テレワークで直面する6つの主な課題を解決する方法

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テレワークの課題の克服

プロフェッショナルがたくさん集まっている部屋で,テレワークをしたことがあるか,または何らかの形で在宅勤務の契約をしたことがあるかを尋ねてみましょう。

テレワークは,個人的かつ専門的成長のためのすばらしい機会を与えてくれます。けれども,通常の会社勤務とは異なる環境でチームのメンバーとして働くこととキャリアを構築することには,独特な課題もあります。そこで,分散型の作業の利点と課題についてお話したいと思います。

“テレワークの活用“は企業価値を高めます。そのため,私たちは,テレワークによって生じ得るさまざまな経験や感情を実際に体験し,受け入れ,サポートしています。Trelloでのテレワークについての率直な意見でのグループ討論のおかげで,私たちのチームはテレワークを機能させるためのメリットとデメリットについて価値のあるインサイトを構築することができました。

社交的な性格から閉鎖的な性格に

テレワークでの人との交流の問題

まず,在宅勤務に移行し,一人での作業を始めると,静かさを感じ,寂しく感じることもあるでしょう。もともと外交的な人の場合,同僚の代わりに猫に話しかけるだけでは,十分な満足感は得られないかもしれません。

少し考えてみてください。休憩所で同僚とたまたま一緒になることが,職場における社交的な交流としてどれほどの役割を果たしているでしょうか。リモートの場合,物理的に交流する休憩所はないので,いつ,どのように,なぜ他人とコミュニケーションをとるのかをより意識する必要があります。つまり,テレワークかオンサイト勤務かに関係なく,職場での社会的交流についてより意識することは,より多くの満足感をもたらすのです。

最初のステップは,仕事用のコミュニケーションツールは仕事にのみ使うべきだという認識を変えることです。テクノロジーがテレワークを可能にしています。そして,どのようなタイプであれチームワークを育成するための最適な環境作りにテクノロジーが使われるべきなのです。複数の研究で職場での世間話が,意思決定能力,仕事に対する満足感、心理的安全性を向上させ,素晴らしい最高のアイデアを共有するのに役立つという結果が出ています。

たとえば,チャットツールに,趣味,世界のイベント,旅行,子ども,料理,その他何でもいいので,スレッドを立ててみましょう。勤務時間にお気に入りのジュースや最高の夏休みの思い出についてチャットするのに罪悪感を覚えないでください。心地よくチャットする良い方法は,自分が買いたいもの,行きたい場所,お昼に食べたいものについて,おすすめを同僚から引き出すことです。大好きなことについて話し合うのはハードルが低いはずです。

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1分間の対面の交流で10000年最大もの非言語シグナルを交換できるので,ビデオチャットツールは他の人たちとの関係構築に欠かせません。ビデオ越しのチームワークを築くためのアクティビティがテレワークでの大きな力になります。たとえば,オフィスの様子を共有したり,自分の猫を同僚の猫に紹介して猫同士の友情が芽生えてくところを観察したりすることなどです。

ビデオチャットは時間を決める必要はありません。Trelloチームメンバーは金曜日の午後にビデオ越しにただ一緒に仕事をして,話をしたり(しなかったり)をタイミングがいいと感じたときに頻繁に行っています。

通勤時間がなくなってできた時間を,仕事のチーム以外であっても,たとえばグループフィットネスクラス,専門家を交えた地元のコミュニティグループ,友達とのリラックスできる会話などに使うことができます。毎週の決まったイベントを計画したり,ただ単に週に何度か他の人たちと外出するという個人的なルールを決めたりしましょう。意識的に他の人たちと交流することで,個人的かつ社会的に心地よいレベルの最適なアクティビティと会話を楽しむことができます。

汚れたお皿,Netflix,カラス

テレワークにおける生産性の問題

在宅勤務ということは,会議と会議の間に(ポジティブな気分で)洗濯機を回すこともできますが,会議と会議の間に(ネガティブな気分で)洗濯機を回すことにもなり得ます。仕事と家庭の複数の作業を同時にできるという在宅勤務のメリットは,締め切りが迫っている,気の乗らないレポートを先延ばしにするという落とし穴にもなってしまうのです。

社会的交流と同じように,意識して仕事と家庭の間に線を引くのは大切です。私たちは,ドアを閉めて,ヘッドフォンをつけて,集中できる専用の場所を仕事場として用意することを強く進めています。

一歩先を行く在宅勤務にしたければ,ワークスペースを生産性向上のためにカスタマイズする方法はたくさんあります。アロマキャンドルを置いたり,ネオングリーンのパンチの利いた壁にするのを禁じる会社の規則はありません。

コンテキストスイッチは,同じ場所で働く従業員にとってもテレワークの従業員にとっても落とし穴となります。中断のあとに集中し直すには最大で25分かかると言われているので,立ち上がって郵便物をチェックしに行きたいと思ったときは毎回“計画していなかった25分の休憩をする余裕があるか?”と自問自答しましょう。

頭がぼんやりしてしまう日は,タスクに戻るために集中力を高める練習をいくつか実践してみましょう。常に家族や同僚に邪魔される場合は,一定時間を取り分け,その時間は邪魔してほしくないことや,ミーティングに参加したくないことを伝えましょう。

テレワークは,あなたの人生に関わるすべての人たち(子供を含む)にとって”調整“が必要になります。けれども,あなたの仕事のスケジュールと生産性へのニーズが一致している(かつ筋が通っている)場合,彼らは受け入れ,応えてくれるでしょう。

ベッドに仕事を持ち込む

逆に,プライベートな事で仕事が妨げられる要因として,在宅勤務の場合,家族や友達と過ごすために,仕事をしない時間をきちんと分けていないことがあります。

労働時間を延ばす最大の要因はスマートフォンです。特に,チームの労働時間が延びている理由が,チームが異なるタイムゾーンに分散しているというものであれば,誰かが何かを必要としているかもしれないと,目覚めてすぐに,また寝る直前まで,チャットアプリをチェックしてしまうかもしれません。

生産性の専門家Tim Ferriss氏が先日のインタビューで,ワークライフバランスを保つには,“バランス”という言葉の本当の意味にそって動く必要があると語っていました。

私はワークライフ”バランス”ではなく,仕事と生活Tim Ferrissの”切り離し”を強く支持します。ワークライフ”バランス”のコンセプトが危険なのは,“バランス”という言葉の意味が頻繁に“融合“と間違えられてしまうからです。例えば,仕事とプライベートのタスクが同じ環境で代替えされたり,1つのアクティビティが仕事と生活の両方を提供すると考えられてしまうことがあります。
tim Ferriss

あるTrelloチームメンバーはまるで通勤するように,1日の始まりに近所を静かに歩いて仕事に集中する気分を作ることにより労働時間の境界線を引いています。1日の終わりに,反対方向に同じ場所を歩くことでルーティンが完結するのです。

共有カレンダーツールを使用して”オンライン”でいる時間を伝え,その時間を守りましょう。異なるタイムゾーンに分散している場合は,地図やチャートを使用して誰がどこに住んでいるのかをリストにし,労働時間外の同僚とのコミュニケーション方法に気をつけてください。可能だからといって,いつでも接続している必要はないのです。

誰もいない場所での惨めなネットワーキング

テレワークにおけるコミュニケーション

自分の業界の物理的拠点の外に住む選択をすると,より手ごろな生活費や家族の近くにいられる自由を得ることができます。けれども,自分のキャリアについて考えると神経をすり減らすことにもなります。結局のところ,同じ業界のイベントや仲間との飲み会に参加できなくなります。

テレワークは,自分の住む場所を犠牲にせずに,野心的なキャリアの選択を可能にするため,その妥協点を変化させます。テクノロジーがリモートで働くことを可能にしたように,異なった同等の価値があるネットワーキングの機会をテクノロジーが作り出しているのです。バーチャルネットワーキングは,難しくありません。実際のところ,住む場所に関わらずに人々が見つけられる魅力的なオンラインブランドを持つのは,最も効率の良い方法です。

Twitter,チャットやつながりがある人の最新のブログ記事にコメントするなどのインタラクティブな活動は,全てネットワークづくりの努力としてカウントできます。メールやビデオ会議などのチャンネルを使用して,同業者が交流している,業界の人たちに有意義な価値をもたらすオンライングループやコミュニティを見つけましょう。

この記事で知ったバーチャルネットワーキングのヒントに従いましょう。次に全員が同じカンファレンスに出席する時には,古くからの友人のように感じられるでしょう。

クッキーとソファが常にあるということ

どこで仕事をしているかに関わらず,栄養のある食事や十分な睡眠を取り,運動をすることは良い習慣です。そして,リモートで働くことは,セルフケアを充実させる良い機会でもあります。けれども,寝室からホームオフィスまでしか歩かないことや,ピザの宅配を短縮ダイヤルに登録し,頼んだピザは誰ともシェアしないことなどを考えると,怠けてしまう危険もあります。

あなたの生産性は何を食べるかで決まるといっても過言ではありません。そしてテレワークをするということは,魅力的な食事と飲み物をきちんと確保しておく責任は,経験豊富で有能な上司には任せられず,あなた自身にかかっているということです。あなたの冷蔵庫に入っているのがケチャップとマニキュア液だけでは,朝のチームミーティングを有意義なものにするために貢献するのは難しくなります。

食料棚を補充する責任は少し重くなりますが,望むときにいつでも,キッチンをフル活用しておいしいおやつや食事を作ることができるのは,仕事の生産性を上げることに繋がります。

職場でリモートランチクラブを作って,それぞれが新しい食材にチャレンジしてみるのも良いでしょう。会社に出勤するときと同じように,まとめて料理し,前日の夜にランチの準備をしておきましょう。適切な昼休憩を取って外食することもできます。重要なのは,食事の時間をきちんと取って,自分の仕事と能力を十分に引き出せるようにすることです。

運動と体を動かすことについても同じです。通勤せずに毎日のルーチンをこなすには一段と努力が求められるかもしれませんが,近所を散歩する時間が増えるのも事実です。カレンダーに継続的なリマインダーを設定するか,運動の目標をチェックしてくれるリモート仲間を見つけて,休憩と画面から離れる口実を作ってください。

会社に貢献していないと感じる

テレワークでの不安感

テレワークの課題の最後は,精神的に乗り越えるのが最も難しい問題です。FOMOは,英語の“害怕失去”の頭文字をとったもので,“取り残されることへの恐怖”という意味があります。テレワークに付きもののFOMAは,深刻な影響を与えうる感情で,チームとのやり取りすべての価値を低下させてしまう恐れがあります。

特に,チームメンバーがテレワークとオンサイト勤務に分かれているときは,包括的な実践モデルにより注意が必要となります。それぞれがタスク,アイデア,会議の日程,休暇カレンダー,質問などをリアルタイムで更新できるTrelloのような共有コラボレーションツールを使用すれば,もう勝ったも同然です。

誰かを除外してしまう情報の広め方は避けなくてはいけません。たとえば,私たちは会議の議題を事前にTrelloで共有し,進行とメモを議題カードに記録しています。こうすることで,参加できなかった人が,後からその情報を得ることができます。

チームをテレワークへと導くためには,情報と会話を全員に公開し,アクションと計画を文書化する企業文化も必要になります。これがチームメンバー全員の非同期化を可能にします。Trelloのチームメンバー全員のつながりを維持するために,特別な本部からのリモートのルールがあります。これらが機能するのは,私たちが100%ルールに同意しているからです。

個人のレベルでは,机に向かっている時間よりも結果を出すことに集中することが重要です。最初にチームで目標と目的を一致させ,ビデオ会議で共同作業と進捗のチェックを一緒に行うことは,仕事を完了するためのさらに包括的なプロセスに貢献します。あらゆるものを共有する習慣を身につけましょう,進行中の仕事についてもです。そして,どれほどチームとつながっていると感じられるかを知って驚くでしょう。

ただFOMOの感情をぬぐい切れないときはどうすればいいでしょうか。これについてあなたの同僚と話してみましょう。テレワークは、新しいテクノロジーと最適な働き方に関する理論に影響を受け、常に進化を続けています。分散型および非同期 (異なる勤務時間帯) 型のチームワークの限界を探求する際、あるプロセスは成功し、あるプロセスは失敗して見直す必要が生じるでしょう。

テレワークをスキルそのものとして発達させ完成させてください。きっと10倍の満足感となって戻ってくるでしょう。

次の記事:テレワーク導入済み企業から学ぶ在宅勤務を成功させる方法


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