计划谬误:为什么我们总是超负荷工作

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<span id=The Planning Fallacy: Why We Always End Up Overloaded At Work

计划谬误工作超载问题

你低头看待办事项清单,心跳加速。为什么?你已经残酷地意识到你绝对不可能完成所有的事情。

即使你关了办公室的门,跳过欢乐时光,通宵工作,打开你最鼓舞人心的工作播放列表,也会有这样的效果必威几倍流水可以提款仍然在你讨厌的清单上留下未完成的任务。

简单地说,你已经过度承诺了——这意味着你发现自己已经过度扩张和完全不知所措了。

现在怎么办呢?除了埋头苦干,默默抱怨荒唐的工作量,你还能做些什么呢?

虽然没有什么神奇的公式能让你的待办事项清单上的一半瞬间消失(你希望如此,对吧?),但你可以做一些事情,让你顺利度过那些棘手的情况,并保持头脑清醒。

为什么我们要这样对待自己?

在您开始着手解决问题之前,您必须首先理解它。

我知道,我知道——你已经筋疲力尽了,没有时间去上详细的心理学课,告诉你是什么驱使你对每件事都说“是”。不过,还是花一分钟来讲讲科学吧。

规划谬误的陷阱

首先,我们发现自己处于不现实的工作量中,因为一种叫做计划谬误(有时也被称为乐观偏见)。

简单地说,我们不太了解事情需要花多长时间。我们都把自己想象成生产力超级英雄,因此严重低估必威几倍流水可以提款了完成一个项目需要的时间。

很多研究都支持这一事实。研究人员想要了解行动中的计划谬误,所以,他们做了一个实验通过让学生估计他们什么时候能完成一个学术项目。基本上,学生们被要求分配50%,75%和99%的置信区间,当他们认为他们可以完成任务的时候。

当学生们说他们有99%的把握他们会完成这个项目的时候?实际上,只有45%的人做过。

在一个涉及学生的独立研究研究人员发现,平均而言,学生在给出自己对完成时间的估计时过于乐观了30天。

那太离谱了。如果你继续一次又一次地错误估计你的时间呢?好吧,你已经知道会发生什么了:你剩下的事情太多,而时间太少。

说“是”的心理学

规划谬误的心理学

撇开我们糟糕的时间管理技巧不谈,还有一个我们把盘子堆得满满的原因:对别人说“好”的感觉很好。

“说‘是’的大部分意思就是对另一个人说‘是’。”解释了加州大学洛杉矶分校精神病学和生物行为科学教授Robert Bilder博士说:“当你承认自己在接受别人发起的计划时,你就在加强或建立与他们的联系。”

加入一个团体会启动神经回路(实际上和我们坠入爱河时的回路是一样的!),从而导致催产素水平激增。这些增加的水平会让你感觉很棒,所以你会更有可能一遍又一遍地重复这些行为。毕竟,这比你的大脑对负面刺激的反应比如听到“不”这个词。

你要去哪里?

现在你知道你的超负荷工作是因为你的大脑捉弄了你,接下来会发生什么?你不能时光倒流,说“不”而不是“是”。那么,你如何才能现实地处理那一大堆你知道自己无法完成的任务呢?

1.把糠和麦分开。

重要的事情先做,你需要把注意力集中在真正紧急的事情上。在你的待办事项清单上,哪些是今天真正需要完成的,哪些是截止日期不那么严格的事情?

拿个荧光笔,准备对你的清单做一些重大的破坏。只强调(是的,只有你必须在一天结束前完成的事情。这样你就可以把注意力转移到你最需要做的事情上优先级列表

是的,如果你终于抽出时间来清理你的收件箱,或者及时回复营销部门的Susan刚发出的生日邀请,那就太好了。但现在,你处于危机管理模式。任何东西可以绝对要等到明天应该(对不起,苏珊)。

这一步不仅能让你更清楚地知道自己应该把精力和注意力集中在哪里,还能消除毁掉自己工作效率的风险。必威几倍流水可以提款

我们的大脑有合并的倾向真实的,生产性的工作还有那些琐碎的,不需要动脑筋的任务。

现在完全把这些事情从你的脑海中赶出去(从你的待办事项清单中),当你应该在两个小时内完成报告的时候,你就不会被诱惑在你的收件箱中用颜色标记。

2.把你能做的委派给别人。

如何分配和管理你的工作量

现在只剩下一个简化的任务列表。这样做是有帮助的,但是你很快就会意识到仍然有太多时间紧迫的任务在折磨着你——这仍然是不可行的。

在这一点上,看看你可以委托给别人什么。你是否有一个直接的下属可以帮你免去其中一项任务?如果你不是管理人员,或许你可以试着对某位同事表示同情(并保证一旦他们需要,你会予以回报)。

授权时,只要确保传递任何重要的背景信息、笔记或要求,以确保工作按照预期的方式完成。

如果你是独立工作,或者你的办公室里没有任何人愿意同情你,不要把自己排除在授权之外。你是否考虑过使用自动化作为委托的一种形式?

自动化通常最适合那些占用你大量时间的重复性任务(比如自动在谷歌Drive中存储文件和电子邮件附件或安排社交媒体帖子)。

虽然你需要投入一些时间设置好从长远来看,自动化可以为你节省大量急需的时间。百分之七十五营销人员的,例如,说明节省时间是最大的好处的自动化。

3.推迟最后期限。

制定更现实的截止日期

你奉承?我知道,这正是你想要避免的。但是,当你已经削减了你的任务清单和所有其他选择,是时候面对音乐,你将不得不延长一些结束日期,让一些人失望。

推迟截止日期的关键是尽早完成。在任务到期之前请求延期比在最初应该提交的几小时(甚至几天)后请求延期要专业得多。

请放心,一定有一种礼貌而专业的方式来解决这个问题。这只会让你忍气吞声,承认你做的远远超出了你的能力范围。

这是一个示例消息,所以你可以看到结果是什么样的:

嗨,吉米,

我想跟你联系一下,让你知道我现在很忙。我正在努力赶上进度。但是,不幸的是,我不能像之前讨论的那样在周末之前为你完成那个客户的纲要。

我希望我们能把截止日期往后推一点,因为我总是宁愿晚点交高质量的工作,也不愿按时交劣质的工作。下周三可以提交给你吗?

如果调整后的时间线对你有效,请告诉我。

谢谢,

亚历克斯

在起草你自己的类似邮件时,有两件重要的事情要记住。首先,也最重要的是,要克制再三道歉的冲动。你可能会因为承认失败而感到尴尬。但是,不断地打击自己只会让你更加内疚,最终不会给你带来任何好处。直截了当,简明扼要——跳过奥斯卡级的道歉演讲。

其次,这是非常重要的,确保你建议的是一个调整后的最后期限,你实际上可以满足(如果必须要保守一点!)把最后期限推迟一次是一回事。需要一遍又一遍地做,只会让人觉得你不知道如何管理自己的工作量。

向前看:不要再犯同样的错误

把你的盘子装满的自然倾向是很难克服的。一旦你度过了这段不堪重负的时期,采取一些措施确保你的工作量保持在一个更可行的水平(至少大部分时间),然后继续前进。

对于刚开始工作的人来说,开始记录你的时间是一个明智的做法,这样可以更实际地处理具体项目和任务需要你花多长时间。这将克服你的乐观偏见,保持你对自己生产力的期望。必威几倍流水可以提款

如果你发现自己的日程经常被各种社交活动填满,考虑一下使用这个日历hack这涉及到在日历中创建一个“可选”类别。非强制性的活动——无论是社交聚会还是你想参加的教育性研讨会——都应该被归入这一类。

所以,当你感觉精力分散的时候,只需点击一下按钮,你就可以整理好你的日程表,只剩下你绝对需要做的事情要做的事情。当你几乎不能保持理智的时候,这是一种快速简化你的任务的有效方法。

生活变得忙碌,我们都会时不时地成为过度承诺的牺牲品。遵循这些步骤,你就能在尽可能少的哭泣和发脾气的情况下,到达长长的待办事项清单的另一边。

下一个:为多任务处理辩护:如何以正确的方式做


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