来自电子邮件Guru的3个课程,用于驯服收件箱混乱

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说我对电子邮件痴迷到不可理喻的地步是毫不夸张的。(我有以证明它的T恤)。这种痴迷可能始于2011年,当时我是一个虚拟助理,Ahem.偷看我客户的收件箱。或者是在2004年我大学毕业的时候,我一封又一封地发邮件申请工作,然后不得不找工作某种程度上保持组织。

无论如何,我的关注点已经从收件箱组织发展到电子邮件营销极客和专业顾问。现在我和我的客户一起工作,包括电子邮件:细分策略,客户体验的文案,推荐和留存率。在电子邮件硬币的两边都有,只会加强我让世界变得更美好的决心,一个收件箱一个收件箱。

但我必须对你说实话。我有一个相同的“让我独自留下了内向”,对“我不想错过任何东西”的主要情况。这场战斗以主要的方式在我的收件箱中出现了。我签了每次时事通讯,让他们的每小时禁止渗透我的思想,我的写作和我的精神。

我的收件箱每天都在折磨我,而我知道我可以通过几个简单的步骤来解决我的问题。

我花了一段时间才弄清楚我需要什么来阻止它统治我的生活。我不再觉得有必要通过电子邮件来取悦他人,甚至有几天我欢迎一封新邮件进入我的收件箱,就好像它是一封来自久别的朋友的生日贺卡(即使它最终只是一个销售宣传)。

我注意到许多人也讨厌他们的收件箱。一旦我偷看朋友的肩膀,并看到她有10,631个未读的电子邮件!我差点喝了我的饮料。我拿走了一切,不要立即进入她的收件箱,并为她提供这个计划。

那是给那个朋友的礼物,对你来说,我把我的计划置于三个易消化的课程中。别客气。

但在我们深入讨论之前,有个警告:

没有什么是永久的。跟我说:没有什么是永恒的。您在此过程中设置和尝试的任何内容都可以被删除、撤销或删除。但是你不可能通过反复尝试同样的事情来解决问题。

因此,虽然这些技术可能似乎是新的和可怕的(“如果我做错了什么?”“如果我又找不到任何东西怎么办?”“我怎么知道它是如何工作的?”),这是正常的。

所以请记住,无论如何都无法解决任何问题,并且我们都在一起。

准备好?好的。我们开工吧。

第1课:3 FS

有了一切,都要从头开始。建立一个房子吗?在搭起那些墙之前,你得先打好地基。建立一个更好的收件箱?碰巧这一切都和这个基础有关。这个基础是以3f的形式出现的:

  • 转发
  • 文件夹
  • 过滤器

让我们解开每个课程。

转发,或者,一个收件箱来统治它们

在您的专业(和/或个人)生活中,您可能有多个收件箱。当我将我的域切换到Valgeisler.com时,我在新电子邮件地址的顶部有四个其他电子邮件地址。哎呀。

我知道我不想每次想查看邮件时都要查看四个电子邮件地址。所以我需要决定两件事:

  1. 我是否想让我的个人和专业电子邮件分开?
  2. 我想让查看收件箱只花几分钟吗?

我对两个问题都回答了“是”。如果你想把你的私人邮件和工作邮件分开,你可能在每个类别中有多个电子邮件地址,你仍然需要转发。那是我的案子,也可能是你的。

所以第1步是将所有类似的电子邮件一直以一个收件箱。这意味着如果您有多个与工作相关的电子邮件地址,您将通过将它们全部纳入一个收件箱来使自己更容易。如果您有多个个人电子邮件地址,您甚至可以执行此操作。一个标签来统治它们。一个收件箱。这完全是关于启用转发设置。

自Gmail有10亿+的客户,你,像我一样,很可能是一个Gmail用户。如果是这样,这是您可以设置转发的方法:

从您想要在别处转发的电子邮件帐户,单击齿轮图标并将其设置为您的设置。一旦您在那里,点击“转发和POP / IMAP”。然后添加要将这些电子邮件发送到的电子邮件地址。一旦确认,您就可以选择在收件箱中保存副本或完全删除副本。

转发和POP/IMAP选项在Gmail

使用像iOS,Outlook或雅虎这样的其他流行的电子邮件服务之一?这些是iOS的说明(向下滚动以获得自动转发)。这是如何在展望中实现转发以下是雅虎的说明

现在您已巩固您的收件箱,是时候使用过滤器和文件夹打开高级组织模式了。

过滤器+文件夹是您的朋友

有两种方法可以使用收件箱。

方式#1:把所有的东西都放在一个主收件箱文件夹里,一整天都看着它们堆积起来。

方式#2:将所有传入的邮件均分为标记的文件夹,您可以登记入住当你准备好了并且很少有电子邮件点击该主收件箱。

猜猜哪一个是我选择的方式?(提示:它不是#1。)

将电子邮件过滤到文件夹中严重游戏更改,所以如果您花了一些时间,我不会感到惊讶。同样,我正在分享来自Gmail的示例,但这很容易与其他电子邮件收件箱复制。

过滤器可用于自动将传入的电子邮件组织到文件夹中。他们是你的时间和关注的守门人,他们真的很强大。您可以手动设置筛选器(您可能已经注意到您进入设置时的“过滤器和已阻止地址”选项卡),或者您可以将过滤器构建,因为电子邮件进入您的收件箱。

例如,我大部分时间都使用Slack与客户沟通,但偶尔还是会收到一些邮件。当我检查我的收件箱时,我不会让这些邮件让我陷入循环,我根据我客户的电子邮件地址设置过滤器,这样它们就会自动移动到一个文件夹中,当我有时间为客户的项目留出时间时,它们就会等待我。

您可以基于电子邮件地址,主题行或任何数量的其他变量构建过滤器:

使用过滤器组织电子邮件收件箱

文件夹是地方过滤器指向,您可以与它们进行粒度。例如,我保留了我的电子邮件的刷卡文件拆除拆除拆除因此,我有一个名为“onboard的电子邮件”的父文件夹,然后是我设置的每个公司的单个文件夹,因为它们进入我的收件箱。

每个人的过滤和文件夹系统都是独立的,它可能需要你花一些时间来找出什么是最适合你的。但是让我告诉你:一旦你开始使用过滤器和文件夹,你就再也不会回头了。它们如此强大,如此能和平共处。现在不是又该爱上你的收件箱了吗?

第2课:切割裂缝

对于这个来说,我们正在远离战术,以便首先在这里进入你的位置。

你知道吗平均电子邮件用户每天获得88个电子邮件,但仅发送34?这只是世界范围内的平均值,所以你的个人数据可能会高很多,也可能低很多。我知道有时候我收到几十封邮件,却只发送一两封。难怪我们都被收件箱压得喘不过气来!

还记得我如何告诉你我既是内向的,还是仍然设法有一个主要的fomo案例?好吧,如果我对你诚实,那就是我仍然挣扎的东西。但我要大纲的计划帮助了我非常而且我知道它也会带来缓解。

这是您的行动计划:

步骤1:创建一个“时事通讯”过滤器,并将所有订阅移动到新创建的文件夹中。

第2步:决定一天、一周或一个月你想花多少时间阅读别人的内容(相对于创建自己的内容)。

现在这一步骤至关重要,对我来说是一个重要的:一旦将所有现有的订阅移动到文件夹中,您就会开始查看您订阅的电子邮件列表。Aaaaand即使没有其他人在寻找它可能是有点尴尬。

当我第一次这样做时,我有超过80个电子邮件列表我订阅了!如果这些列表中的每个人每周只给我发一封邮件,而这些邮件的平均阅读时间是每封4分钟,那就是每周320分钟阅读其他人的内容。

我的朋友超过5个小时.五。小时。

你知道你可以在5个小时内创造多少内容吗?你可以创造什么样的付费产品?或者,更好的是,你能错过多少家庭或私人时间?

现在,我意识到我是一封电子邮件营销人员告诉您要注意其他人的内容。我知道这可能对自己的事业有害以来,因为我即将告诉你可能会影响我......

您必须取消订阅其中一些内容.削减它。选择3 - 5人,您真正希望定期学习并取消订阅其余的。您可以稍后始终切换它。严重地!发现电子邮件底部的取消订阅链接,然后单击它。做到这一点并遗憾。

看,每个人都有很棒的东西来提供这个世界。而且您可能会签署这些电子邮件列表,因为他们有您想要的东西。您可以从使用,使用和投入行动的东西。那很棒!但只有你可以保护你的时间和精力,收件箱中的多余量会比你建立它更快。

所以是时候放手了。

步骤3:这是最后一步。每次通过在接下来的几周内以换句形式的新电子邮件都在您的收件箱中显示,回到步骤2,并决定是否要保留它或摆脱它。如果它在您的“保持”堆中,请为该电子邮件创建过滤器。这是我(Gmail)收件箱中的行动中的样子:

如何在Gmail中添加“新闻稿”标签

那就是它!考虑一下您的官方许可单,以便放手。

如果您使用那些新发现的时间以获得积极的东西,则奖励积分-对你,对你的生意,对你的家庭。

第3课:俄亥俄州

如果你把收件箱当作待办事项列表,请举手。

别担心,没有人在寻找。提升他们高。直到最近,我就在那里。我会“标记为未读,”打开电子邮件,然后决定我还没准备好采取行动,每当我偷看我的收件箱时一般都会畏缩。看,我的收件箱是裁决我的生活,因为我就像它应该这样对待它。

本课程是关于收回对照您如此值得的。现在,这可能是你希望我能够插上格拉洛漂亮的铁杆的地方。但我不会。那是因为它不是一个系统,即解决您的收件箱问题.没有数量的组织,广泛的设置或写入客户支持团队将要解决它。

收件箱问题的解决方案是在俄亥俄州。

不是国家(虽然我做到了它所以 - 这是我毕竟住的地方!).俄亥俄州代表:

仅有的

处理

一次

这是您在您的收件箱中进行DOS时所需的唯一“系统”。

这是它的工作原理。

  1. 在你的日历上屏蔽查看邮件的时间。
  2. 在那个时候做你必须整天做的所有其他事情。
  3. 等待它。
  4. 现在是时候了。去检查您的电子邮件。
  5. 打开您看到的第一个电子邮件。
  6. 阅读。
  7. 做三件事之一:
    1. 回应它
    2. 删除它
    3. 把它放到你的任务管理器中现在我将提出将其转发给您的Trello Board
  8. 存档该电子邮件(如果您还没有删除它)。
  9. 阅读下一个。
  10. 再做这三件事中的一件。
  11. 洗,冲洗,重复。

音乐之声

每封邮件只处理一次。不要点击“标记为未读”,然后再回到它。不要拖延回应。俄亥俄州。

看,这真的很难做到。我现在告诉你,因为你的每一个纤维都要诉诸你的旧方式。当然!似乎更容易把它放开并稍后回答。但是,让我告诉你,一旦阅读电子邮件,你的大脑就会忙着答案,决定与它有关,或积极尝试忽视它。

以防现在还不清楚:这是在浪费你大脑的能力和天赋。你需要用这个大脑来做其他的事情,比如帮助你开发下一个产品,与客户深入合作,或者100%关注你的家庭。

所以别管你的大脑了,把你的邮件交给俄亥俄吧。是的,它会花费更多的时间,但是,嘿,你已经在你的日历中屏蔽了它。是的,它将是不同的,但你读这篇文章真的是为了学习如何继续做你一直在做的事情吗?

让俄亥俄州进行几周的测试,看看效果如何。害怕吗?兴奋?松了一口气?我也是!

像1、2、3一样简单!

管理不守规矩的收件箱是一个小肘部油脂,一些勤奋,并应用于你面前的人的技巧。记住:

  • 转发,过滤器和文件夹是您的朋友
  • 扔掉你真正不需要的东西
  • 处理一次并继续前进

我现在已经在我自己的收件箱中完成了这个系统,但现在我老实说,我真的永远不会害怕打开那个电子邮件标签。当然,我痴迷于电子邮件所以我有偏见。谁知道呢,也许你现在也会发现同样的爱电子邮件。

无论是好是坏,我们都想听听你的想法。在Twitter上找到我们(@trello.)或写入support@trello.com.

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