选择在线协作工具时要注意的6件事

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你的团队设法通过了终点线,但你会承认,这个过程感觉更像是疯狂的冲刺,而不是一场训练有素的接力赛。

人们不知道谁在做什么,最后期限会溜走,重要的对话也会溜走丢失或孤立在随机的电子邮件线程和直接消息。

你知道工作可以更有效率地进行。尤其是现在你的一些团队成员还在坚持必威体育是哪个国家在美国,你渴望找到一种方法,让混乱的工作变得井然有序。

哈利路亚大合唱,因为这是在线协作工具的切入点。

你真的需要另一个工具吗?

可以将在线协作工具看作是您团队所有工作的数字家园。您可以管理和跟踪项目和任务,在一个地方进行沟通,并简化所有流程。

但是,如果你或你的团队对实现另一个软件的想法翻白眼,我们不能责怪你。工具疲劳是真实存在的69%的员工他们每年浪费32天的时间浏览所有的办公应用程序。

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技术本身并不能解决团队的问题。关键是选择一个满足需求的工具,然后有意地推出它。当你在选择和实施正确的解决方案时,你和你的团队可以体验到以下好处:

  • 集中交流:从状态更新到问题,一切都可以放在一个地方,而不是分散在无尽的电子邮件、即时消息、会议摘要和其他文档中。
  • 提高透明度:因为对话和项目工作是集中的,所以您的整个团队可以立即获得他们需要的信息。
  • 更大的责任:协作工具通常包括任务分配、截止日期,甚至关于即将到来的截止日期的通知,这可以培养更强的责任感。
  • 简单的访问:现在,一个混合工作模式这种工具已经变得越来越普遍,它允许团队成员从他们工作的任何地方获得他们需要的信息和材料,而不需要用电子邮件给自己发文件或让办公室的同事给他们发东西。
  • 提高生产率:必威几倍流水可以提款以上所有的好处都能提高你的团队的产出和效率。当在50%的员工如果说过时的技术对他们的生产力有一定的影响,那么正确的工具能让他们最好地完成工作。必威几倍流水可以提款

你应该在协作工具中寻找什么?

为你的团队找到合适的应用程序或工具会带来很多好处。但是,究竟是什么构成了“正确的”工具呢?在Capterra上快速搜索协作软件,产生超过900个结果,所以毫无疑问,你有大量的选择在你的指尖。

准备好把糠从小麦中分离出来了吗?当您评估您的选择时,请注意以下事项,这样您就可以找到一个使您的团队的工作更容易的工具,而不是增加更多的挫折感。

1.成本

当涉及到确定哪些工具可能适合您时,钱是需要考虑的重要标准。您愿意并能够在协作工具上花多少钱?

一些解决方案是免费的,而另一些则有成千上万的定价计划。有些工具的价格是按月或按年计算的,而有些工具的价格是按用户计算的。在你开始探索不同的平台之前,问问自己:

  • 有多少人会积极地使用这个工具?
  • 你每个月在这个工具上的最高花费是多少?

这两个问题将帮助你梳理你的选择,并在金钱方面有一个现实的把握。

2.定制

团队的工作方式不同,这意味着没有一种解决方案可以完美地适用于每个人。这就是为什么寻找一种可定制的工具是非常重要的——不仅仅是为整个团队定制,而是为单个团队成员定制。

例如,一个人可能更喜欢查看任务日程表视图而另一个团队成员最适合使用电子表格。或者,您可能需要为不同的团队成员设置不同的访问级别。

搜索一个高度可定制的工具,这样您的团队就可以以最适合他们的方式使用该工具。这将帮助你最大限度地利用解决方案,而不是感觉你在试图把一个方形的钉子塞进一个圆洞。

3.集成

你的目标是精简和集中你的团队的工作和对话。但即便如此,这可能也不会是只有你使用的工具。

与你的团队联系,了解每天使用什么工具。从松弛谷歌驱动在美国,可能有很多应用程序你不需要,甚至不想删除。把它们写在清单上。

现在,当您查看协作工具时,请寻找那些与应用程序集成在你的必备品清单上。这些集成将使您的工作更加无缝,无需消除或重复您的团队严重依赖的解决方案。

4.自动化

在理想的情况下,你的团队能够将大部分时间和精力用于解决问题、头脑风暴和超越他们的目标。然而,不需要动脑筋和平凡的任务可以很容易地完成垄断他们的工作时间

好消息是有一个协作工具工作流自动化可以减轻团队的重复性工作。

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无论是在有人填写表单时自动创建项目时间表,还是在完成任务时触发团队电子邮件,这些类型的操作可以消除繁忙的工作,减少出错的可能性,并保持整个团队向前发展。

5.安全

特别是在经常处理敏感信息的行业中,安全性需要列在必须具备的特性列表的前列。

即使你的团队没有高度机密的细节,你仍然想要知道像你的目标,项目和未来计划不会被黑客入侵,妥协或泄露给错误的人。

请确保您做了研究,阅读了评论,并询问协作工具有哪些安全措施。虽然没有什么是万无一失的,但尽职调查将帮助你找到一个能给你信心和安心的系统。

6.易用性

尽管事实是44%的员工如果改变让他们在工作中更有效率,多达81%的人说他们更喜欢自己的角色和责任保持不变。这可能意味着他们会抱怨,甚至反对需要学习一个新的系统来完成工作。

如果你想让员工真正使用这个工具,你需要寻找一个他们容易上手的工具。每个新应用程序都有一个学习曲线,但你可以通过寻找一个尽可能直观和用户友好的应用程序来减轻这个负担。

了解工具的客户支持服务以及他们有哪些可用资源也是值得的,这样您就可以减少摩擦,并帮助您的团队确切地了解如何充分利用您所选择的工具。

把你团队的工作变成一场熟练的接力赛(而不是疯狂的冲刺)

一个工具本身不会彻底改变你的团队完成工作的方式——所有的基本构建块,比如信任首先要有尊重和沟通。

但是,拥有正确的技术可以增加透明度,集中交流,并大大减轻协作的压力。如果您正在寻找一种工具,它可以满足上述所有条件(并且可以随着团队的增长而增长),Trello可以满足您的要求。

开始免费试用这样你和你的团队就可以花更少的时间追踪信息,而把更多的时间花在重要的工作上。


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