如何成为Trello的项目管理主人

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3 .用于项目管理的升级道具

作为一个项目经理,你要身兼数职,同时要处理很多问题。你可以把自己当成现代小丑。但有时你的责任的深度和重量并不是什么值得笑的东西。从a到Z构建一个项目需要你:

  • 管理大量的信息
  • 跟踪任务状态
  • 在每个阶段拉在正确的利益相关者中,因此瓶颈不会抑制进展

基本上,你必须确保项目以最小的停顿向前推进,同时保持脸上的微笑。

所以,如果你觉得自己拉出头发,你可以避免(并希望防止令人讨厌的头痛)。拥有强大的项目管理流程和一些强大的电源的帮助,您将能够展示不会被忽视的节目。

项目管理的四个阶段

在我们深入进入可以使用的过程和工具成为PM Powerhouse之前,让我们把它拿回基础知识。无论您是如何开发新产品,重新设计您的公司网站,或为您的团队规划年度异地,您的项目都将通过它四个阶段:规划,建立,实现和关闭。以下是每阶段涉及的工作概述。

1.计划

规划阶段正是您认为的 - 您将映射到项目的步骤。在此阶段,您的关键活动将包括进行研究,以确定项目的目标和要求,确定利益相关者,定义项目目标,确定范围和资源以及映射主要任务。这是最重要的阶段之一,因为您需要将该项目的许多期望和要求组合成一个连贯的计划。

2.建立

现在您已经有了蓝图,是时候开始构建项目了。在开始之前,您需要组织您的团队,并在时间表、预算、资源、期望和需求上给他们明确的方向。顺利启动任何项目的一个好方法是召开启动会议,以便解释项目计划、审查过程,并回答来自团队的任何问题。

3.实现

实施阶段是魔法发生的地方。这是行动阶段 - 当工作实际完成时。这是您的项目计划在所有气缸上射击时。这对您是项目经理至关重要的是,监控任务,时间表和预算,报告进度,并与项目上所有利益相关者保持开放式沟通。

4.收缩

哈!你可以把手擦干净,今天就到此为止。但别这么快。即使收尾阶段标志着项目的结束,你仍然有一些工作要做。收尾阶段是评估项目绩效、讨论团队超出的领域以及未来可以改进的领域的时候。

最成功的项目涉及沿着路线图的各种点的各种决策。特罗尔为您和您的团队提供了清楚地查看项目的地位,进度和成功。和电源为董事会带来了新的视角,以做出正确的决定。不仅如此,它们可以帮助您跨董事会工作,从而促进交叉团队合作。

让我们将这个分阶段的项目管理方法应用到健壮的Trello工作流中:

将鸭子连续放入:规划阶段

你如何从空白板到一个强大的工作流程?这一切都以计划开头。在项目规划阶段,您将进行研究,设定目标和要求,以及范围,耗尽您的资源和主要任务。

Trello将帮助您和您的团队轻松地跟踪项目计划、任务和进展。当然,您可以使用经典的“待办事项”、“正在做”和“已完成”工作流,但它并不能为您提供一个健壮的流程或灵活性来将所有事情排列在一起。

格雷洛板始于一个一般信息列出有关发布日期,项目概述,如何使用董事会,团队成员责任,指标和kpis的规则以及公司路线图,列表。下一个列表是市场研究,其次是收件箱.收件箱适用于您,项目管理器,以轻松地将传入的请求,问题和反馈进行现场。

后续列表是项目管理工作流程的骨干:BAcklog,正在进行,阻止/暂停,准备发射,并直播.任务放在卡上,分配给该任务的团队成员被添加到卡中。随着完成任务的进度,该卡通过工作流程。

项目管理委员会

复制这个板

G按顺序进行优先事项

根据项目,您可能会在董事会上有很多牌。有时,团队成员可以很难破译哪个任务是首要任务。幸运的是,你的团队不必再做任何猜测Airfocus上电

Airfocus电源授权使您能够优先考虑您的Trello卡并构建更有效的路线图。您将能够看到您的优先级分数(您在Tresto Board上的RoadMap可视化对您的优先级别进行排列的分数,以使您的团队对齐和专注。

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随着Airfocus上电,您可以在Trello卡片封面上显示Airfocus优先级分数,以便您的团队可以一目了然地确定最重要的事情。您还将快速访问项目表,优先级图,Kanban板和Gantt路线图,因此无需在您的工具之间不断切换。当您决定下一步工作时,这将帮助您和您的团队节省您的下一个站立会议的时间。

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规划专题提示
  • 要在董事会中创建右列表询问:“我们过程的不同步骤是什么?我们想要解决什么问题?”然后根据你的答案列出清单。
  • 使用卡创建一般信息列表,向不了解项目详细信息的人提供上下文并刚刚添加到董事会中。
  • 完成任务后,将卡片安排到基于谁完成的列表中。这样,您可以轻松地指代这些卡片并在准备未来任务或项目时获取有关工作负载的相关信息。

如果您构建它,他们将来:积累阶段

现在你有你的计划和创造的格雷洛工作流程,是时候邀请你的团队参加聚会了。在此阶段,您将组装您的团队,将合适的任务分配给相应的利益相关者,并为项目创建时间表。这是审查您的Trello工作流程和与团队的规则,流程和期望的好时机,所以每个人都以如何获得工作的方式对齐。您可以通过将人们添加到董事会,将卡片分配给团队成员以及设置截止日期来获取这一点。

如何在有多个截止日期的情况下看待大局

当一个项目有多个截止日期和时间表时,你可能会感到困惑。您可以很容易地结合时间表和查看您的卡从板(和其他板!)在一个图表与Bigbicture Pocol-Up.BigPicture以任务的形式显示Trello卡片,可以很容易地在甘特图和WBS(工作分解结构)面板上进行分配。

甘特图

这个powerup动态地为您的项目提供了一个新的视角,通过显示所选数据的方式,您希望看到它。如果你的团队使用瀑布模型,他们可以选择查看工作分解结构模块中的所有计划步骤及其相关的截止日期。如果你喜欢一个甘特表能够突出依赖项,这只是一个点击。使用BigPicture,您和您的团队可以一眼评估您的项目时间表。

建立专业提示

  • 当给团队成员分配卡片时,要清楚地定义这意味着什么。该人是身份证的拥有人、遗嘱执行人还是身份证的参考资料?
    在分配卡片之前确定角色和职责将有助于防止瓶颈。

时间发货:实施阶段

这可能是您在工作完成后的任何项目的最爱部分。通过分配的适当和任务的计划,该项目正在进行中并通过您的美好工作流程。

尽管这是令人兴奋的时刻,他们也可能会有压力。作为项目经理,密切关注项目进展并监控、控制和报告该进展是很重要的。有了Trello,你可以在董事会上通过评论和直接在团队成员的卡片上向他们提供更新来保持沟通。

在此阶段,团队成员可以轻松地使用特罗罗的拖放功能来显示其任务和整体项目的进度。但那些似乎留在“正在进行”列表中的任务呢?如何确保瓶颈不会阻止您的项目进度?答案是列表上电的时间

倒计时开始了

列表上电的时间

列表中电动机的时间自动跟踪卡在当前列表中的卡多长时间。它可以让您了解哪些任务或团队成员正在变得阻止性能。此电源显示每张卡片前面的时间,因此快速亮款您可以采取速度速度,跟踪针对SLA的性能,并了解哪些任务需要移动,以便保持对您的时间表进行追踪。

列表上电时的卡片后退

列表中的时间升级非常适合回顾会议如果您想了解您在最新项目期间可以更有效地工作的。

实现专业技巧

  • 将标签添加到卡中,以便在查找特定信息时过滤您的卡。例如,将“高优先级”标签添加到您的卡中,然后通过此标签进行过滤,以便仅查看高优先级的任务。

关闭时间:关闭阶段⏰

恭喜!您发货您的项目,您的团队可以通过按时和预算进行全集幸福舞蹈。但在你们所有的吐司到你的成功之前,你仍然有一些工作。关闭阶段对于记录项目的成功和打嗝并援助未来规划至关重要。

你可以简单地将项目板上的所有卡片拖到“活动”或“完成”列表中,但这并不是一个完美的收尾过程。你会想要确保将来可以轻松地引用所有项目片段,并在需要时回顾项目的成功和失败。

您可以使用两个电源来组织下次组织项目计划和报告:

自动化和规划未来

而不是将每张卡拖到完成,而是可以使用董事会的清理巴特勒上电.使用此电源,您可以创建规则,计划命令,并创建自定义按钮,以便在格拉洛板和卡上自动执行操作。例如:当QA的joyce为卡添加绿色标签时,您可以在Butler中设置规则,以便在添加标签后立即将此卡移动到完成。

Butler Power-up功能

一旦您的项目完成,捕捉项目的成功和表现非常重要。您可以轻松创建最终的幻灯片演示文稿滑动上电.它允许您使用一键单击将您的Trello Board转换为Google幻灯片演示文稿。

Google在Trello中加电

关闭专业提示

  • 在电路板上的信息列表中,添加卡片来描述您的项目的成功。您将能够为您的项目回顾并与现实进行比较。

有组织的流程:项目经理最好的朋友

项目经理是将团队凝聚在一起的粘合剂。从计划、沟通和报告来看,你必须有条理,注重细节,这样才能确保团队朝着正确的方向前进。

在任何给定的时刻,您都要平衡大量的任务、会议和期望,但是通过这个有组织的过程和高级的项目管理工作流,您可以确保通过每个战略、冲刺和交付取得成功。


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