如何为您的团队会议提供状态更新betway995

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这是下午3点。咖啡因正在从你下午的咖啡中踢进,但是当你把自己拖入你的团队的每周会议时,你就无法动摇恐惧的感觉。你知道它会永远携带,同时达成一无所获。你想知道,“它必须这样做吗?”

不,我的朋友,它没有。会议最近得到了坏的名声。像“所有会议都是糟糕的”这样笼统的声明,与那些承诺“有史以来最好的饮食”的小报标题有着相同的目的,同时又拒绝承认任何饮食都是一种时尚。它们的共同点是,这两种方法本身并不坏:问题在于执行。

在格雷罗运行分布式团队,我理解,团队会议对于确保我们同步和执行项目是至关重要的。betway995到正确的结构一直是旅程,我在这里教你所有的秘密:

第1步:掉落沉降

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蜱虫,超越。蜱虫,超越。你又来了,盯着钟。如果你想避免一场看不到尽头的会议的灾难,确保每个会议都有一个结构。

这似乎很明显,但最近的一项研究表明,令人惊讶的是,超过63%的会议有没有计划的议程。这是一个巨大的没有!当人们走进一个会议时,他们需要知道有一个开始,中间和结束。它没有开放结束,每个人都了解在规定的时间内需要完成的事情。

在我的团队里,我们在Trello板上有一份指定的名单,名为"待讨论"在每次会议上,我们通过卡片列表和把他们移到适当的位置,是否这是一个“进步”列表,或“下一个”对于我们以后想做的项目,或者只是存档卡如果项目进行了讨论,也没有进一步的行动项目。

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有时这个会议持续十分钟,有时持续整整一个小时。两种方法都可以。我们为这一目标留出了时间,如果我们能早点完成,每个人都会很高兴有额外的时间回到他们正在做的事情上。

团队中的每个人都明白这是一种结构,并且在开会时都有准备。效率最高!

第二步:跟随(轮换的)领导者

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你在开会和......沉默。你环顾四周。没有人知道接下来要做什么,或者如何前进。每个人都在等待某人拿领先。我打电话给#fail。

听到我:每次会议必须有一个领导者。这个人的工作是保持事情沿着,并且可能是一个笑话或两个人来说是平滑的过渡(我通常引起眼球)。

没有指定的领导会导致大量的帮助责任分散,或者人们默默地等待别人带头。听起来是不是很熟悉?

我的团队开发的过程是提前在一张卡上指定会议领先。该卡被标记为“会议领导”,并拥有该人的脸。再一次,不是火箭科学。

我们旋转谁领导会议,因为让我们说实话,没有人想听同一个人一直谈话。这也让团队中的每个人都有会议的所有权。

为了避免混淆,我们让当前的会议负责人在会议结束时指定下一个会议负责人切出他们的脸在卡上。

第三步:采取一种民主而又符合达尔文主义的方法

打印

在参加会议时,我的团队已经知道议程在“讨论”专栏中(在步骤1中)。但是这些卡片是如何到达那里的呢?

规则是,团队中的任何人都可以在董事会的“讨论列表”上随时添加一张卡片。通常情况下,卡片上会有一个简短的描述,任何需要讨论的问题都可以在我们见面之前通过卡片上的评论来解决。

在这里取得了许多胜利:团队成员感到参与了,因为他们的问题得到了表达和讨论,团队取得了胜利,因为这种方法确保了只有重要的问题出现在会议上。这是真正的达尔文主义:可以在会议之外解决的问题是,只有最强的,最重要的才会被讨论。

第四步:指定一个抄写员

打印

你刚从假期回来,在你出去时发生了重要的事情。惊恐的事件!你将如何陷入困境?

事实是,即使有人生病或假期,会议必须发生。这并不意味着那些可爱的度假者(或贫困的病人)必须错过。

为了解决这个问题,我的团队提出了一个想法,即由一名抄写员(通常是会议领导)直接在卡片上做笔记。因此,如果某人不得不错过会议,他们可以知道确切发生了什么,而不必去打扰别人。

我们还让公司可以看到我们的董事会,所以任何人都可以来看看营销团队这周讨论了什么,并在卡片上作出贡献。提高公司透明度总是一件好事……我说的对吗?

额外的信用

哒哒,哒哒嘣。这是你有效的状态会议的工作流程。不再睡觉,不再翻白眼,不再浪费时间。对于额外的学分,优化这个工作流程为您自己的团队。请记住,像这样的进程永远不应该是静态的;当我们尝试不同的东西时,我们不断地改进我们的会议结构。有些人坚持,有些人不坚持。

最重要的是团队成员感到参与、支持,他们的时间得到了有效利用。在一个每个人都可以多花一点时间的时代,这对每个人来说都是双赢。

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这是一个样本格子板基于这篇文章中描述的会议流程。


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