为什么过程改进对你的团队很重要(以及如何实施它)

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工作在变化.在过去的一年里,很多公司似乎一夜之间就从办公室工作转向了远程工作。必威体育是哪个国家和许多公司没有准备好.他们只是没有正确的实践。他们仍然在使用过去10年(或更久)对他们有效的工具、过程和方法。

这就是为什么过程改进的存在。它挑战公司采取积极的方法分析当前流程并确定可以改进的方法。无论是雇佣更多的人,减少工作流程中的步骤,还是采用新技术——只有当公司仔细审视他们当前的状况时,他们才能看到如何做得更好。

事实上,为了生存,公司必须适应行业、经济和整个世界的变化。过程改进使之成为可能,但这并不容易。改变永远是。但有正确的工具适当的方法甚至可以帮助公司应对流程改进的强大挑战。

员工抵制流程改进

改变是可怕的。它会带来风险和许多未知因素。当涉及到工作时,研究很明确:员工更想要控制

以工具为例。员工更喜欢坚持他们所知道的。这意味着传统的电子表格寄存他们所有的公式,有成百上千的电子邮件收件箱,有深度的信息,还有只有员工才能理解的数字文件。他们渴望这种可预见性和常规,即使它不是特别有效率。

并不是说员工是反对新技术,但现实是公司很少有效地实施新工具.相反,他们把工具强加给员工,然后转移到变更管理议程的下一个项目上。这让员工感到沮丧,不确定新工具对自己或公司有什么好处,最终,不是上

授权员工以有意义的方式工作

普华永道(PwC)在一项有关工作场所技术的全球研究中发现90%的高级领导相信他们选择技术考虑到团队的需求。只有53%的员工表示赞同。

当你不清楚团队需要做什么工作时,选择工具会对员工的工作经历产生灾难性的影响。工作满意度和敬业度受到影响随着时间的推移,糟糕的体验会对整个组织产生影响。

事实是你的员工想要的工具帮助他们完成工作,帮助他们看到新工具如何积极地影响他们的日常工作,并回答那个一直迫切的问题-我有什么好处?

当你不清楚团队需要从这些工具中得到什么来完成他们的工作时,选择这些工具会对员工的经验产生灾难性的影响。

这样的工具Trello企必威体育app平台betway97业授权员工合作,理解更大的前景。他们看到自己的贡献,以及自己的工作如何融入更大的项目或倡议。他们可以实时看到这一切。

有了Trello,员工可以使用董事会和团队工作空间轻松地查看项目、交流和改进工作。无论是与外部沟通的营销团队,还是为下一个sprint制定计划的开发团队,Trello都在帮助团队保持同步,无论他们的地理位置。他们需要的一切——信息、工作流和彼此的访问——都存在于一个地方。凭借其直观的设计和模板, Trello帮助团队在工作和支持时学习该工具采用数字整个公司。

工作流程效率低下阻碍了流程改进

有效的过程改进需要持续向前的动力.但是低效的工作流程会减缓进度,或者更糟——使一切陷入停滞。

想象一下经典的装配线。一辆玩具车要经过几个工位,每个工位上都有不同的部件——框架、轮子、门。但是说到上色站,每种颜色都需要先混合。很快,汽车就会堆积起来。很快,这些积压似乎无法解决。

瓶颈是一个常见的工作流元凶。它们使得预测输出变得困难,比如一个团队完成一个项目或发布一个重要软件补丁的速度有多快。问题在于,瓶颈常常存在才发现他们已经影响了你的工作。但是有了合适的工具,您就可以监控工作流并在瓶颈失控之前解决它们。

找出瓶颈并尽可能地自动化任务

以突发方式而不是以可预测的流程进行的工作可能表明存在瓶颈。假设一个设计团队需要他们的领导在概念草图上签字,然后才能将他们的想法转化为最终产品。如果有多个想法有待批准,设计师可能会在疯狂冲刺完成一个项目之前有一段休息时间。

对于设计团队来说,他们的团队领导是一个瓶颈。他们不会试图导致工作流中断,但是瓶颈通常表明资源分配不当或流程过时。确定它们允许团队头脑风暴解决方案。

Trello企必威体育app平台betway97业为团队提供高层次的可视性,了解任务如何在他们的工作流程中移动。这样的列表等待任务研究,或等待审核,团队可以很快发现卡片开始堆积的地方,并调查原因。

团队可以根据分配的成员进行筛选,以查看是否有团队成员超负荷工作,或者谁有时间承担一些额外的任务。按截止日期筛选可以帮助团队确定是否有太多的任务需要在一定的时间内完成,或者优先处理哪些任务。

有了Trello Ent必威体育app平台betway97erprise,团队还可以利用无限的自动化减少重复任务的数量。这对瓶颈有什么帮助?假设在开发冲刺或市场推广活动开始时,团队领导的任务是创建相同的卡片。使用卡中继器甚至板模板可以自动启动任务或项目,这样团队就可以开始工作,而无需等待他们的领导。

缺少合作机会意味着更多的时间花在会议上

几十年来,团队一直依赖会议来分享信息、提供意见或就某个话题达成共识,但员工们都同意,会议在很大程度上是一个问题毫无成效和浪费时间.但当工作总是以这种方式完成时,这可能是一个很难打破的习惯。

不幸的是,会议占用了员工完成自己工作所需的时间。会议会打乱他们的工作流程,为了找到不让人分心的时间,员工会这样做早点上班,晚下班,或避免走进办公室只是为了完成他们的工作。

过程改进要求团队找到更好、更有效的工作方式,这包括团队如何开会共享信息。好消息是,技术给了团队虚拟协作的礼物,这可以帮助他们随时随地完成工作。

让员工无论身在何处,无论何时都能保持联系

工作场所环境的变化使更多的团队远程连接或在一个在家和办公室的混合.因此,团队依赖于工具来帮助他们完成共享的工作。

协作工具允许员工实时或在他们更方便的时候进行联系。这异步方法使员工专注于他们必要的任务,然后当他们休息或在一天中的特定时间查看通知和消息。

但是协作工具不仅仅是完成工作的一种方式——它们还可以帮助远程和混合团队感觉连接.这些共享的工作空间成为团队活动和互动的中心。

协作工具不仅仅是完成工作的一种手段,它们还可以帮助远程和混合团队感到联系。

Trello 必威体育app平台betway97Enterprise为团队提供了完全可定制的工作空间,在那里他们可以战略性地了解如何协作。关于特定主题的对话可以通过标记团队成员保存在相关卡片中,员工可以启用卡片选项,用于通知对话或任务的更新。使用Trello,所有交互都有文档记录,使工作可以搜索。

通过让队友参与,增强道具可以让头脑风暴变得更容易就拟议项目进行表决.想想新的功能,接下来要处理的任务,或者哪个虚拟团队建设活动听起来很有趣——达成一致或达成共识从未如此容易过。如果有必要开会,不管是虚拟会议还是办公室会议,团队会议委员会可以帮助团队保持每个人的任务。

缺乏知识共享的做法会浪费时间和金钱

公司规模越大,在部门、团队和员工之间共享信息就越困难。通常情况下,公司使用的工具是错误的,或者工具太多,导致员工甚至不知道从哪里开始寻找他们需要的信息。而这些糟糕的知识共享实践会使大型企业平均花费betway97必威体育app平台每年1330万美元

当信息在多个工具中传播或存储在团队成员的个人电脑上时,员工花更多的时间整理资源或在不知情的情况下重新创建资源比完成实际工作更重要。所有这些额外的工作都对员工的工作经验造成了影响。在对1001名员工的调查中,81%表示失望因为找不到工作所需的信息。

无法获得必要的信息对对远程工作要求不熟悉的员工必威体育是哪个国家.想想全球各地的公司最近为应对大流行而做出的转变吧。对许多人来说,由于他们难以将交谈从电子邮件收件箱转移到共必威几倍流水可以提款享的工作空间和资源,转移到一个中心位置,而不是公司网络,协作和生产率都受到了影响。

他们的团队需要了解每个人在项目中的位置以及正在发生的不同对话。向远程工作的转变揭示了使这必威体育是哪个国家种转变变得困难的低效做法。

给团队集中的知识管理

通过集中的知识管理,你创建了一个“单一的真相来源”,你的整个公司都可以从中获取信息和答案。这种程度的透明度促进了过程的改进,因为它使团队成员和领导要找到信息他们需要做出明智的决定。

Trello企必威体育app平台betway97业擅长知识管理。你可以用整个展板来讨论一个话题,比如深入了解一个产品或新员工需要了解的关于入职过程的一切。将信息定位在一个开放且易于书签的位置可以让你的员工很容易找到他们需要的信息,而不用担心看起来很无知或麻烦同事寻求帮助。

有了Trello,团队可以从实时更新的知识中获益。随着团队掌握了共享信息的过程,员工可以相信他们所阅读的信息是最新的。过去的草稿或正在进行中的草稿可以注明日期,并附在卡片上作为历史参考,这样营销团队的新成员就不会把旧的品牌幻灯片当成是当前的。

担心员工获取他们不应该看到的信息?不要。无论是在公司层面,还是按部门或团队,Trello让您的必威体育app平台betway97企业管理员设置单板权限只有经过批准的员工才能访问特定的电路板或工作区。这意味着关于客户账户的大量资料、敏感的财务信息或开发中的秘密产品特性是安全的,不会受到意外的内部和外部暴露。

过程改进从高层开始

变化是不可避免的。当公司在实践和工具上保持敏捷时,他们就能更好地驾驭行业或经济带来的任何新趋势或环境。作为一个领导者,你有能力让这一切发生。您不仅可以推动必要的流程改进,而且还可以为您的员工提供他们需要的工具,使这些努力获得成功。

确保你的团队有他们需要的东西来抵御任何风暴Trello企必威体育app平台betway97业


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