如何将Trello和Confluence一起用于验尸会议

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一个项目的结束通常感觉像是一个时代的结束。从早期的项目规划阶段到最后的团队会议——这是一个一路经历了高潮、低谷和经验教训的旅程。完成一项漫长的工程会带来如释重负的叹息和成就感。但在你宣布这个项目“完成”之前,还有很多工作要做。

不要翻白眼,听我说!

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许多团队错误地将项目的最后一步视为上线日期或所有子任务已经完成的时候。然而,许多球队忘记了真正的项目的最后一步是作为一个团队聚集在一起,反思项目的成功和失败,并记录这些发现,以便下次改进。

项目时间轴中的最后一个事件有一个奇特的术语:后验尸会议(也称为汇报、反思或回顾),并在你的项目计划非常值得你的团队。

什么是事后会议?

那么这个神秘的会议到底需要什么?事后分析会议的概念很简单:它在项目结束时召开,其目标是从整体上审视项目,并确定哪些内容按照计划进行,哪些内容可以改进。

在会议结束结束时,您的团队应该确定最佳实践和改进的机会。

为什么我的团队要开事后会议?

而事后团队会议确实会为你的日历- 它是一个你不应该完全推迟或nix。验尸会议是一个合法的部分项目的生命周期,而忽略它们可能意味着你的团队会因为很少的时间投入而错过一些巨大的回报。

根据积压,一个有效的Mortem会议可以帮助您的团队:

  • 提高效率:审查流程和规划后项目将有助于确定改进领域,并找到下次接近任务的更好方法。
  • 提升沟通通过提供一个指定的时间来相互交谈和倾听,事后分析会议有助于让团队更紧密地团结在一起,提高每个人对其他人正在做什么的意识。
  • 从错误中学习:审查项目困境和胜利能帮你弄清楚什么是错的,什么是对的。
  • 收盘:举办会议是一种正式结束项目的合作方式,让每个人都有最后的机会举行决赛,并庆祝完成!
  • 共享和文档信息:与团队或组织的其他成员分享会议结果有助于其他人理解项目的价值及其成功(或缺乏成功)的主要情绪。然后,在团队的共享知识空间中记录分析和注释。

使用Confluence和Trello管理后验尸会议

与工作团队一样,良好的组织是成功的关键。所以,当你要主持一场富有成效的事后总结会议时,要像对待其他重要会议一样对待它:做好准备,保持专注,并跟进文档。

这就提出了一个问题:您的团队应该使用什么工具来运行事后分析会议并记录之后的发现?世界各地的团队已经破解了这一代码,解决方案涉及到两种工具,它们配合得非常好,你可以称之为天作之合。谁说浪漫已经死了?

Trello长期以来一直用于组织各种会议,包括在验尸中。尽管合流这是Atlassian的另一个产品,非常适合协作工作和存储知识和资源。有了这两个工具,您可以轻松地收集和组织从事后会议中获得的信息,然后永久地存储它以供以后参考。

有趣的是,“汇流”这个词是由两条河的交汇处定义的,我们将探究特雷罗和合流可以组合成一个工作流,用于一个流畅的项目后期分析过程。

1.准备在格雷罗的验尸会议

为了帮助你的团队进入正确的空间去分析项目,让他们能够从数字空间开始是个好主意头脑风暴会议前几天。

要做到这一点,设置一个Trello板与以下列表:

  • 谈话要点:问题的头脑风暴
  • 项目绩效:在此添加成功指标和分析
  • 顺利:为了得到积极的反馈
  • 不顺利:对于项目的某些方面,团队希望在未来改变
  • 得到教训:从对话中得到的主要收获

在“谈话点”列表中,您应该添加卡片以帮助获得为您的团队转动的头脑风暴轮。

包括:

这个项目取得了成功吗?为什么或者为什么不?

项目的哪些方面进展顺利?

项目的哪些方面令人沮丧?

⌚项目时间表按照计划进行了吗?

我们下次怎么做?

我们应该在做什么?

指导项目负责人在“项目绩效”列表下添加成功度量标准。这些度量标准将根据项目的类型而有所不同,但是应该提供一些关于您的团队是否满足原始项目目标的具体数据。这些建议在会议中提出来会很有帮助。

在会议之前,让你的团队将他们的反馈添加到“进展顺利”和“进展不顺利”列表中,每一条反馈都是自己的卡片。这些列表可以随着谈话的进行而添加到会议中。

Trello项目死后动态图

卡盖在你的板上添加视觉提示。要做到这一点,只需打开一张卡片,选择“封面”,选择颜色,从Unsplash中选择一张照片,或者上传你自己的图片,然后决定是应用到整个卡片还是只应用到一半。

后验尸会议截图

不要让团队成员添加多个带有相同情感或反馈的卡片,而应该启用投票升高如果有一个有反馈的卡片,多个团队成员同意,请投票给它。这个功能使得易于告诉at-a-glance哪一条反馈,这些团队的大多数团队同意或不同意。

为了投票,只需将鼠标悬停在卡上,并在键盘上按“V” - 应出现竖起大拇指。投票给卡片的人数将显示在卡片前面。

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2.主持并在特罗尔的验尸会议上组织您的项目

因为现在许多团队都是远程的,所以让团队中的每个人都参加会议是很有帮助的通过视频如果你没有亲自收集。有面部表情可见会有助于减少任何尴尬,并让每个人都订婚。

要为会议分配两个关键角色:主持人和记录会议记录的人。主持人通常是项目经理或其他相关经理,他们关注时间、谈话要点,并以富有成效的方式引导对话。记笔记的人应该是一个非常有条理的人——而且打字速度快也没有坏处!

为了开始会议,每个人都应该给出一个高层次的概述,说明整个项目是如何进行的。这将建立一个关于项目如何进行的共识(或者,可能是不同的观点!),并将立即突出一些谈话要点。

下一步应该是查看“项目绩效”列表下列出的分析,并确保每个人都理解这些指标。然后,是时候进入“进展顺利”和“进展不顺利”列表了。

这是会议的一部分,应该占用最多的时间,因此鼓励所有团队成员参加。提醒他们,他们的意见和反馈将永远不会对公司建立产生的地位产生负面影响心理安全将保持谈话诚实和流动。

对话应该帮助你的团队决定项目的哪些方面可以继续发展,哪些方面可以彻底放弃。一旦决定了这些,将它们添加到“经验教训”列表中,并回顾从对话中得到的主要收获。

无论结果,一定要庆祝闭幕,并有机会改善进步的流程。

3.汇合中的文档项目外卖

接下来,是时候拿走了所有这些精彩的见解,并将它们存储在您的团队和其他部门的地方,以便在下一个项目之前参考和参考。另外,如果您创建了一个专门为自关闭的项目创建了一个Trello Board,您可能希望归档电路板,同时仍然在沿途中学到的记录 - 这是汇合步骤的步骤。

要存储信息并保持其组织,请在项目页面内的Confluence中创建一个新的子页面,并将其命名为“验尸会议后”。您也可以使用a更容易会议记录模板。从这里,您可以从验尸会议从后验尸会议进口到更常驻地点。

融合截图

如果您想将Trello板或Trello卡直接链接到为事后会议创建的页面中,只需复制URL并将其粘贴到Confluence空间中,就会显示Trello预览。

就像在Trello中一样,您可以标记您的团队成员,添加标签,附加文件,并根据您的喜好组织空间。

融合验尸后截图

Confluence屏幕截图后验尸

交汇处新?这Confluence云上电因为Trello使这个过程变得轻而易举。这个特性有助于提供您在Trello卡上工作背后的细节,以及在项目完成后重新访问所发生的事情的持久性。

Confluence页面支持实时评论,您可以轻松地检查TRELLO卡的背面,以查看Confluence页面的活动方式。您还可以从TRELLO卡中创建Confluence页面,以便您的项目始终拥有所需的所有信息,可从您的格拉洛板上获得。

功能强大的工具,更高效的项目后mortem

下一次当你的团队完成了不可能完成的任务,呃,项目时,一定要进行一次项目事后分析会议,以最大限度地利用你的努力,并在未来改进它们。当你与Trello和Confluence一起进行这个过程时,你不仅能够轻松地进行会议,而且还能够获得你想要的见解,并将它们公开存储以备将来使用。Badda-bing-badda-boom。

所以,闲话少说,作为一名事后会议专家,你现在就可以打开瓶塞了正式将项目标记为已完成。


好坏,我们很乐意听到你的想法。在推特上找到我们(@trello)!

下一个:是时候使用屏幕时间设置更好的边界了

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