范围蔓延的3个常见原因,以及如何使用Trello避免它们

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与许多需求和优先级不断变化的人一起工作的项目可能会让人头晕目眩。即使你提供了一个工作范围,似乎项目不断扩大,工作永远不会结束。这是你经常听到术语“范围蠕变”的地方。

什么是范围蠕动?

工作文档的范围概括了项目的角色和职责。项目经理构建一个范围来概括项目期间所期望的一切,从必要的计划和任务到及时的估计。

那么,范围蠕变是,当您的客户或老板责任时,不包括在范围内的责任。最终,手的工作看起来与原来的范围都没有什么。

范围蠕变可以导致倦怠,不满意的客户,不匹配的优先事项等等。在重载的范围上工作意味着更多加班和延迟.总结一下:没有人想要处理的头痛。那么为什么仍然发生?

为什么范围蠕变发生?

因为工作范围通常不包括每一件小事,很多其他人可能期望的工作可能会扩展范围。项目经理需要确保范围是清除和结构保持蠕变发生。

以下是三个主要原因,范围蠕变发生了:

  1. 未定义的期望
  2. 有太多的人在做这个项目
  3. 沟通不畅

未定义的期望

项目经理负责在项目过程中定义期望。清晰定义的范围详细说明了时间估计、预期任务、目标结果,以及涉及哪些涉众。当这些定义是模糊的,客户或老板可能会假设满足了不同的需求,这意味着最终的产品可能缺少关键元素。

太多的厨师

陈词滥调,是的,但这句话是真实的 - 在厨房里的厨师太多煮沸了肉汤(或者,在这种情况下,范围)。即使你的范围清晰,详细说明,如果有太多人涉及并且层次结构尚不清楚,那么一切都变得混乱。利益攸关方可以单独联系团队成员,并在未联系项目经理的情况下分配不包括在范围内的工作。现在有人正在致力于低优先任务 - 或更糟糕的是一个不必要的。或者可能是营销团队的图形设计师和销售团队的图形设计师正在同一项目上工作,并具有相反的想法 - 也不会使比赛。参与项目的人越多,范围就越少。

项目过程中缺乏沟通

交流,沟通,交流!重要的是要知道每个团队成员正在流程中的哪个步骤中工作,完成了什么任务,哪里有障碍,以及当它们发生时对范围所做的任何更改。如果不沟通其中的任何一个,项目就会在你的掌控下分崩离析。这就扩大了范围,可能会对您的工作量造成沉重的负担。

谁负责范围蠕变?

在任何项目中,都有多个参与者和移动的部分,它们随时可能使问题复杂化,这意味着项目中的每个人——包括项目经理。团队成员可以自己添加东西,不要总是遵循时间表,接受超出范围的其他人的请求,并且不要总是沟通更改。外部利益相关者可以改变他们的优先级,或者从一开始就不明确,然后接触那些团队成员不能说不

如何使用Trello避免范围蔓延?

首先:你需要一个坚实的项目管理委员会。用这些模板找到最适合您需要的板子。然后:找到最适合你的团队的方法。你需要时间驱动的东西吗你可以看到你的整个时间表?您是否需要立即与所有利益相关者沟通?或者是必要的有些流程自动化随着项目的进展?

幸运的是,项目经理拥有无穷无尽的资源和工具列表(包括trell),它们有助于提供必要的结构,以保持严格的范围和出色的结果。

提供详细的母猪

在每个人都理解和同意的情况下,没有更换明确的,结构化的工作范围。在单词文档或电子表格中格式化范围时,快速简便,可能不是最容易阅读和理解。以可消化的格式铺设它是您最好的选择。

一旦您计划了项目,设定目标和定义了必要的资源和键人,就会在Trello中建立工作流程。您可以使用“to-do”的经典特罗尔工作流程,图表任务“执行”和“完成”,但自定义您的电路板将有助于使图像更加清晰。

你可以在一个列表中列出所有内容:

  • 一张卡片是关于如何使用板子的一般规则
  • A项目概览卡
  • 团队成员概述
  • 用于资源的卡

然后,你可以创建你的清单:

  • 待办事项
  • 进行中
  • 湮没
  • 完毕
别忘了包括低优先级的积压或“很高兴有”任务!

将团队成员分配到这些卡片上,以确定职责和期限。确保他们知道如何在完成任务或子任务时通过工作流移动卡片。

工作的范围是巨大的,而且可能会变得混乱!如果有太多的卡片在一个板上,清理他们很容易与BigPicture升高.Bigpicture将您的卡片组织成任务的形式,以甘特图格式构建了一个主要路线图。Bigpicture还提供里程碑规划,自动化,董事会排序和这么多.这是项目经理的梦想。主要好处:BigPicture给你建立的能力依赖关系链接,这意味着在另一个可以开始之前需要完成的任务将用依赖的任务映射出来。

创建一个计划

不要用填充任务和没有方向的董事会吓跑你的团队成员。确保您有截止日期每个人的任务,包括彼此依赖的任务。让事情变得更容易,董事会中的任何人都可以查看日历时间线查看更好地可视化每个任务应预算的时间。这些视图还可以更清楚地与利益相关者或项目经理传达时机。

有时,工作瓶颈。没关系!这在列表中的时间在格雷罗。此电源可以一目了然地告诉您任务在其当前列表中居住了多长时间。有一个外观,项目经理或团队成员将能够看到需要在范围内首先完成哪些任务并跟踪性能。

建立一个变更管理计划

有时范围必须改变——没关系!但是您需要跟踪并沟通这些变更,这样任何人员或日程变更都可以立即处理。

在Trello板中维护一个范围变更日志——它应该位于看板的第一列,在那里你设置了所有的资源和更新。确保每个团队成员都“注意”这张卡片。这样,任何访问Trello板的人都可以获得通知,并看到最新的更新。

过度沟通

......我提到你需要吗?交流?与许多团队成员、涉众、客户或任何其他参与项目的人一起,需要进行很多沟通。建立一个用于内部目的的私人董事会和一个面向公众的董事会有助于在项目主要部分完成时保持外部利益相关者的更新。

故障结构上电有助于将多个板卡连接在一起,并在您在内部卡中进展时自动更新。分解结构可以帮助您构建范围,评估工作和成本,并跟踪作为整体或单个部分的进度百分比。每个涉及到的团队——比如平面设计、市场营销、销售和客户服务——可能都有自己的独立董事会来跟踪较小的项目,并对概述整个项目的主板进行完成更新。这个“大型机”董事会可以对股东公开。鼓励这些涉众在重要卡片上选择“Watch”,这样他们就能在更新发生时得到通知。

分解结构与Butler,Trello的自动化,太。所有分散在多个电路板上的卡片都可以通过巴特勒自动化。您可以调度命令、触发自动化、规则,甚至更多来清理板子。例如,你可以在Butler中设置一个规则,当平面设计师在卡片上添加蓝色的“最终设计发送”标签时,将卡片移动到Done,这将在所有连接的板上更新Breakdown Structure。

轻松管理项目

无论你如何构建你的范围,重要的是要包括所有必要的任务,并且每个参与的人都清楚自己的期望和需求。无论你的项目是否需要财务、工程、设计,甚至是意见方面的投入,Trello中都有无数的升级道具和内置功能。建立这种结构将为你和你的项目的成功奠定基础。


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