寻找工作 - 生活重点:Trello Insider的个人生产力指南必威几倍流水可以提款

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个人生产力格子板必威几倍流水可以提款

2011年,Justin Gallagher和Bobby Grace共同编写了一个web应用原型,提供了人们正在进行的工作的一个可视化视角。这个申请后来变成了Trello。以下是犹斯丁今天如何使用它的故事。


如果你像我一样,在工作和家里都有一大堆事情要做。更糟糕的是,所有这些任务、约会、项目和事情记住,是保存和存储在一堆应用程序和服务-电子邮件,日历,聊天,浏览器选项卡,Trello Board,Notes,提醒等等。

我都记不清有多少次了

  • 已经分散了回复电子邮件或聊天而不是在高影响项目上工作。
  • 最后,我坐下来开始着手那个影响巨大的项目,却发现还有10分钟就要开会了。
  • 一天结束回到家,却忘了预约牙医、给承包商发短信、给家人打电话余烬祝他们生日快乐。

Mise-in-Place

在阅读清洁工作:一种能改变生活的就地安排你的生活、工作和思想的能力,我意识到我必须每件事都放在一个地方,以充分利用我的时间,并确保重要的事情没有漏掉。如果你还没读过这本书中,mise-en-place是厨师们常用的一个法语短语,意思是“一切都在其适当的位置”。这本书分成好几吨有一堆故事来帮助解释这些原理,但我会试着在这里做一个简短的总结。

Mise-料的主旨是在烹饪开始之前,制备所有成分(清洁,切割,去皮,磨碎,测量等)设备(锅,平底锅,勺子,刀等)展出。这使厨师能够尽早识别缺失的成分或设备,开始复杂在适当的时间准备,因此他们不会延迟膳食,以及将一起使用的群体和设备准备工作更有效率,更少混乱。它还不止于此。有些人说它是一种精神状态,或方式生活。无论如何,我在这里已经超出了我的深度,但这本书是关于如何在厨房内外应用这些相同的原则。

我确信,如果我能把会议、项目、想法和任务都看在一起,我就能更好地规划我的每一天。我有点但Trello的棋盘、列表和卡片的视觉和空间方面对我来说似乎是完美的解决方案。

板设置和优先级

在我开始讲如何把所有东西都放到黑板上之前,我们先来谈谈基本结构。这是我的板子(显然细节修订):

Justin Gallagher的每周生产力Trel必威几倍流水可以提款lo板

这些列表不言自明,但让我们快速浏览一下:

今天

我住在纽约北部的树林里,大多数时候我都乘火车进城。我每天早上花10 - 15分钟计划一天在今天的列表中领先。我把“明天”、“很快”、“等待”和“收件箱”的卡片移过来。首先,我要拿每张代表会议的卡片把它们按从早到晚的顺序排列。它们很容易识别和分类,因为卡片的名字前面有“M:”,还有一个截止日期这代表会议时间。接下来,我会根据会议和项目的重要性来查看我在会议之外的时间以及他们是否有时间安排。

明天

这里很明显。这个列表包含了今天不适合做的事情,但应该很快就会完成。表示日历事件的卡片这样我就可以开始看到随着今天的进步,明天的雏形。我会解释的发生在一点。

本星期

他们今天不会发生或明天发生,但我想在本名单到本周末到达这个名单。随着一周的进展,这列表应该越来越短。如果不是,我会问自己是否对那些突然出现的事情给予了过多的优先考虑。

等待

这些事终究会发生,但我还没安排。

收件箱

在我有机会将它们插入到其他列表之前,这就是卡去的地方。此列表中的许多卡会自动生成通过电子邮件和聊天。

完成

这是我的纪念品陈列室。所有已经完成的,被观察的,或被记住的东西。我喜欢对“*”进行过滤,以便计数显示在每个列表的顶部。看到成百上千的事情都完成了,感觉很好。我定期地把这些都存档完成列表中的卡片只是为了重置柜台 - 通常在完成1,000张牌之后。

过滤卡在完成列表中

参考

引用列表不是工作流的一部分,如列表的其余部分。相反,这是我保持灵感和记忆的东西的地方。

有时我会为我读到的博客文章准备一些卡片,这些卡片是我在工作时想要记住的。其他时候,是我们设定的季度或年度目标确保他们留下头脑。曾经举行过,它只是卡盖的酷形象。总体而言,这个名单的内容经常变化 -我会说我通常有大约36张牌。这是目前它的样子:

参考格子列表

自动化

我的主要目标是有一个单一的地方来弄清楚我接下来应该做的事情。为了做这项工作,我必须让一切都能进入董事会。我在即将举行的会议上汇集,需要阅读或回复的电子邮件,项目,电话呼叫,随机想法,需要查看的文件,以及我需要记录或记住的所有东西。

手动为所有这些东西手动创建卡是令人烦恼和耗时的,我知道我不会纪律措施(至少我承认……)为了让自己保持正轨,我希望尽可能多地自动化数据导入。

Zapier是一个服务,使它超级简单的连接应用程序和自动化工作流。我过去用它来自动化一些东西特别是考虑到Trello中有一个Zapier Power-Up,我认为这将是一个很大的帮助。

我有“Zaps”设置,以导入电子邮件、日历事件和聊天消息。

Trello Zapier Zaps个人生产力必威几倍流水可以提款

以下是它对每种类型数据的工作原理:

电子邮件

好了,这里稍微提一下……我有一种特殊的方式来管理我的电子邮件。它对我来说非常有效,我马上会描述它如果你想尝试一下。但是,您可能有一个不同的系统适用于您。你应该可以很容易地定制这个zap符合您处理电子邮件的方式。

我主要通过应用程序访问电子邮件。我在MacBook Pro上有航空邮件3,我只是在iOS上使用纯旧邮件。有时我将使用gmail web应用程序如果我用的是另一台电脑我基本上用同样的方式设置了所有的应用程序。

首先,对于支持统一收件箱的应用程序,我总是使用它。这样我就可以同时查看所有的电子邮件账户(两个工作账户)以及2个个人账户)。

接下来是一段未读消息。每次我查看电子邮件(我尽量不这么做,一天中太频繁了),我就会快速分类未读邮件(同样,我使用的是统一收件箱,所以这是跨越所有帐户)。我对标签,标签,归档,或者以任何方式分类我的邮件。当我进行分类时,我倾向于把需要超过30秒关注的信息放在一边,然后开始他们在有意义的时间(通常不是立即)。如果我收到我不想要的营销资料,我会退订或发送垃圾邮件。我将快速回复只需要一个简单响应的消息。任何需要超过30秒关注的事情,我都会主演(有时候称为flag)稍后。

在此之后,我有一节用于出演的消息。同样,这些是需要某种关注的消息。他们可能是长电子邮件我需要深入阅读,他们可能有附件我需要审查,或者他们可能只需要考虑的响应。我试图保持我给自己打上10个或更少的星号。我偶尔会收到25条星号信息。如果我特别忙的话就会这样其他重要的项目,或者我刚度假回来。当这种情况发生时,我会专门留出一段时间来处理电子邮件。

最后,我有一段被标记为已读的电子邮件。我几乎从来没看过这些。我懒得把它们存档。相反,我只是让这个部分折叠起来。我发现我很少需要回看我已经处理过的电子邮件。在少数情况下我确实需要提出旧消息,搜索工作很好。

好的,又回到这个特罗尔板。我已经设置了一个ZAP,每当我标记消息时,将卡添加到收件箱列表。我有它为每个卡标题进行前缀以“e:”为止,很容易区分其他东西的电子邮件。它拉在电子邮件主题中,将一个链接回Gmail,身体和任何附件。它看起来是这样的:

zapier zap电子邮件设置为trello

会议

直到切换到这个系统,我并没有将会议作为待办事项列表中的任务 - 这是一个错误。没有整体画面我需要做的一切,特别是在特定时间所需的事情,很难用时间效率。

要处理会议,我再次转向Zapier。我在24小时之前设置zaps以在明天列表中创建卡片他们发生了。这导致了会议卡片,1:1,等等。为了使会议卡片易于识别,我在卡片标题前加上“M:”。这是ZAP的屏幕截图,所以你可以看到我如何拉动事件名称,位置,描述,开始时间和视频链接如果提供的话。

会议Zapier Zap for trello

聊天消息

我们吸毒的时候,我用过这个在Trello松弛.我发现人们总是向我提出问题或想法,我就会当我无法回复的时候。也许我是在和某人聊天,或者忙个不停。不幸的是,消息立即被标记为阅读,而且经常忘记回到人民。幸运的是,你可以在松懈中明星留言,我在我的收件箱列表中创建卡片。

Zapier的Slack和Trello整合

其他东西

到目前为止,我已经谈到了如何从其他工具中引入任务和会议。当然,还没有在任何工具中出现的东西总是会出现。对我来说,这里要做的就是让这些想法、问题和任务尽可能容易地出现在黑板上。我做了2次方法:

iOS快速卡通过3D触摸创建

3D触摸iOS上的Trello应用程序弹出一个选项来创建新卡。卡片创建视图记得使用的最后一个板和列表,所以将卡片添加到收件箱列表是一种简单的方法。它甚至可以在我离线的时候工作!

使用Siri.

如果我想创建一张不需要输入的卡片,我会使用Siri。我把这个装配好了IFTTT这次而不是zapier,因为ifttt是更容易连接到短信。一旦设置好,我将IFTTT分配给我的电话号码添加到我手机上一个名为“Trello”的联系人。现在我可以说“Hey Siri text Trello…”它会在我的收件箱列表中添加一张卡片。非常方便!


以下是IFTTT的配方:

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通电

我使用7.(!)我的主板上的能量:自动化的Zapier日历卡中继器卡片贪睡dropbox.谷歌驱动,Packa通用电气追踪

重复的任务

我使用循环卡片功能自动为任务创建卡片。这是我的循环卡设置在此刻…

经常性卡在格雷洛上电

打盹

有时,随着一周的情况,很明显,本周列表中的某些卡刚刚得到解决。那个时候发生碰巧我经常使用卡片贪睡电源来攫取它们直到下周。

卡套装上的卡套装上电示例

日程表视图

日历视图非常有助于了解一周和下周的情况。我不经常使用截止日期在非会议卡片上,所以日历上的大部分卡片都是为会议准备的。不过,我还是觉得看看我的日子是这样的。到期日期也可以通过在单元格之间拖动卡片来更改,但需要注意的是,它不会更改您的日历应用程序中的活动日期。

Trello Calendar视图用于个人生产力必威几倍流水可以提款

个人生产力,完成!必威几倍流水可以提款

就是这样。

这最终比我预期的更长时间。它可能听起来很复杂,但一旦到位,就会思考除了检查董事会。总的来说,这个系统对我来说非常有帮助。如果有人决定尝试出来,那么类似的东西,还是有一个更好的系统,我很乐意听!

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