如何通过会议来提高团队的成功(并减少错误)

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如何通过会议来提高团队的成功

“你永远不会犯同样的错误两次,因为你犯第二次,这不是一个错误,这是一种选择。”- - - - - -史蒂文Denn

当你是这个错误的唯一责任人时,这句话听起来是正确的!但如果错误是由一群人犯的呢?

例如,你是否觉得发现并纠正团队在工作中所犯的错误很容易?这取决于你的心理安全程度,甚至和你的同事公开讨论这些问题似乎都是不可能的。

如果这个错误是在你拥有1万名员工的公司里犯的,那该怎么办?是反复犯这样的错误吗真正的这是一种选择吗?或者这些类型的问题只是超出了你的控制?

这里有个坏消息:修复一群人所犯的错误比修复你自己的错误要困难得多(这没什么好惊讶的!)。

这里有一个好消息:纠正团队普遍存在的错误是可能的,而且它实际上可以在会议中发生——让我们来看看如何解决。

要纠正小组错误,你必须首先识别它们

如果你的团队举手定期留出时间问:“什么是有效的?”不工作是什么?我们怎样才能做得更好?”

如果在回答完以上三个问题后,你的手还举着,那么很有可能你正在回答敏捷团队定期进行回顾.回顾是一种团队会议,作为一个机会来反思,讨论什么可以改进,并决定哪些过程应该继续。

目标是鼓励基于诚实的团队反馈的持续改进。(说句题外话,80%的敏捷团队会进行回顾所以,如果你还不是大多数中的一员,那就加入我们吧!)

即使你不是在一个敏捷团队中工作,停下来检查一下你的工作进展如何,以便找到改进的方法,这可能是你的团队一直犯同样的错误还是为了更好而做出改变的区别。

但问题是即使你的团队定期召开这些会议,你的团队多久开一次真正改变作为一个结果吗?大多数时候是团队他们会解决一个问题,但最终什么都不会改变。

许多团队只是口头上说要改变,因为有恐吓的因素,或者缺乏认同和承诺。但是,仅仅因为新流程或团队规则的实施具有挑战性,并不意味着我们不应该正面面对这些挑战。作为一个著名的沼泽木偶曾经说过:“不要尝试。做的。或不。没有尝试。”

瑜伽的建议

所以问题是:如果聚焦于持续改进的会议是识别和修正团队错误的最佳方式,那么你该如何有效地运行这些会议实际上导致改变?

进入成功的三角

关注持续改进并导致真正变化的会议依赖于三个因素:人员、过程和后续行动。

成功三角图

人:邀请合适的人参加会议。

过程:促进会议,以鼓励全队参与,并帮助团队专注于最重要的主题。鼓励人们畅所欲言是非常重要的,尤其是在这种情况下团队是分布式的

跟进:致力于这些行动项目。会议结束后,你的工作还没有完成!现在你必须做些改变。

让“持续改进会议”如此困难的原因是,为了成功,你必须把三角关系的三个方面都弄对。

例如:假设你邀请了合适的人参加会议,并遵循一个流程,使每个人都有发言权,但在会议结束后却没有后续行动。会议开得成功吗?不太可能的。

或者,想象一下你邀请了正确的人到房间里,你正在执行你的行动项目,但你没有在会议中创造空间让具有较软沟通风格的团队成员参与.整个团队是否真的认同这种改变?可能不会。

5个主持会议的技巧,以导致持续改进

这里有5个实用的建议,你可以按照这些建议去邀请合适的人,遵循良好的流程,并鼓励坚持到底:

1.邀请最少数量的负责人

有些人建议你应该这样做从来没有邀请超过7人参加会议.虽然这可能很难付诸实践,但要确保会议邀请名单有限只给那些在会议上直接做出决定或受其影响的人。

对于会议邀请名单上的每个人,问问自己,“如果这个人因为某种原因不能参加,我们还能有效地识别和分析团队的问题吗?”如果答案是肯定的,那么这个人就不应该被邀请。如果他们没有给谈话增加价值,那么这个会议就是在浪费你的时间和他们

记住,这甚至可能意味着不邀请你的老板!从长远来看,自组织团队表现得更好有时候,老板帮助你的最好方式是授权他们的团队一起工作,很少干预。

2.记住远程参与者也是团队成员

你有远程团队?这个问题的答案可能不像看上去那么简单。

根据敏捷教练Mark Kilby的说法,有三种类型的分布式团队卫星、星团和星云

  • 卫星团队就是“一群人集中在一起,一个或多个个人在团队中远程工作”。

  • 集群团队就是有不同的工作群体在一起工作,但是每个群体在地理上彼此分散。

  • 星云的团队是所有工人在不同地点工作的地方。

根据基尔比的说法,在所有这些情况下,你的团队是分散的。但是无论您所在的是哪种类型的分布式团队,确保每个人都有平等的机会参与会议是很重要的。

如果你曾经是唯一一个拨通其他地点会议的人,你就会知道这在实践中是多么困难!

一种解决方案是在团队中指定一个位于同一地点的人与一个远程参与者“建立伙伴关系”。如果那个人无法被倾听,你的朋友就有责任帮助他。

另一个解决方案是要求团队变成一个星云.实际上,这意味着如果只有一个人在拨号,让每个人都参与会议或者即使团队的其他成员在同一个办公空间,也可以通过视频聊天加入。这将有助于创造一个公平的竞争环境,并培养你的团队对远方同行的同理心。

3.使用便利的技术

在你主持的会议上,让别人做出贡献就像拔牙一样困难吗?*提高手*

当你的终极目标是合作时,没有人喜欢听到蟋蟀的声音。

这就是老式的会议便利可以发挥作用的地方。根据Sam Kaner,的合著者主持人参与决策指南,主持人有四个职责:

  • 促进全面参与。促进者帮助培养一个尊重和安全的环境,以邀请团队中的每个人贡献他们的想法。
  • 促进相互理解。辅导员帮助小组成员相互理解,从而实现共享学习。
  • 促进包容性的解决方案。促进者帮助团队找到考虑到不同意见和观点的解决方案。
  • 培养共同的责任。主持人帮助小组获得会议成果的所有权。

那么熟练的辅导员在实践中都做些什么呢?

这是一个例子。为了给内向者创造参与的空间(以上责任1),促进者可能会选择参与用脑力写作来快速产生想法

和头脑风暴一样,大脑写作是一种能让团队快速产生想法的技术。但大脑书写不同于头脑风暴在这个项目中,每个人都被要求在与团队分享之前私下把他们的想法写在便利贴或纸上。大脑写作不仅可以并行化和加速创意生成过程,还可以鼓励每个人平等参与竞争。

这是另一个例子如何有效促进公开讨论

为了确保各种各样的意见都得到考虑(上面的责任3),主持人可能会问:“关于这个问题还有其他的观点吗?”或者“别人会怎么看这个?”

问这样的问题为人们创造了参与对话的空间,否则他们可能会感到不自在。

4.按照能源

想象一下,您的团队发现了一个需要注意的问题,但是对于如何解决它存在分歧。你要怎么做才能同意接下来的步骤?

在一些团队中,由团队中级别最高的人来做决定。

在其他团队中,只有在整个团队就下一步达成一致后才会做出决定。

你的团队如何决定下一步该做什么?

如果你不能马上知道这个问题的答案,考虑一下这个:T以下是8种不同的决策模型从专制(一人决定)到共识(每个人都必须同意)。

另一种做决定的方式是通过同意.在基于共识的决策中,团队同意在找到“足够好的”解决方案后做出决定。而不是等待最好的向前走,等到没有重大的反对意见,然后提交。

将基于共识的决策付诸实践的一种方法是“跟随能量”。我是从回顾专家戴安娜·拉森(Diana Larsen)那里第一次了解到这项技术的

它是这样工作的。

  1. 列出你的团队正在考虑的所有可能的行动项目。
  2. 让你的团队判断每个行动项目的相对影响(如下图所示,我们用的是t恤尺寸).
  3. 让你的团队判断完成每个行动项目需要付出的相对努力。
  4. 最后,也是最重要的一点,让团队中的每个人在他们个人有精力去完成的行动项目旁边画上一个点。

跟随能量图

“能量投票”最多的行动项目最有可能被付诸实施。即使有些人更喜欢不同的行动项目,他们同意用最大的精力去工作。

5.一次只关注一件事

让我们面对现实吧,改变是困难的。即使是小的变化。多少次你告诉自己,“我要开始写月报了!”然后赶在每月31号的最后期限前完成任务?

那是因为你和我们其他人一样,你天生抗拒改变吗.改掉这些拖延的坏习惯说起来容易做起来难。

当我们参加持续改进会议时,我们中的许多人会因为试图一次性解决太多问题而使情况变得更糟。我们讨论我们面临的前5到10个问题,对每个问题提出潜在的解决方案,然后就结束了。

难怪会议结束后什么都没变!

因此,不要就许多问题进行肤浅的对话,而是就一个问题进行深入的对话。例如,真正花时间分析问题的根源使用5个为什么技巧

5个为什么法通过问5次“为什么”来帮助你理解问题的潜在原因。

下面是一个实际的例子:

问题1:报告为什么迟交?
答:因为没有足够的人来帮忙

问题2:为什么没有足够的人?
答:因为公司员工的流失率很高。人们辞职的速度比招人的速度快

问题3:为什么会有这么高的搅动率?
答:因为公司缺乏强大的文化

问题4:为什么公司缺乏文化?
答:因为没有一个团队或个人被指派来培养它

问题5:为什么没有人被指派去培育文化?
答:核心团队从来没有优先考虑过它

通过“5个为什么”,你可以把项目的延迟和糟糕的公司文化联系起来。

当然,没有人能保证5次就是问“为什么”的神奇次数,所以一旦你找到了根本原因,就可以随时停止锻炼。

然后,也只有在那之后,你才能开始提出你的团队可以立即着手的可行的解决方案。

通过限制对话的范围,减少了在制品(WIP),从而增加你真正坚持你承诺改变的机会。

现在开始改善!

没有一个团队是完美的,坦白地说,完美甚至不应该成为你的目标。停止定期召开关注持续改进的会议,这是减少你的团队一次又一次犯同样错误的可能性的第一步。

所以不要害怕下一次的会议,而是要鼓励它,看着你的团队一起取得成功。


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