用这项时间管理技术更好地组织您的一天

经过 |发表于|7分钟阅读
<span id =“hs_cos_wrapper_name”class =“hs_cos_wrapper hs_cos_wrapper_meta_field hs_cos_wrapper_type_text”style =“”data-hs-cos-general-type =“meta_field”data-hs-cos-type =“text”>更好地组织您的一天管理技术</ span>
如何用alpen方法有效地规划您的一天

您最后一次征服的时间是在8小时工作日内征服的山地高级任务清单是什么时候?不能记得?没关系。觉得你住在一个时间消失在深渊的地方,让你彻头彻尾的沮丧。

但燃烧午夜油和工作长时间才能适应不完整的工作并不一定意味着您是一个有效的人。你很惊讶地知道很多人在不到8个小时内完成了他们的工作。例如,在欧洲,德国知识工作者被称为仅适用于时钟每周工作35小时,芬兰人每天平均为6.5小时,典型丹恩在下午4点结束他们的工作日

尽管工作时间减少,但它可能是可能的征服您的待办事项列表在约束小时内或缩短工作周。

那么,什么给了?您如何在工作日内实现更多而不在时钟工作?

事实证明,毕竟时间并不总是消失在无底坑中。输入Alpen方法:时间管理方法要求您使用仔细起草的列表,缓冲时间和预定的休息,以以富有成效的方式计划您的一天。

什么是alpen方法?

Alpen方法德国时间管理专家和经济学家,Lothar J. Seiwert教授。Alpen代表:

一种:写下任务,约会和计划活动(一种Ufgaben)

L.:估算长度(L.ÄngeSchätzen)

P.:规划缓冲时间(P.UfferLeiten EINPLANEN)

E.: 做出决定 (E.ntscheidungen treffen)

N:跟进(NAchkontrolle)

该想法是准备一个定时待办事项列表,包括仅选定的任务,该任务应该优先考虑。ALPEN方法还鼓励您在预定时间段期间工作,并采取预先安排的休息。随着时间的推移才能刷新和解压缩,因此您可以在这些工作时间内真正可以在任务上朝下。

那么你究竟如何使用ALPEN方法使您的溢出待办事项列表可管理,为什么要使用它?

让我们挖掘。

如何使用Alpen管理您的时间

从您投资计划待办事项列表以查看您的一天的任务时,Alpen方法是保持过程的关键,以便轻松地保持过程和重要的。

1.制定您需要做的一切的待办事项列表

很容易假设一个心理清单足够一天的指南。但事实是,我们的工作记忆不能容纳四个以上的物品一时 - 这是一个让待办事项列表有用的原因。更重要的是,Alpen方法是一个优先考虑一些任务的支持者,这导致可行的列表 - 而不是永无止境的名单,而不是永无止境的名单,它不会在板上保持打桩任务。

首先在没有困扰的情况下在待办事项列表中放置所有日常活动。只要确保在盘子上添加每个最后的任务,无论多么小。

幸运的是,用格雷罗清单所有任务都很容易。只需为您的“待办事项”列表中的Trello Board上的每个任务中的一张卡片,您就可以完成步骤:

在特罗尔的Aplen方法

2.估计每个任务将完成的时间

大多数待办事项列表都令人沮丧(并且感到不可能),因为它们起草了不切实际的期望。简单地将任务放在列表中没有呈现它们。相反,分配给每个任务的时间给出了一天内能够在一天内完成的事情。

✨Pro提示:在您列出的每个活动旁边包含估计的持续时间。这么做是在你的格子卡上的微风,谢谢自定义字段上电

要将其设置为启动,请转到您的电路板菜单以选择电源UPS,然后选择自定义字段以启动上电。接下来,单击“换档”图标,然后单击“编辑电源设置”以创建“估计时间”自定义字段:

3.将缓冲时间添加到计划中

这可能很难吞咽,但有时,您可以在估计完成任务所需的时间时糟糕。有两种主要原因:

  1. 你没有做出正确的猜测,因为他们的任务需要多长时间规划谬误这意味着你倾向于低估做某事所需的时间。
  2. 不可预见的灾难,如紧急会议可以完全扰乱您的日程安排。

解决这些常见的打嗝的解决方案?缓冲时间。

“它增加了额外的时间来防止任务或预约溢出影响您的其他计划。这意味着在生活不完全按照你计划的情况下,这意味着不那么强调和冲动,“如Micah McGuire股票在启动中

缓冲时间有助于您在会议上占用更多您的日程安排时弥补时间,或者在回复电子邮件时花费更多时间比计划更多。

例如,假设您估计为项目完成市场研究不会超过一小时。事实上,它几乎总是比你所承担的时间更长。我们经常忽略造成的并发症造成延误,并假设过去需要很长时间的任务,将来不会花费尽可能多的时间。留在安全方面,每次添加15分钟缓冲时间。

理想情况下,最好奉献40%的工作日包括缓冲时间。

4.确定要保留和删除哪些任务

既然你已经有一个估计和缓冲时间的任务列表,你会看到列表看起来非常长。因此,到下一步:通过优先级排序任务来修剪列表。

根据他们的紧迫和重要性开始单挑任务。艾森豪威尔矩阵可以帮助这里。将您的任务分为四个象限,并相应地进行决定:

  • 什么是紧急和重要的?先做这一点
  • 什么是重要但不是紧急?决定何时进行
  • 什么是紧急但不重要?委托或设为中级优先级
  • 什么不是紧急和不重要的?删除它

在您的TRELLO板上,您可以通过创建标签(查看卡片右侧的右侧为添加标签)来执行此过程,为eisenhower矩阵的四个象限中的每一个。在此基础上,您的标签应该阅读:'首先做到这一点,''决定何时执行它,'委托或设置为中级优先级',然后删除它'。

将其中一个标签添加到列表中的每张卡中,并相应行动。例如,使用“删除它”标签删除任务并在使用“决定何时执行此操作”标签时解决任务时,请解决。

最后,根据优先级移动您的任务/卡,因此您已准备好进行修剪动作。

5.跟进或记录过程

在您测试驱动ALPEN方法后,最后一步到来,并希望在整个过程中提供反馈。跟进的目标是将任何待处理的任务移入第二天的“待办事项”名单中,并反思了事情的情况如何。这些回顾性评论的时刻将使您将来迁移山脉。

你需要更多的缓冲时间吗?常规任务是否比您在您的时间表中所赋予的更多空间?备注并相应地调整计划。

“没有反思,我们可以做出借口,创造理性化,欺骗自己,”如此詹姆斯清晰在他的书中观察,原子习惯。这解释了为什么Alpen方法的最后一步是值得赞美的。

它鼓励您通过识别不工作以及您需要做更多的内容来记录您的日程表以及如何改进它。这一切都有助于提高长期管理技能。

团队如何用Alpen方法计划他们的一天

Alpen方法对于寻求改造他们的待办事项列表的个人来说很棒,但是可以说使用它来组织团队的任务?绝对地!以下是您可能需要进行的一些调整,以便进行全球团队效率:

  • 考虑在日历上添加缓冲时间,以弥补日常不可预测性的,可以仔细计划。它还有助于创建每日30分钟的槽,以便紧急(阅读:计划计划)工作请求。

  • 在列表中共同工作以计划合作时间。关键是要创建待办事项列表,或与同事分享它们,以便他们介绍队友正在进行重要的东西,不应该被打断。规划任务列表一起也意味着您可以将休息组合在一起。

  • 在包装工作日之前,鼓励团队在第二天创建他们的待办事项清单。这样,每个人都有一个结构化的日子等待他们,可以在早上第一件事潜入他们的高优先级任务。

Trello可以轻松地在日常工作列表上进行协作。您可以创建个人董事会和工作委员会,以跟踪所有任务或使其全部保持在同一个地方和使用标签识别任务类型。

您还可以使用卡上的清单将项目和大型任务划分为单个步骤。通过使用先进的清单,您可以将清单中的每个任务分配给一个人以及截止日期。

最后,不要忘记安排15分钟的会议(这可能会异步发生!)审查每个人的一天以及他们第二天可以改善的人。

准备计划你的一天alpen的方式吗?

P.lanning your day with this time management technique might take some, but once you get the hang of it, you’ll soon understand where your time goes (hint: it’s not into the abyss) and how you can make the most of your daily schedule and task list.

请记住,目标是通过将其他低优先级的任务移除往往是糟透的其他低优先级的任务来使专注的工作进行刻意的空间。Alpen方法将帮助您解决所有问题!


好坏,我们很乐意听到你的想法。在推特上找到我们(@trello.

下一个:如何创建更多时间:策略最终领先于您的待办事项列表

回到顶部
格雷洛

转变团队生产力必威几倍流水可以提款

发现特罗尔的灵活功能和集成,旨在帮助您的团队的生产力暴涨到新的高度。必威几倍流水可以提款

开始