选择在线协作工具时要查找的6件事

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你的团队设法通过了终点线,但你会承认,这个过程感觉更像是疯狂的冲刺,而不是一场训练有素的接力赛。

人们不知道谁在做什么,最后期限会溜走,重要的对话也会溜走丢失或淤泥在随机电子邮件线程和直接邮件中。

你知道工作可以更有效率地进行。尤其是现在你的一些团队成员还在坚持必威体育是哪个国家在美国,你渴望找到一种方法,让混乱的工作变得井然有序。

哈利路亚大合唱,因为这是在线协作工具的切入点。

你真的需要另一种工具吗?

可以将在线协作工具看作是您团队所有工作的数字家园。您可以管理和跟踪项目和任务,在一个地方进行沟通,并简化所有流程。

但是,如果你或你的团队正在实现实施另一个软件的想法,我们不能责怪你。工具疲劳是真实的,有69%的员工他们每年浪费32天的时间浏览所有的办公应用程序。

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技术本身不会解决您的团队的问题。关键是选择一个符合需要的工具,然后故意将其翻出来。当您注意到选择和实施正确的解决方案时,您和您的团队就会遇到以下好处:

  • 集中通信:从状态更新到问题,一切都可以放在一个地方,而不是分散在无尽的电子邮件、即时消息、会议摘要和其他文档中。
  • 提高透明度:由于对话和项目工作集中,您的整个团队可以立即获取所需的信息。
  • 更大的问责制:协作工具通常包括任务分配,截止日期,甚至通知即将到期的截止日期,促进了更大的问责感。
  • 简单的访问:现在,一个混合工作模型此工具已经变得更普遍,该工具允许团队成员获取他们所需要的信息和材料,无论在哪里工作 - 而无需通过电子邮件发送文件或询问办公室同事发送它们。
  • 提高生产率:必威几倍流水可以提款所有上述福利都会导致您的团队的产出和效率更大。什么时候结束50%的员工如果说过时的技术对他们的生产力有一定的影响,那么正确的工具能让他们最好地完成工作。必威几倍流水可以提款

你应该在协作工具中寻找什么?

为您的团队找到合适的应用程序或工具提供了很多优势。但是,究竟是什么构成了“正确的”工具?快速搜索Capterra for“协作软件,产生超过900个结果,所以毫无疑问,你有大量的选择在你的指尖。

准备将小麦与谷壳分开?在评估您的选择时,请查看以下内容,因此您可以降落在一个工具上,使您的团队工作更容易 - 而不是增加更多挫折感。

1.成本

当涉及到确定哪些工具可能适合您时,钱是需要考虑的重要标准。您愿意并能够在协作工具上花多少钱?

一些解决方案是免费的,而另一些则有成千上万的定价计划。有些工具的价格是按月或按年计算的,而有些工具的价格是按用户计算的。在你开始探索不同的平台之前,问问自己:

  • 有多少人将积极使用该工具?
  • 这个工具的最高每月花费是多少?

这两个问题将帮助你梳理你的选择,并在金钱方面有一个现实的把握。

2.定制

团队的工作方式不同,这意味着没有一个解决方案,这将为每个人完美无瑕。这就是为什么寻找一个可定制的工具是非常重要的 - 不仅仅是为了整个团队,而是针对个人团队成员。

例如,一个人可能更喜欢查看任务日程表视图而另一个团队成员最适合使用电子表格。或者,您可能需要为不同的团队成员设置不同的访问级别。

搜索一个高度可定制的工具,这样您的团队就可以以最适合他们的方式使用该工具。这将帮助你最大限度地利用解决方案,而不是感觉你在试图把一个方形的钉子塞进一个圆洞。

3.集成

您的目标是简化并集中团队的工作和对话。但即便如此,这可能不会是只有你使用的工具。

与你的团队联系,了解每天使用什么工具。从松弛谷歌驱动,可能有许多应用程序您不需要甚至想要消除。把那些人放在名单上。

现在,当您查看协作工具时,请查看那些与应用程序集成在你的必备品清单上。这些集成将使您的工作更加无缝,无需消除或重复您的团队严重依赖的解决方案。

4.自动化

在理想的世界中,您的团队将能够将大多数时间和精力致力于解决问题,头脑风暴的想法和超越目标。然而,无意识和平凡的任务很容易垄断他们的工作时间

好消息是一个有一个协作工具工作流动自动化可以减轻团队的重复性工作。

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无论是在有人填写表单时自动创建项目时间表,还是在完成任务时触发团队电子邮件,这些类型的操作可以消除繁忙的工作,减少出错的可能性,并保持整个团队向前发展。

5.安全

特别是在经常处理敏感信息的行业中,安全性需要在必备功能列表中高。

即使你的团队没有高度机密的细节,你仍然想要知道像你的目标,项目和未来计划不会被黑客入侵,妥协或泄露给错误的人。

确保您完成研究,阅读评论,并提出关于协作工具到位的安全措施的问题。虽然什么都没有完全防弹,但这样做的尽职调查将帮助您找到一个为您提供一些信心和安心的系统。

6.易用性

尽管事实是44%的员工说改变使他们在工作方面更加富有成效,一个人呼吸81%的人表示他们更喜欢他们的角色和责任保持不变。这可能意味着他们会呻吟或甚至推动需要学习一个新的制度来完成他们的工作。

如果你想让员工真正使用这个工具,你需要寻找一个他们容易上手的工具。每个新应用程序都有一个学习曲线,但你可以通过寻找一个尽可能直观和用户友好的应用程序来减轻这个负担。

这也值得了解工具的客户支持服务以及它们有哪些资源,以便您可以减少摩擦,并帮助您的团队完全了解如何制作您选择的大部分工具。

将您的团队的工作转变为一个熟练的中继比赛(而不是疯狂的冲刺)

一个工具本身不会彻底改变你的团队完成工作的方式——所有的基本构建块,比如信任,尊重和沟通需要先成为那里。

但是,拥有正确的技术可以增加透明度,集中化沟通,并使合作减轻压力较小。如果您正在寻找一个检查此列表中所有框的工具(并且可以随着团队的增长而增长),Trello您已覆盖。

开始你的免费试用因此,您和您的团队可以花费更少的时间跟踪信息,并更多时间就是重要的工作。


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