用简单的“五法则”更好地管理你的团队

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Trello形象

当经理要求汇报项目进展情况或提供一份进度报告时,你的本能反应可能是一口气说出一长串你正在做的非常重要、非常令人兴奋的事情。

让我们面对现实吧。虽然这些任务不一定是完全虚构的,它们也很可能不是你真正花时间在做什么的准确代表。想要证明你的工作为公司带来了价值是很自然的事。但是问任何经理他们会告诉你,比起你的待办事项清单上的20个一次性任务,他们真正想要的是衡量最重要的任务。

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作为迈克尔·普赖尔他说:“你不需要向我证明你很忙。我知道你很忙。”

争论的焦点是一个经典的质量胜于数量的观点:如果你在做一百万个任务,你真的能有效地完成其中的一个吗?

作为一名经理,当你要求更新的时候,不要从你的团队那里收到一大堆任务,学习如何使用“5法则”来限制每个员工的更新,使他们更有效率和专注。

经理的困境

Joel Spolsky他在自己的软件公司负责管理一个团队故障(原Fog Creek)。他能够看到分配给每个人的所有不同项目,但他无法知道哪些项目在任何给定的时间正在积极地进行。

乔尔解释说:“一个包含1000个独立任务的长列表,每个人都要完成其中的25个任务,加起来并不能真正了解每个人在做什么。”

另一个困境是知道员工优先考虑的事项是否与他们的经理Joel认为他们应该优先考虑的事项一致。他表示:“我认为,很多时候,人们都在处理一长串小事情,也不知道公司的优先事项是什么。”

当他深入研究时,他发现他的员工混淆了短期和长期目标,而且是紧急的优先级只做表面文章,却从来没有真正解释过他们在做什么。这些任务大多数不是直接在最前列,也没有反映正在进行的工作。

用五法则获得清晰

那时候,乔尔已经在管理格林奇了课件与此同时,他意识到自己需要快速了解公司里发生了什么,人们在做什么。

从概念上讲,这变成了“五法则”理念——因为他意识到自己真正想从团队那里听到的是5件事:

他们目前正在做的两个任务。

他们计划接下来做的两个任务。

❌人们可能期望他们去做,但他们实际上并没有打算去做。

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这样一来,他每人只有5件物品可以检查。作为一名管理者,他试图对正在发生的事情有一个清晰的视角,他认为这样的过程可以帮助他的员工优先考虑他们的工作,并真正完成一些事情。

两人成伴,三人成A

大脑一次只能吸收和处理有限的信息。一个概念必威几倍流水可以提款大家一致认同的方法是,保持高效意味着留下来集中

一次只排两个优先级的任务有助于深入到给定的一天或一周的细节。

乔尔坚持认为:“他们可以在两个主要项目之间切换,但如果他们认为自己在做三件事,那么可能有一件事没有完成任何主要工作。”

确定你目前正在处理的两项任务,将经理和团队成员与你的大脑当前正在处理的任务联系起来。这样可以防止他们问你一些与你当前的注意力无关的问题。

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创建一个透明的团队路线图

列出你完成当前任务后要做的两件事是一种创建现实的方法路线图你的工作。它将帮助你和其他人评估接下来要做什么,并相应地采取行动。Trello让你能够轻松地列出两个优先级并循环团队成员。

例如,如果你是一个引子开发人员并列出下周你将开始开发一个惊人的新功能,然后营销团队知道他们可以开始计划推广材料。

假设你在大的法律团队检查合同,然后列出接下来要看的两个文件。这可以让你的律师助理很容易地准备正确的材料,让你的其他团队成员知道哪些合同已经谈过了,让你的主管可以计划哪些合同即将完成。

或者你是内容管理器映射出你的编辑日历,你的照片编辑需要知道哪些文章的图片需要修改。他们所需要做的就是检查你的优先级清单。

修剪多余的任务

通过列出一个你不打算完成的任务,但人们希望你完成的任务,你可以清楚地让你的团队知道它还没有完成。原因有很多:缺乏时间或者只是因为你意识到这不是一个正确的想法。

列出你不做这个任务的原因可以帮助人们理解为什么这个特性或文章不会很快发布。当期望与现实相遇时,每个人都会更满意。

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超越五法则的进化

“五法则”背后的理念成为乔尔和他的团队从概念上探索更好地管理团队的新方法的一种方式。

他们意识到,“五法则”只是一种方法——更大的图景涉及一种以视觉和灵活的方式查看和更新任务和优先级(开始听起来很熟悉了吗?)

Joel的团队意识到需要一个更强大、更清晰的任务管理解决方案,于是开发了一个名为Trello的小工具。这成为经理们协调职责的一种简单的方式,并帮助他们更好地了解团队中每个人的状态和每一个主动性。

这些天,Trello董事会培育无数的工作流管理风格,以及(最重要的)各种领导风格和团队的有趣背景。定制你自己的五个原则董事会应该开始更好地管理优先事项,并揭示你和你团队的工作量。

Trello模板截图

从模板创建板

编者按:这篇文章最初发表于几年前,我们在2020年10月在这篇文章中添加了一大堆新的想法和信息。


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