有的队友在安排文档和菜单上合作,确保每个人都有最新版本的文档,并减少通过电子邮件进行不必要的来回说明。

5.不灵活的

项目管理时间表的灵活性

正如前面提到的,随着项目的发展监视您的范围是很重要的,以避免不必要的时间限制和额外的成本。然而,同样重要的是确保项目的执行具有灵活性。

灵活的管理携手从事,并有适当的沟通和评估进度。每个项目都不同。每个项目都会呈现出色的挑战,需要面对凉爽的头部和适应能力。这并不意味着项目经理应该不断关注他们可以改变的内容;这意味着当新的挑战自己出现时,经理应该与他们的利益相关者完全透明,并创造一种解决问题的新方法。

记住这条规则:在您的愿景中是明确的灵活的方法

这里有一个这样辛辣的场景:你的美食节原本应该在北海滩的街道上举行,但由于所需的许可需要很长时间才能及时获得批准,因此不再可行。但不要!因为你们与正确的人保持了沟通的开放性和可访问性,你们能够确保一个符合我们要求的备份地点的安全。你的新位置甚至有更多的空间,这将意味着重新组织供应商布局,并可能增加额外的娱乐。把它看作是一种挑战,或者是更多芝士薯条的另一个原因。

知道任何事件或项目都将始终遇到挑战和阻止者,并与您的团队开发备份计划或替代选项,以帮助节省时间和压力。

烹饪伟大的项目,压力减少

避免这五个关键错误是成功完成任何复杂项目的重要保证。看到的大多数错误归结为一个团队成员之间缺乏沟通和接触,使用协作工具来保持你的团队同步可以是有价值的项目管理,帮助你透明的沟通,组织重要的细节和文件在一个地方,保持工作向前发展。

想要了解更多的技巧,请查看本面向非项目经理的关于项目管理的方便指南。


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