Trelloのカスタムフィールドと巴特勒で自動化を強化する5つの秘訣

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ボードの自動化

Trelloボードにカスタムフィールドを追加すると,自動的にワークフローが加速します。しかし,カスタムフィールドの情報に基づいてボードでのプロセスを自動化できるとしたらどうでしょうか。

素晴らしいですね。さらに最も重要な点は,それが本当に可能なことです!

Trelloの自動化の原動力である巴特勒と連携して,カスタムフィールドを利用するさまざまなワークフローの詳細をご紹介します。

カスタムフィールドとは何ですか吗?

とてもいい質問です。

カスタムフィールドとは,追加の入力ボックスを提供するTrello升高です。これにより,Trelloカードに構成やコンテキストをさらに追加できます。

数例を上げると,一般的に,連絡先情報,ステータスのアップデート,期限などを追加するために使用されます。カスタムフィールドをドロップ ダウン オプション、テキスト フィールド、チェック ボックス、カレンダー日付としてフォーマットできます。

カスタムフィールドを有効化すると,カードの裏面は次のように表示されます。

カードの裏面

カードの表面は,次のように表示されます。

カードの表面

この追加コンテキストは,多くの場合,カードに関する重要な情報の概要を視覚的に素早く確認するために非常に役立ちます。しかし,この情報に基づいてボードでのプロセスを完全に自動化できるとしたらどうでしょうか吗?

方法は次のとおりです:

巴特勒でプライベートなカスタムフィールドを簡単に設定

巴特勒はTrelloに組み込まれたワークフロー自動化ツールで,平易な英語で”ルール”を設定し,アクションを自動化できます。

たとえば”カードで期限が完了としてマークされたら,そのカードを”完了“リストに移動する”という巴特勒のルールを設定できます。

巴特勒ルール

また,巴特勒でカードやボードの”ボタン”も設定できます。基本的に,実行するにはボタンをクリックする必要があるというルールです。

巴特勒ボタン

巴特勒を使用するとTrelloボードのフローの手作業での維持を改善できます。

✅巴特勒の基本についての詳細は,こちらの投的稿をご確認ください。

カスタムフィールドを巴特勒ワークフローに追加すると,ボードはさらに強力になります。

実施されている例をいくつかご紹介します。

アジャイルワークフロー

Trelloをアジャイルワークフローで使用している場合,以下の項目にカスタムフィールドを設定できます。

  • 優先度:ドロップダウンリスト
  • ポイント:数値
  • QA検査:チェックボックス
  • 予測日数: 数値
  • 開始日: 日付

次のように表示されます。

フィールド設定

その後,開始日に設定した内容に基づいて,カードの期限を自動的にアップデートする巴特勒ルールを設定できます。

期限のルール

上記の例では,カスタムフィールドの”開始日”に期限が設定される度に,巴特勒ルールによってカードの期限が”開始日”の1週間後に自動的に設定されます。

チェックボックスの自動化

誰かが”QA合格”チェックボックスにチェックを入れると,カードが自動的に“本番準備”リストに移動され,サーバーチームのメンバーはタグ付けされます。

チェックボックス

カスタムフィールドのチェックボックスをクリックすると,複数のアクションがトリガーされます。

別のオプションとして,巴特勒ボタンを作成するか,カスタムフィールドでポイントの値を増やします。

ここで,プロジェクトがシンプルなアイデアから,より複雑な実践に移行したとしましょう。”“プロジェクト拡張という名前の巴特勒ボタンを追加できます。ボタンをクリックするとカスタムフィールドのポイントの値が増加するように設定します。

承認者の追加と期限の先送り

あなたがTrelloでエディトリアルカレンダーワークフローを実行しているとします。次のようなカスタムフィールドを設定できます。

  • 作成者:テキストフィールド
  • 編集者:テキストフィールド
  • 編集者の承認:チェックボックス
  • 下書き期限:日付

次のように表示されます。

フィールド概要

たとえば”新着ピッチ”と呼ばれるEdCalボードのリストを所持しているとします。ユーザーが新しい投稿のアイデアを記載したカードを追加するよう設計されたものです。“新”新しいカードが着“リストで作成される度に,編集者が自動的に交代リストから追加される”という巴特勒ルールを設定できます。

交代編集者のリストを,リストのタイトルカードのメンバーとして設定できます。巴特勒でリストを設定すると,次のように表示されます。

交代リスト

巴特勒によって,カードのメンバーから編集者が次のように選択されます。

編集者のカード

また”進行中“というタイトルの巴特勒ボタンも追加できます。

筆者が下書き作業を始める準備ができたら,筆者(または編集者)は”進行中“ボタンを押し,“下書き期限”フィールドにちょうど2週間後(またはご自分の選択した期間)の日付を自動的に設定できます。これにより,筆者は下書き作業に十分な時間を得られますが,依然として締め切り前に脱稿する必要があります。

カスタムフィールドデータによるカードの並び替え

カスタムフィールドデータに基づいてカードを並び替えることもできます。たとえば,すべてのカードに“担”当というカスタムフィールドがあるとします。そのカスタムフィールドには担当者名が入力され,プロジェクトのオーナーであることを示しています。

“毎週月曜日の午前9時に,カスタムフィールドの内容に基づいてリストを並べ替える”というような巴特勒ルールを設定できます。この方法により”,担当“フィールドの値が空のルールは上部に表示されます。こうして,現在,誰も作業を行っていないカードを確認します。

ドロップダウンメニューに基づいてコマンドを自動化

カスタムフィールドのドロップダウンメニューオプションも活用できます。

あなたが営業チームの一員であるとします。サポートチームのメンバーが“新”着リストに,顧客が製品またはサービスのデモをリクエストしているというカードを作成します。サポートチームのメンバーは営業チーム機能のドロップダウンメニューから”デモリクエスト”を選択できます。

ドロップダウン

あなたは巴特勒ルールを設定し,ドロップダウンメニューから”デモリクエスト”が選択される度に,営業チームのメンバーがカードに割り当てられ,次のようなコメントが自動入力されるようにできます。

“@担当メンバー]さん,このお客様がデモをリクエストしています!」

デモを用意する設定に関するすべての必要なステップと要件を示したカードに,チェックリストを自動的に追加するように設定することも可能です。

Trelloボードの強化をロボットにおまかせ

自動化を活かしてボード全体の小さいタスクを分散すると,Trelloワークフローがより速く,より強力になり得ます。これらの例からアイデアを得て,ぜひ巴特勒とカスタムフィールドの使い方を次の段階に進めてください。

Trelloでのワークフローは,必ずしも手作業の整理が必要ではないことを覚えておいてください。今度は,忙しい作業をロボットに任せてみましょう!


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