不是实时:如何运行异步会议

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如何运行士精神会议

问:有多少次你一直坐着开会,而会议本来可以通过电子邮件的形式进行的?我猜不止一次。事实上,平均每个员工花31个小时在工作上不生产的会议每个月。当人们感觉时间被浪费时,难怪会议有这么坏的名声。

经常,会议跑得很差,这意味着人们离开房间的感觉,就像他们不需要在第一个地方。像你一样的气味可以通过电子邮件或通过电子邮件收到状态更新松弛,对吧?

当您在多个时区使用远程团队时,运行有效的会议尤为重要。工作时间之间的重叠较少,您根本没有奢侈的会议。

但是你如何确保你没有浪费人们的时间呢?

异步会议。

现在,这并不意味着你应该完全摆脱会议,这只是意味着你更能够进入厚厚的事情遇见。但如果每个人不在同一个房间或同时拨打的情况下,它是如何人类的跑步会议?

使用一些工具,您将托管最有效的会议,而无需整个团队拨入。

什么是异步会议?

异步通信是任何类型的通信,不依赖于立即响应。例如,当您发送电子邮件时会发生这种情况。在没有期望需要立即回复的情况下发送消息,随着此通信的加班可以表现出持续的异步会议。

异步会议仍然具有同步会议的相同标准,包括:

  • 选择参与者
  • 会议目标
  • 议程
  • 笔记

列表继续。

唯一的区别是,而不是打开30分钟才能立即讨论一切,而是讨论与该会议相关的正在进行的对话。

在大多数情况下,这将发生在预定的会议之前和之后。以下是我如何与我的经理进行异步会议的方法:

在会议开始前:
在我的1:1会议,我们有一个反复出现的议程项目:“本周对你强调的是什么?”如果我遇到任何阻塞者,如果在我的个人生活中发生了一些事情,那么如果有的话,如果任何事情都强调了我,我将它添加为对该议程项目的评论。我的经理和我将在该具体项目上来回通信。很多时候,此问题会在我们的预定一对一之前解决或解决。它真棒,因为它让我们更多的时间讨论议程上的其他事情。

会议结束后:
这就是下一步围绕下一步进行了大量通信的地方。例如,如果我同意调查如何使用我的教育预算,我将开始向我们的议程中添加相关的评论。我们将追溯到我们认为最适合公司和我的职业目标的异步通信。

如何运行有效的异步会议

所以,现在是时候让你的异步会议带到生活中。如果你不确定在哪里开始,这里有两件事真的需要考虑。

有合适的技术吗

你的会议票据在哪里生活?什么被认为是“值得”,什么是基于项目的对话?谈到异步会议时,这是一个伟大的工具,让您考虑添加到您的技术堆栈

  • Trello关于项目和任务的讨论和状态更新。伟大的异步状态更新。

  • SOAPBOX:共享会议议程应用程序 - 非常适合异步会议。

  • 松弛:更具体地说,线程对于正在进行的对话和一次性问题很棒。

让团队知道你有异步会议

采用的第一步是什么?让人们知道它正在发生,然后设定一些指导方针和期望。如果你不确定如何与你的团队沟通,那就谈谈这三件事。

  • 让他们知道为什么你想运行异步会议
  • 建立什么类型的沟通将在哪种工具中居住
  • 对反馈和更新的预期(即每天至少检查一次)
  • 设置日期,何时何时审查您将来如何改进

以下是这条消息在团队听起来的感觉:

嘿队!

我知道,在我们所有时区和可用性方面的调度会议可能是非常强硬的。所以,我想尝试运行一些异步会议,看看它是否会为我们工作。对于沟通前进,这是事物将生活的地方:

  • 任何项目更新都应该生活在我们的Trello项目委员会上创建的任务中
  • 大多数会议将在临时讲台上进行,请在现有项目中添加任何项目或上下文。我把一对一会议和团队会议当作同步会议。betway995
  • Slack将继续成为我们的快速沟通。让我们利用那里的线程!

请努力每天至少检查一次这些应用程序,并在提出时回复任何问题或评论。

一个星期和一个月后,我们将审查我们对此的感受,评估和迭代我们的感受。

谢谢!

异步会议的好处

除了最大限度地减少在不必要的会议中花费的时间,异步会议的优势很多。让我们走一些:

养成记录会议票据的习惯

没有什么比进入会议更令人沮丧,并且你最后一次见到你的同样的谈话是因为没有被记录任何东西。当您异步遇到时,您正在记录您的会议备注,因为您的票据是您已经在整个星期内都有关于每个议程项目的前后对话。

会议说明提供与历史记录,决策和所有上下文提供的与会者,以确保在您见面时,您正在有效地使用每个人的时间。这意味着您花费更少的时间审查过去的讨论以及更多时间将项目作为一支球队。

给出内向的声音

一种DecisionWise基准研究发现,当员工不会说话时,它可能导致不生产的习惯,减少性能和营业额,以及缺席的可能性更高。因此,重要的是,您对团队中的每个人都可以轻松促进对话。

无论您是否与异步相遇,您应该有一个虚拟的地方,如a会议议程应用程序个人可以添加自己的评论或议程项目,而不必在会议上发言。这允许您的团队中的个人参与到对话中来。

时区收缩减少了

您位于加拿大多伦多。与此同时,您的经理位于澳大利亚布里斯班。您重叠的唯一时间是4-5 PM EST。一周内只有5个小时的重叠。对于大多数情况来说,这是通过您的团队会议,一对一,项目启动,回顾,回顾以及出现的所有其他可能会议的足够的时betway995间。

远程工作的斗争

事实上,据缓冲区的2020年遥控器必威体育是哪个国家,10%的受访者表示,他们最大的与遥控作品的斗争在不同的时代比队友不同。必威体育是哪个国家时区可以充当通信和协作的限制。实际上,他们真的不必。

异步会议为分布式团队提供必要讨论所需的必要讨论,不必受时区的限制。

异步会议的缺陷

虽然举办异步会议有很多理由,但也不全是阳光、彩虹和闪光。让我们来谈谈这类会议的一些缺陷,以及如何迎头解决它们。

员工之间的面对时间

缓冲区的2020年遥控器必威体育是哪个国家还发现,最大的远程斗争受访者面临(20%)是孤独的。当您远程时,会议可以充当许多员工渴望的“面对面”,这可以帮助解决孤独(某种程度上)。

虽然异步会议拿走“面对面”的选择,但重要的是你将你的团队装备了他们所需的知识,他们需要以自己的方式解决寂寞。Dana Doswell,A远程领导者股票最适合她的团队:

“是的,这实际上是我对第一个月挣扎的最重要的事情。我的建议是找到你可以在上班后社交的多个人。这一天很容易留在你家里。创造早上的例行,每周对自己说,我将在周三或周四下班后的社会计划 - 无论你最适合你。“

当每个人都在船上时它只有效

图片:您正在向异步会议添加议程项目和注释。几天地走了,你没有回应。事实证明,您在使用此会议上的个人,从不登录您正在使用的工具。你不再拥有一个异步会议,而是只需将注释添加到一个工具中为您自己看。

任何人都有迷因

无论是你使用的工具还是会议形式本身,你都需要确保每个人都认同这种交流方式。我们将在下面讨论如何克服这个问题!

当会议富有成效时,他们实际上是一种乐趣!

是时候在不生产会议中花费更少的时间,更多的时间让事情变得更多。当你在诸如会议的会议上建立伟大的习惯,最大限度地减少障碍,并允许团队中的每个人以最舒适的方式贡献 - 您真正有效的会议。

异步会议只是帮助您更快地获得的一步。


好坏,我们很乐意听到你的想法。在推特上找到我们(@trello)!

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