如何运行大规模的虚拟会议,这不是浪费时间

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有多个办公地点跨越时区,国家和大陆,betway97公司对大规模虚拟会议并不陌生。

这些会议 - 通常是城镇大厅或全动 - 是他们工作场所文化的核心部分,以及执行领导的关键沟通方式。他们是领导人沟通战略和愿景的机会,进入地平线上的问题,并公开庆祝公司和团队获胜。

麻烦是,成功的虚拟会议,特别是大规模的会议,可能很难拉开。技术问题和员工订婚当转移到一个更大的阶段时,担忧会带来现实世界的挑战。

但是如何处理这些会议(以及一般大规模通信)问题。它塑造了员工对公司能力的看法。事实上,相信他们公司的员工沟通差不多5倍可能认为他们的公司缺乏协作和生产力。必威几倍流水可以提款

大规模的虚拟会议不一定是挑战。故意何时选择技术并确定会议结构,领导力可以将会议转换为正在进行的双向对话,以确保其劳动力得到适当的信息和订婚。

了解您的目标(以及您的挑战)

领导者可以通过清楚地了解他们想要实现和确定可能妨碍的挑战,使他们的城镇大厅和全押会议成功。

以下是你的领导(和你的公司)在考虑这些大型虚拟会议时可以问自己的一些问题,以及为什么这些问题很重要:

  • 会议的目的是什么?目标应该影响领导使用的沟通方法。广播或之前录制的信息在目的只是简单地传达重要信息时效果最好。如果目标是实时参与和反馈,那么领导者就会想要走实时路线。
  • 双方将讨论哪些议题?知道提前的内容有助于缩小观众。广泛的公司更新与公司的公司有关,但与销售策略有关的主题可能只是销售部门的兴趣。
  • 什么是最大的挑战?提前承认挑战可以让领导者主动找到解决方案。会议经常超时吗?员工是否觉得自己有权利实时发言,或者现场提问的压力太大了?当更多的参与者登录时,直播的质量会变差吗?每一个挑战都有一个易于实现的解决方案。

一旦您的领导层更好地了解他们的目标和挑战,他们就可以使用该知识来准备并举办成功的虚拟会议。

准备大规模的虚拟会议

成功的会议看起来很容易,但他们是很多工作。协调时间表,创建议程和幻灯片,预订室和测试技术 - 所有幕后工作都是无瑕疵的执行所必需的。当会议到虚拟并涉及大众观众时,这不会改变。

设定一个节奏

一旦领导人知道他们想在会议上完成的事情,他们就可以弄清楚他们需要举办频率的频率。

虽然关于多久开一次会并没有黄金法则,但研究发现一些公司会举办大型的虚拟会议每年,而其他高管举办全手和市政厅每周.年度会议非常适合战略调整,视觉铸造或反映上一年的成就,而季度,每月甚至两周期会议,让员工了解直接影响其工作的活动和决定。

采取大流行。在它期间,许多领导人认为,每周履行整个劳动力,回答紧迫问题并提供重要更新是很重要的。举办这些会议经常帮助领导响应突破新闻或政府任务,也有助于员工过程的重要信息与其他与众不同的关注点旁边。

获得技术和设置权

技术是一把双刃剑,但一旦领导地位承认潜在的挑战,他们就可以与他们的队伍合作以领先于他们。

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首先,领导力应确保其公司拥有合适的基础设施,以支持大规模虚拟会议的需求。随着大量员工从远程位置连接到呼叫,IT团队需要确保他们的首选视频平台可以支持所有这些与会者,而不会影响音频和视频质量。

其次,领导力应招待提供的视频平台交付的灵活性.领导人可能依赖虚拟会议对于定期通信,但可以选择发送广播或主机网络研讨会可以帮助领导者荣誉员工需求。按需视频是一个很棒的例子。对于员工在远程工作和杂耍家庭成员家庭成员的需求,当它适合他们的时间表时,可以灵活地观看领导更新。

最后,领导者可以通过混合型设置获得创意。对于办公室的员工,领导者可以在特定的会议区域内聚集团队,并将饲料汇入这些房间。如果公司没有足够大的区域来收集所有员工,这也是一个很好的选择,它还使团队有机会解压缩并讨论会议涵盖的信息。

明确内容和传递方式

领导者可以通过避免信息过载或运行加班两个常见的会议挑战来最大限度地提高大规模虚拟会议的有效性。

一个会议中的信息太多可以压倒员工。想想那些全洽谈会议,每个主要的部门销售,产品,金融,人力资源 - 在部门以外的大多数人都不明白地提供漫长的更新。相反,部门领导应该选择公司应该知道的两种或三个亮点:我们去季度击中了我们的销售目标!我们本月欢迎12名新员工!我们正在跟踪我们的下一个主要产品发布!

跑过来的会议经常被视为计划不善可以中断员工的流动,并可能导致错过的截止日期。为了追踪事情,领导力应该考虑任命主持人确保演讲者在规定的时间内发言。这些审核员还可以帮助促进提问和减少停机时间。

制定参与策略

现场虚拟会议是领导们的绝佳机会参与员工.领导者可以利用工具与员工进行实时投票、聊天和问答,并发现哪些选项最适合他们的公司。

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  • 实时投票。领导者可以设立民意调查,即员工可以通过应用程序或文本响应,并获得现场读取员工如何感受某个主题。我们应该提供更多虚拟团队建设活动吗?查看是的没有
  • 聊天.大多数视频平台提供聊天功能,但领导者应该指定某人监控饲料。虽然在办公室员工可以在有一个问题时举一只手,但如果没有人在聊天中看到或者在他们的问题中看到或发表声音,则远程员工可能会觉得他们会被忽视。
  • Q&AS。生活问答,员工的一个很好的机会,要求领导问题并获得直接答案。虽然有些员工感到舒适地拾起麦克风,但其他人可能会觉得公开发言不适。领导者应考虑在通往会议的日子里开设匿名问题,以便所有员工有机会提问。
  • 分组会议。突发会议是在大型变更或公司通信中阅读的好方法。团队可以与他们的团队领导分享思想,他们又指导了那些洞察力。

保持谈话

领导者可能犯的最大错误之一就是假设一个小时的现场全体会议确定了沟通目标。相反,领导层需要做好应对的准备继续谈话并重申重要信息。

“领导者应该通过众包和通过社会渠道继续参加聊天,听到人们在视频事件结束后关心的是什么,”亚当预设说Gartner高级总监分析师。

公司应达到会议录音,如介绍和链接,可在会议录音。这样,想要重新审视内容或那些错过会议的人的员工可以很容易地访问资源。

特罗尔企业betway97必威体育app平台让领导者能够容易地保持对话。领导者可以创建一个专用板,可以附上议程,幻灯片和视频记录,因此员工总是知道在哪里找到它们。每个部门都可以拥有一个列表和创建卡片,以解决会议中所涵盖的每个重要谈话点。员工可以点击这些卡片并开始对话或提出部门领导者的后续问题。领导者甚至可以在下一次步骤中创建卡,并为其他领导人或感兴趣的员工分配任务或子组织。

不要假设成功——衡量成功

与目标,意图和合适的工具接近会议的公司有机会衡量其会议的成功。度量标准,如有多少与会者,会议后视频查看,民意调查和Q&AS或调查的参与,使领导人介绍如何收到他们的信息。通过拨入什么作品以及对其劳动力不起作用的东西,领导者可以改善未来的虚拟会议,并与他们的通信创造创造性。


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